La metodología Lean derivada del modo de producción Toyota Way, tiene como principales objetivos la optimización de la fabricación, principalmente a través de la eliminación de desperdicios, haciendo la cadena de producción más “ágil” y, por tanto, más eficiente.Recientemente, esta teoría ha sido adoptada por modelos de producción más modernos y adaptada a otros procesos y departamentos comerciales. Ya hemos cubierto en nuestro blog los principios de la metodología Lean y su adopción en la cadena de suministro.
Otro sesgo de esta metodología es el Lean Kaizen que discutiremos en este texto. Kaizen es una palabra japonesa que significa mejora continua. Aplicado a las actividades empresariales, busca la mejora continua de los procesos, mentalidad que también provoca grandes impactos positivos en la gestión de la cadena de suministro.
Pequeños cambios, gran impacto
La metodología Kaizen fue introducida originalmente por empresarios japoneses en la década de 1950. Identificaron muchas áreas con margen de mejora, que incluían reducción de costos, estandarización de procesos, eliminación de desechos y aumento de la productividad.
El término se acuñó más tarde con la publicación del libro «Kaizen, la clave para el éxito competitivo de Japón» de Masaaki Imai (McGraw Hill 1986) y la fundación del Instituto Kaizen.
Su principio básico es implementar pequeñas mejoras continuas que se pueden activar rápidamente para crear acciones manejables que contribuyan a los beneficios generales y a largo plazo, en lugar de establecer metas poco realistas que podrían conducir al fracaso.
Estudios repetidos han demostrado que entre el 50% y el 90% de todo el trabajo se desperdicia. Esto es cierto independientemente del país o la industria. Desde el punto de vista del cliente, muy poco de nuestro esfuerzo le aporta valor. Esto se debe a la forma en que diseñamos nuestros procesos y al hecho de que no escuchamos a nuestros clientes como deberíamos.
Cuando las organizaciones eligen centrarse más en sí mismas y en sus necesidades internas, terminan siendo menos adaptables y, como resultado, es menos probable que tengan éxito a largo plazo.
La filosofía Kaizen, especialmente cuando se combina con una gestión de riesgos moderna y eficiente, hace que las empresas sean más ágiles y resilientes, un gran diferenciador en el mercado actual, volátil y en constante cambio.
Kaizen y la cadena de suministro
En los últimos años, el enfoque Kaizen ha sido ampliamente aceptado en muchos sectores alrededor del mundo, particularmente en las industrias de fabricación y distribución, y hoy es uno de los principios básicos en las estructuras de gestión de la cadena de suministro ajustada.
En nuestro mundo interconectado, las cadenas de suministro han crecido y se han desarrollado en complejidad y competitividad, por lo que la teoría de la mejora continua de los procesos, grandes y pequeños, es fundamental.
Gestión del cambio
Este sistema de mejora continua permite que todas las estrategias se renueven constantemente en lugar de esperar a que ocurran cambios estructurales importantes.
Sin embargo, el éxito de este enfoque solo es posible a través de su adopción macro, involucrando a todos los miembros de la organización, en todos los niveles de la empresa, desde la junta hasta la línea de producción, de modo que sea posible introducir todas las mejoras de proceso necesarias.
Uno de los principales diferenciales de Kaizen es el objetivo de incentivar a los empleados a implementar muchos pequeños cambios, en diversas áreas y procesos de la organización, que resulten en mejoras generales para la empresa. Las opiniones de todos son importantes y deben ser escuchadas, especialmente las que se ocupan directamente del proceso a mejorar.
En cuanto a la gestión de personas, el hecho de dejar espacio para que todos los empleados implementen cambios y piensen críticamente sobre sus actividades hace que comprendan y acepten los cambios con mayor facilidad, estando más dispuestos a absorber los conocimientos necesarios para implementarlos. Desde una mayor satisfacción en el trabajo hasta una mayor eficiencia operativa, los beneficios de Kaizen para empresas de todos los tamaños y formas son enormes.
Los 5 principios Kaizen
Según el Instituto Kaizen, existen cinco principios fundamentales para aplicar la metodología en cualquier organización:
1. Conozca a su cliente:
Saber a quién vende un producto o servicio es la forma de crear valor para el consumidor y para su organización en su conjunto. Es fundamental que las empresas identifiquen los intereses de sus clientes para mejorar su experiencia.
2. Déjalo fluir:
Se aplica al objetivo de lograr cero residuos. Puede que sea un objetivo imposible, pero este concepto es parte de la filosofía, ya que, si se lograba este objetivo, sería el final del camino de mejora. Por lo tanto, todos en la organización están trabajando para reducir cualquier desperdicio de su área de especialización, al mismo tiempo que crean valor en el proceso.
3. Ir a Gemba:
Gemba es un término japonés que se traduce como «el lugar real». Se trata de ir hacia donde está el problema para comprender realmente el tema. Para la logística, por ejemplo, Gemba puede ser el almacén e implica entender el problema desde esa perspectiva. Para el liderazgo, se trata de conocer en profundidad lo que está sucediendo en todas las etapas de la cadena de suministro.
4. Capacitación de personas:
Los equipos deben estar capacitados para adoptar la mentalidad Kaizen, que a menudo implica un cambio en la cultura organizacional y el comportamiento de los empleados y especialmente de los gerentes.
La dirección debe fijar metas para sus equipos, que no sean contradictorias y fomentar este cambio de hábitos ligados a una infraestructura y herramientas que permitan poner en práctica las mejoras.
5. Sea transparente:
Para involucrar y motivar a los equipos, la transparencia es esencial. Es necesario dejar claras las razones y objetivos de la metodología, además de la constante difusión de información y datos relacionados con los procesos. Solo así, el equipo podría comprender su papel protagonista en el cambio y darse cuenta del impacto que cada mejora tiene en el conjunto de la organización.
Es la métrica que mide el éxito, por lo que se debe realizar un seguimiento del rendimiento, que puede y debe ser ayudado por tecnologías para la recopilación, el procesamiento y el análisis de datos retroactivos y predictivos, con paneles de control fáciles de entender que demuestran claramente los cuellos de botella y avances.
¿Cómo empezar a aplicar los principios Kaizen en la cadena de suministro?
Kaizen en la cadena de suministro permite realizar mejoras en diferentes etapas de la cadena de suministro sin comprometer la operación general. Los principios guían, pero es el plan de acción lo que hace que Kaizen sea una realidad.
El aumento de la eficiencia se desarrolla como un esfuerzo de equipo, y todos siguen cuatro pasos básicos: planificar, hacer, verificar y actuar. Los individuos necesitan autonomía para actuar por sí mismos en las mejoras, lo que crea una cultura de compromiso. Esto se hace con un flujo continuo de sugerencias y luego la implementación de acciones.
Empiece por definir metas y métricas a monitorear, con documentación y antecedentes, para que sea posible la comparación entre resultados y expectativas. Revise el estado actual de cada paso y planifique posibles mejoras. Después de implementar estas mejoras, recopile los resultados.
Reflexionar sobre el progreso es un aspecto fundamental de la gestión de la cadena de suministro y no es diferente a la hora de introducir cambios. Documente todas las actividades y actualice continuamente los procesos. Ver el desarrollo de tus acciones y aprender de los aciertos y errores te traerá grandes beneficios.
Los siguientes pasos
Seguir la metodología Kaizen puede traer un gran desarrollo a su operación y puede ser una herramienta fundamental en la gestión de la cadena de suministro. Ofrece una forma simple y eficaz de identificar oportunidades para obtener ganancias rápidas a un costo relativamente bajo.
Pero para que la adopción de este enfoque sea efectiva y duradera, se deben implementar varios cambios en la estructura organizacional, de manera que los conceptos están intrínsecamente ligados a la cultura de la empresa y la gestión de personas. Para cambiar e innovar, las personas deben sentirse libres y seguras para sugerir, intentar y eventualmente cometer errores.
La filosofía Kaizen también se puede aplicar a nuestra vida personal. Hay muchos ejemplos de tiempo, dinero y recursos cuyo uso podría optimizarse en nuestra vida diaria. Observamos que el punto principal es el cambio de mentalidad relacionado con todos los ámbitos de nuestra vida.
Para mantenerse al tanto de las principales tendencias del mercado con un enfoque en el departamento de compras y la cadena de suministro, asegúrese de seguir las publicaciones mensuales en el blog de Soluparts.
