La orden de compra, fundamental en la gestión de la cadena de suministro, formaliza una propuesta comercial a un proveedor. Por tanto, es necesario establecer un proceso eficiente para su creación, optimizando tiempos y recursos dentro del departamento.Como se trata de una actividad diaria para el comprador, la realización de una orden de compra se convierte en un proceso casi mecánico, que puede resultar en errores y retrabajos innecesarios, perdiendo un tiempo precioso que se puede invertir en otras actividades. Para ayudarlo a revisar este proceso, hemos enumerado los puntos principales a tener en cuenta.
Pasos previos a la orden de compra
Revise la solicitud de cotización
Revise la solicitud de cotización interna para verificar qué se debe comprar, el nivel de prioridad de esa solicitud y la cantidad de producto que se debe comprar.
También es importante establecer cuánto del presupuesto puedes disponer para cubrir esta demanda, así como los posibles proveedores con los que cotizarás. Esto facilitará el proceso de selección de proveedores.
Para evitar malentendidos, el comprador debe comunicar clara y explícitamente sus intenciones a los proveedores. En el caso del comprador de piezas industriales MRO – mantenimiento, sustitución y operaciones – es fundamental que información como el número de pieza, el fabricante, las especificaciones de las piezas complementarias y la cantidad de piezas formen parte de la solicitud de cotización.
Al hacer esto, se evitan retrabajos y cambios en valores y plazos, ya que el proveedor sabrá exactamente lo que se solicita.
Además de los datos referentes al producto, es imprescindible incluir datos como el número de solicitud; nombre, dirección y medio de contacto y el lugar donde se deben entregar los productos, para que pueda haber una gestión eficiente de este pedido por parte de los proveedores, ya que un error en esta información podría ocasionar grandes inconvenientes, ya que se traduciría en mayores costos logísticos y tiempo de entrega.
Elección del proveedor
Solicitud enviada, ahora es el momento de revisar las cotizaciones recibidas y sopesar los pros y contras de cada proveedor. Además de analizar los precios y condiciones que propuso cada empresa.
En este punto, debe enumerar sus prioridades para cada solicitud de cotización para tomar la mejor decisión. Si su demanda es urgente, por ejemplo, el tiempo de entrega es un factor crucial y, en este caso, podría considerar pagar un poco más por el transporte aéreo, por ejemplo.
Además, se debe verificar que las especificaciones técnicas de los productos sean las mismas que las contenidas en la solicitud de cotización. También tenga en cuenta las especificaciones secundarias, como las condiciones en las que llegará el producto, ensamblado o desmontado, envío e Incoterm, de modo que pueda haber formas de comparar proveedores.
Otro factor a analizar son las condiciones de pago que ofrece cada proveedor, algunos ofrecen la opción de cuotas con anticipo, otros pueden ofrecer un descuento por pago en el momento del pedido y así sucesivamente.
Orden de compra
Proveedor elegido, ahora es el momento de formalizar su pedido. Establezca una orden de compra detallada que sea fiel a la solicitud de cotización enviada anteriormente.
Pon toda la información pertinente y más de una forma de contactarnos para casos urgentes. Es importante revisar todo el pedido y verificar toda la información antes de enviarlo al proveedor.
Verifique también el Incoterm elegido para el pedido, tiene la función de dejar clara la asignación de riesgos, costos y obligaciones del proceso logístico.
Contrato
A pesar de algunas similitudes entre la orden de compra y el contrato con el proveedor, los dos documentos son diferentes, especialmente en lo que respecta a su naturaleza jurídica. Como la orden de compra no tiene valor legal, no sustituye al contrato, por lo que debe hacerse para formalizar los términos de la negociación.
En el caso de compra de repuestos y materiales indirectos, este proceso se facilita, ya que existen Condiciones Generales de Compra, válidas para todos los pedidos y funcionando como un contrato estándar entre comprador y proveedor. Esto sucede para evitar que se realice un contrato con cada pedido, ya que la necesidad de comprar estas piezas es recurrente.
Una vez hecho esto, el proceso está momentáneamente fuera de sus manos. Tómese este tiempo para realizar un seguimiento de su inventario actualizado y verificar qué artículos se comprarán a continuación. También, lleve un registro de su presupuesto para evitar gastos innecesarios.
Pasos después de enviar la orden de compra
Entrega, facturación y pago a proveedores
Luego de todos los controles necesarios en el momento en que la carga ingresa a la fábrica o almacén, el departamento responsable del pago debe recibir la factura, recibo e informe de aceptación del área solicitante. Con esta información en el A mano, la factura será aprobada y pagada.
Asegúrese de evaluar el servicio del proveedor para comprender si vale la pena establecer una relación a largo plazo con él.
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