Tratar con los proveedores implica varios pasos. Una vez que haya identificado lo que su empresa necesita al recibir la orden de compra, es el momento de evaluar a los posibles proveedores y elegir el mejor es un proceso complejo.
El mayor error que puede cometer es elegir un proveedor sin analizar completamente todos los criterios necesarios. Afortunadamente, existen algunos puntos clave que pueden ayudarlo a tomar una decisión más fácilmente.
En primer lugar: conozca muy bien su demanda
El primer paso en el mapeo de proveedores es comprender completamente cada demanda que llega al departamento de compras, especialmente con respecto a las cantidades y los plazos de entrega que deben cumplirse.
Con esta información, puede alinear mejor su demanda con el servicio que ofrece cada proveedor y luego elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y condiciones.
Además, se hace posible identificar los probables errores que pueden ocurrir en la entrega de los productos, como diferencias en la cantidad o accesorios que necesitan o no acompañan a la pieza, por ejemplo, de esta manera se puede prevenir proactivamente que esto suceda.
1. Precio y condiciones
Quizás el precio y las condiciones de pago sean los factores que más pesan a la hora de elegir un proveedor, sobre todo teniendo en cuenta que el coste en cuestión debe ajustarse al presupuesto y estar en línea con la planificación del área.
Los proveedores deben ofrecer un precio justo por el producto, pero es una buena práctica negociar siempre. Vale la pena considerar que un precio bajo no siempre significa baja calidad, así como un precio alto no necesariamente indica un alto nivel de calidad.
Revise atentamente la cotización enviada para identificar qué constituye su precio, como las piezas incluidas, el embalaje y el Incoterm seleccionado, y vea si el valor final realmente tiene sentido.
Tenga cuidado con los presupuestos muy por encima o muy por debajo de lo que ofrece el mercado en general. Los precios altos pueden ser solo el comienzo de la negociación, con un margen para que se reduzca a un nivel aceptable, mientras que los precios muy bajos pueden ocultar obligaciones contractuales.
Una buena forma de analizar el precio del producto es calcular la Variación del Precio de Compra (VPP). Se refiere a la diferencia entre el precio real del producto comprado y su precio estándar, siempre relacionado con la cantidad de unidades compradas. Este es uno de los principales indicadores que se utilizan para medir la variación del precio de los bienes y servicios adquiridos en un período de tiempo determinado.
Recuerde verificar la fecha de vencimiento de la cotización, porque el precio que ve hoy puede no ser el mismo en 3 semanas a partir de ahora, y si necesita realizar la compra el próximo mes, esta cotización puede que ya no sea válida, por lo que es necesario volver a enviar las solicitudes de cotización. Salvo que se firme un contrato anual o que se establezca un plazo por ese monto.
2. Límites
Para mantener una buena relación con los proveedores, es importante establecer plazos que se puedan cumplir, asegurándose de que la pieza estará en su fábrica o almacén antes de que sea necesaria para la producción.
Intente averiguar si el proveedor tiene un historial de imprevistos que hayan provocado retrasos en la entrega, como accidentes o problemas frecuentes de transporte, por ejemplo. Una vez más, vale la pena consultar las opciones de envío e Incoterms que ofrece cada proveedor. Además de marcar una gran diferencia en el precio final, los diferentes tipos de transporte requieren diferentes plazos, y debes estar preparado para eso.
3. Valores
Hoy en día, la prioridad de los departamentos de compras no es exclusivamente la reducción de costos, es necesario generar valor en todas las etapas de la cadena de suministro, incluida la elección del proveedor.
Asóciese únicamente con empresas que trabajen con visiones y valores similares a los de su empresa y que, de alguna manera, también puedan enriquecer su producción de forma intangible. Un criterio de análisis se relaciona con la sostenibilidad de la producción del proveedor en cuestión, ¿cuenta con programas de sensibilización ambiental y protección ambiental, por ejemplo?
4. Confianza
Asegúrese de que su proveedor sea de confianza. Verifique el estado legal y económico de la empresa y los documentos relacionados con el cumplimiento y el código de ética antes de formar una sociedad.
Especialmente en la era digital, en la que el consumidor demanda cada vez más transparencia sobre el origen de los materiales directos e indirectos, la reputación de su proveedor puede ser determinante en la decisión de compra del cliente final. Como dijimos en el tema de valores, es importante asociarse con buenas empresas, las cuales pueden enriquecer no solo su negocio, sino también su imagen.
En tiempos de incertidumbre como el que vivimos, cabe preguntarse si el proveedor tiene planes de gestión de riesgos en caso de crisis y recesiones en la economía mundial.
También asegúrese de que el proveedor sea accesible y tenga un servicio de relación con el cliente. Esto es especialmente importante si ocurre un problema y necesita su ayuda para resolverlo.
Para asegurarse de que no está siendo engañado por promesas vacías, profundice su investigación consultando fuentes más allá del sitio web corporativo y busque otros clientes proveedores antes de cerrar el trato. Investigar los perfiles de redes sociales de los proveedores, analizando cómo manejan las críticas y las quejas, así como si hay algún esfuerzo por mantener una buena imagen pública.
Desarrollar un plan de abastecimiento
La transformación tecnológica ha revolucionado la rutina de todos los sectores, incluida la compra. ¡Existen opciones que te permiten monitorear constantemente el desempeño de cada proveedor, calcular riesgos y posibles retrasos, generar reportes, comparar condiciones y mucho más!
Es fundamental tener muy bien organizado todo el movimiento de compras, con información como el estado de cada demanda, proveedor responsable de cada pedido, plazos y condiciones de entrega, entre otros, organizados en un panel de fácil visualización.
Para ello, utilice soluciones tecnológicas que le permitan seguir cada paso del proceso. Pero antes de adoptar cualquier tecnología, es necesario estudiar el costo y la viabilidad de cada solución para no caer en el efecto manada. Asegúrese también de que todo su equipo haya sido capacitado para lidiar con las nuevas soluciones, pudiendo extraer la mayor cantidad de información posible.
Asegúrese de ajustar el horario según sea necesario. Tenga en cuenta los cambios y / o adiciones al pedido y cualquier otra situación que pueda retrasar una entrega.
Al facilitar la relación con los proveedores, posibilitas un mejor intercambio de información entre las partes, de modo que las mejoras se puedan implementar sin demasiadas complicaciones y con beneficios mutuos.
Otra forma de asegurar una buena prestación de servicio con los proveedores es confiar en una empresa que trabaja día a día por la satisfacción de sus clientes en todos los ámbitos. Si aún no ha probado nuestros servicios, envíenos su solicitud de cotización internacional de repuestos hoy mismo.
