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How to apply Agile methodology in the purchasing department

Cómo aplicar la metodología Agile en el sector de compras

 

El contexto actual requiere respuestas más rápidas de las empresas y de sus empleados a los desafíos. La entrega tardía de material indirecto, por ejemplo, puede generar una serie de problemas dentro de la cadena de operaciones, impactando la productividad y el retorno financiero.

Para intentar dar respuesta a estas demandas, la metodología Agile (también conocida como “metodología ágil”) se vuelve fundamental. En este texto, hablaremos sobre los principales conceptos del pensamiento ágil y daremos algunos consejos sobre cómo implementarlo en el sector de compras.

¿Qué es la mentalidad ágil?

Vivimos una época de muchos cambios y hay muchos casos para ejemplificarlos: en el campo de la tecnología, se han desarrollado extensas redes de comunicación que permiten la interacción instantánea entre individuos en diferentes partes del mundo. En la economía, hemos visto que las cadenas de suministro se globalizan, influyen y cambian procesos que involucran a una serie de stakeholders (proveedores, compradores, empresas de logística, entre otros).

Son muchos los expertos y académicos que buscan conceptualizar lo que vivimos en el mundo moderno. Un ejemplo es el término VUCA, creado por el ejército estadounidense para definir escenarios y contextos de guerra, que ha llegado a ser utilizado por el mercado.

En resumen, VUCA es un acrónimo en inglés compuesto por la primera letra de las siguientes palabras: Volatility (volatilidad), Uncertainty (incertidumbre), Complexity (complejidad) y Ambiguity (ambigüedad).

Más recientemente, extrapolando y ampliando este concepto, también se introdujo el término MUVUCA, con la adición de dos nuevos elementos: – Significativo (todas las acciones comienzan a aparecer en función de un propósito, el resultado de la búsqueda de un sentido para la vida y el mundo) y Universal (preocupación por el impacto global de lo que hacemos).

Ante estas notables características del mundo actual, es necesario crear estrategias para gestionarlas. Es en este contexto que surge la metodología ágil: proveniente del sector de las Tecnologías de la Información, busca reducir la rigidez de los procesos y procedimientos de las organizaciones tradicionales, fomentando entregas más pequeñas y rápidas, revisiones constantes y trabajo colaborativo. Si  quieres comprender más sobre esto, lee nuestro artículo sobre Agile Supply Chain.

Aunque surgió en la industria de las TI, el conjunto de principios y procesos que componen la metodología Agile comenzó a ser utilizado por diferentes tipos de departamentos y organizaciones. En el caso específico del área de compras, este pensamiento es incorporado como  alternativa al modelo tradicional de adquisiciones.

Es importante enfatizar que la adopción del pensamiento ágil no es una tarea fácil, requiere cambios organizacionales y la voluntad de cambio de los empleados. El uso de esta metodología también depende mucho del contexto, pero hay algunos temas que pueden considerarse centrales en todas las situaciones:

1- La satisfacción del consumidor / cliente es el elemento principal: máxima prioridad, con un enfoque en que las entregas se realicen correctamente y en poco tiempo. Este cliente o consumidor puede ser pensado en muchos contextos: en el caso de la compra de materiales indirectos, por ejemplo, se refiere a la empresa que necesita una pieza para continuar su producción.

2- El cambio como oportunidad: esta forma de afrontar los retos es siempre importante, independientemente del contexto en el que se produzca el cambio, contribuyendo a incrementar las ventajas competitivas y la satisfacción de los clientes atendidos: el enfoque ahora está en cómo resolver un problema, y no en el problema en si.

3- Rapidez y valor van de la mano: en cortos periodos de tiempo se deben realizar entregas de alto valor añadido, tangibles o intangibles. Estos entregables pueden ser productos o servicios resultantes de un proceso o proyecto, que deben revisarse periódicamente con actualizaciones. Aquí, «valor» puede entenderse como la opinión (o expectativa) del cliente de los beneficios y sacrificios en relación con lo que se ofrece.

4- Colaboración superando conflictos: los miembros de un proyecto deben desarrollar la mentalidad de equipo, para garantizar la transparencia de la comunicación y el compromiso compartido para garantizar el éxito.

5- Poder para las personas: los proyectos son construidos y dirigidos por personas y equipos comprometidos. Es decir, se les debe dar las herramientas y condiciones de trabajo necesarias para tener éxito y completar las tareas asignadas. Soluparts ya entiende y aplica este concepto desde su creación, y él se refleja en nuestro propósito: Empowering Buyers (empoderamiento de los socios compradores), máxima que refuerza el enfoque de la compañía en la satisfacción del cliente.

6- Centrarse en lo interpersonal: la comunicación cara a cara es la forma más eficaz de compartir información entre equipos. Trabajar con la inteligencia emocional y cultural del equipo puede ser muy relevante en este caso.

7- Valores y resultados demostrables deben guiar cada proyecto: las entregas que cumplen o superan las expectativas en términos de precisión y valor (tangible e intangible) se convierten en referencias útiles para iniciativas y proyectos futuros.

8- Mantener las actividades estables y sostenibles: si bien la entrega de valor es una prioridad, los procesos deben desarrollarse y optimizarse desde una perspectiva sostenible para asegurar que todos se involucren de manera estable, sin sorpresas que obstaculicen la toma de decisiones.

9- La mejora continua asegura la agilidad: los procesos deben ser cada vez más eficientes mediante cambios regulares.

10- La sencillez es un elemento fundamental: maximizar los rendimientos utilizando los menores recursos posibles.

11- Los equipos autogestionados tienen más éxito: los mejores resultados provienen de equipos ágiles que son capaces de organizarse por sí mismos.

12- Siempre hay margen para mejorar: reevaluar los procesos y realizar los cambios necesarios para lograr una mayor eficiencia y eficacia son siempre bienvenidos.

Los principios mostrados anteriormente se basan en el Manifiesto Ágil, que a su vez es la base de la mentalidad y todas las metodologías ágiles en todo el mundo. Estos principios fueron diseñados y acuñados por Agile Alliance, una organización global sin fines de lucro comprometida con apoyar a las personas que exploran y aplican valores, principios y prácticas ágiles para hacer que el desarrollo de soluciones y proyectos sea más efectivo, humano y sostenible.

Esta alianza fue creada por un grupo de 17 desarrolladores de software que, en una reunión en Utah, EE. UU., del 11 al 13 de febrero de 2001, crearon el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. Lea más sobre el Manifiesto y sus principios en el sitio web oficial de la alianza.

El uso del pensamiento ágil en el sector de compras

A diferencia de los modelos tradicionales, que se enfocan en la reducción de costos, el pensamiento ágil en las compras busca generar valor al respaldar los objetivos y las necesidades comerciales de la organización. Teniendo en cuenta algunos aspectos cruciales del sector de compras, es posible plantear las principales diferencias entre las formas de compra tradicionales y ágiles:

Entregas:

En lugar de una planificación y documentación fija y extensa, con la metodología ágil, se valora una posición más receptiva, objetiva e iterativa, atenta a las necesidades reales del momento. Por lo tanto, identificar las prioridades se vuelve muy importante para los empleados de compras.

Contratos:

El enfoque debe estar en términos más colaborativos, además de relaciones más sólidas con los proveedores y un enfoque en el éxito compartido (cuestionando la competitividad y rigidez presentes en los contratos de formato tradicional). Obtenga más información sobre el tema.

Cadenas de suministro:

Iterativo y receptivo, en otras palabras, los proveedores pueden cambiarse después de una ronda de trabajo, según lo requieran las circunstancias cambiantes. Sobre este tema, consulte el artículo que hemos elaborado específicamente sobre la aplicación de la metodología ágil en el contexto de las cadenas de suministro.

 

4 pasos para agilizar hoy su departamento de compras

A continuación, se muestran algunas formas de agilizar su proceso de compra:

1- Reuniones diarias al inicio de la jornada laboral: con una duración de entre 15 y 30 minutos, estas reuniones ayudan a establecer las tareas del día, fomentando la colaboración entre los miembros del equipo para resolver posibles problemas. En muchas empresas, para fomentar la agilidad, se propone que los participantes permanezcan de pie;

2- Aplicar la noción de sprints, que serían pequeños proyectos o fragmentos de proyectos, secuencias de trabajo iterativo (con repetición de acciones) para tener una noción más compartimentada del todo, agilizando posibles reevaluaciones y cambios en la ruta de adquisición;

3- Definición de prioridades: ante cambios frecuentes dentro de la empresa, establecer prioridades y revisarlas periódicamente ayuda a agilizar el proceso de compra;

4- Uso de softwares que ayudan en la gestión ágil: la tecnología puede ayudar a centralizar los datos relacionados al sector de compra, además de facilitar la comunicación y la alineación entre equipos dispersos. Existe una serie de programas orientados a la aplicación de la metodología ágil en las empresas.

 

Conclusión:

En este artículo mostramos cómo la metodología ágil puede ayudar a optimizar los proyectos y procesos de los departamentos de compras. A pesar de que se originó para satisfacer las demandas del desarrollo de software, muchas áreas comerciales han adoptado estas pautas, lo que se traduce en más eficacia y eficiencia. Responder rápidamente a los cambios del mercado se ha convertido en una ventaja competitiva.

El departamento de compras tiene mucho que aprender de las metodologías ágiles, pero para eso es necesario asegurarse de que su cultura organizacional y los profesionales del área sean flexibles y resilientes. Para ayudarlo a optimizar su departamento de compras, sugerimos las siguientes lecturas:

Resolviendo los 5 principales problemas del departamento de compras

4 formas de mejorar la gestión de compras indirectas de materiales

Abastecimiento estratégico: mejorar el proceso de compra

El papel de las Fuerzas Estratégicas en Adquisiciones 4.0

 

Otra forma de agilizar las actividades de su departamento de compras, es contar con una empresa especializada en la búsqueda de repuestos (MRO) de más de 15000 marcas en cualquier parte del mundo, como Soluparts.

¡Contáctenos hoy para descubrir cómo podemos ayudarlo!

 

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Descubra los beneficios de comprar materiales indirectos en el extranjero

 

Hoy en día, la economía mundial se caracteriza por la presencia de numerosas cadenas de suministro globales, con productos comercializados por socios en diferentes países.

En este contexto, el proceso de importación gana fuerza, agilidad y practicidad, convirtiéndose en una decisión ventajosa. En el sector de la automotriz, por ejemplo, según una encuesta realizada por la revista brasileña Quatro Rodas, importar piezas puede resultar un 80% más económico que comprarlas a proveedores locales.

Por más que se trate de una práctica común adoptada en todo el mundo, aún existe cierto temor del sector empresarial en relación a los trámites que involucran la importación. En muchos casos, los compradores terminan prefiriendo mantener socios locales, incluso pagando más por las piezas, en lugar de establecer acuerdos con proveedores internacionales.

En este texto, discutiremos los beneficios de comprar materiales indirectos en el extranjero. También daremos algunos consejos relevantes para incrementar el grado de éxito en este tipo de negociación.

¿Por qué realizar compras internacionales?

Existen varias razones por las que importar una pieza de recambio o materiales indirectos es más interesante en comparación con la compra a nivel local, optimizando el proceso de adquisición y aumentando el margen de beneficio de las empresas:

Condiciones más ventajosas: los factores relacionados con el país donde se realizará la compra (impuestos, salario promedio y otros gastos con la producción de piezas) deben ser considerados en el proceso de importación;

Costos: en muchos casos, el costo de la pieza es menor en comparación con el mercado local. Cuando el comprador adquiere una pieza nacionalizada (producida en el exterior e importada por un proveedor nacional), este valor incluye: el costo de producción, su nacionalización y la ganancia del vendedor;

Productos de mejor calidad: si elige una compra internacional, puede adquirir material indirecto producido a partir de tecnologías y procesos más avanzados;

Acceso a opciones exclusivas: algunos materiales solo se pueden encontrar en algunos lugares del mundo, y comprar en el extranjero te garantizará el acceso directo a ellos.

9 formas de mejorar los beneficios de importar

A continuación, se ofrecen algunos consejos para realizar compras en contextos internacionales:

1. Analizar su cadena de suministro con frecuencia

Es importante revisar su cadena de suministro de vez en cuando, como consecuencia de posibles cambios en el mercado externo (como la formación de alianzas políticas y económicas, el fin de los embargos comerciales o la adopción de nuevas prácticas por parte de los países).

Así, se deben discutir periódicamente nuevos y favorables acuerdos comerciales que puedan reducir o eliminar impuestos, tendencias globales en la producción de un determinado producto y nuevos acuerdos bilaterales entre naciones, además de buscar formas de reducir costos optimizando el transporte y los pedidos.

Otro punto de atención es el tiempo logístico y el tipo de transporte adoptado. Dependiendo de la pieza, el flete más conveniente es el aéreo, utilizado en un 80% de las veces por las empresas. En este caso, el plazo de recepción del material puede llegar a ser de una semana, que en ocasiones corresponde a la entrega de una pieza comprada en el mercado nacional.

En caso de que la pieza requiera flete marítimo, cuyo plazo medio de entrega es superior a un mes, puede compensar a su departamento tener una buena planificación de la compra de piezas. También vale la pena recordar que al comprar en grandes cantidades el precio de su flete disminuye.

2. Entender bien el origen y disponibilidad de las piezas en los mercados interno y externo

Antes de definir qué piezas se comprarán en el extranjero, es importante realizar una evaluación cuidadosa para identificar y comprender la disponibilidad de este material en los mercados nacionales e internacionales.

Por ejemplo, los materiales indirectos de menores dimensiones y alta demanda probablemente sea importado constantemente en grandes cantidades por el proveedor nacional, lo que hace que su costo sea ventajoso incluso en el mercado interno. En tales casos, es posible que la pieza tenga entrega inmediata.

Verifique, también, la existencia de piezas similares, puede ser que algunas de ellas estén disponibles en el mercado nacional. Por tanto, intente comprender bien la demanda del área de mantenimiento de la empresa.

Por otro lado, en el caso de una pieza obsoleta o utilizada solo en situaciones más específicas, la importación puede valer la pena. También tenga en cuenta si la pieza requerida se produce solo a pedido o si siempre está disponible en stock para su compra; de ser así, intente comprender dónde está el almacén de su empresa más cercano a un fabricante en particular.

3. Realizar una evaluación de riesgos

Además de contar con un equipo colaborador enfocado en este tema, se sugiere que la empresa cuente con un equipo de logística internacional que evalúe los riesgos y para que usted esté informado sobre posibles problemas antes de que ocurran y tenga opciones alternativas para aumentar la seguridad de su negocio y operación.

Al planificar la nacionalización, asegúrese de que su empresa esté trabajando con buenos agentes (compañías de seguros, transportistas, transitarios y agentes de carga reconocidos en el mercado) y manténgase en contacto con todos durante el proceso.

4. Mantener relaciones con asociaciones comerciales locales

Las asociaciones enfocadas en este tema, ya sea en el país donde se ubica la empresa o donde pretende comprar, brindan noticias e información importantes sobre el comercio internacional y consejos de seguridad. Incluso pueden ayudarlo a asegurar nuevos negocios, negociar nuevas asociaciones y aumentar su lista de proveedores y contactos confiables.

5. Tener un buen software para gestionar adquisiciones

Trabajar con diferentes culturas, sistemas monetarios, leyes e idiomas puede hacer que el control de pagos, el cumplimiento de las reglas y los plazos sean muy complejos. Tener un buen sistema de información para gestionar compras, contratos y comunicación con socios y otras audiencias es importante para evitar que algo pase desapercibido. Sobre el tema, lea nuestro artículo sobre el mejor software para la gestión de compras.

6. Definir metas laborales

Establecer metas es crucial para lograr éxito; por ejemplo, determinar el ahorro de costos que se puede lograr al comenzar a comprar algunas piezas en el mercado internacional en lugar del nacional.

Es una actividad de gran complejidad, ya que involucra cuestiones externas a la empresa, que se escapan de su control. Sin embargo, incluso si no se logra el objetivo, es una buena manera de evaluar las prácticas comerciales y crear estrategias para futuras negociaciones comerciales con socios internacionales.

Pero antes de fijar sus metas, intenta comprender la previsión de las demandas de un período determinado y consulta el presupuesto de que dispone su departamento.

7. Incrementar el número de pedidos

Los pedidos a granel ayudan a reducir los costos relacionados con el pago, el envío y las tarifas de aduana. Al desarrollar una buena relación con el proveedor, es posible, por ejemplo, negociar la importación de más productos a un costo reducido. En este sentido, Soluparts ofrece la posibilidad de consolidación de carga.

También es una buena estrategia comprar productos en determinadas épocas del año, eliminando la necesidad de pedirlos cuando la demanda es alta y prefiriendo realizar pedidos grandes en lugar de solicitar envíos únicos más pequeños. Sobre el tema, conozca el Contrato Anual, ofrecido por Soluparts.

8. Investigar el área local para comprender las preocupaciones

Conocer bien la zona para mapear posibles puntos de atención y mitigarlos antes de cerrar tratos con el socio internacional es fundamental para tener una compra exitosa. Esta es una tarea necesaria pero que requiere mucho tiempo. Por tanto, lo ideal es tener un socio internacional que ya conozca todos los mercados y opere en 40 países como Soluparts.

9. Definir claramente las expectativas

Tener un contrato comercial firmado por escrito reduce la posibilidad de problemas y ofrece formas de evaluar las condiciones establecidas en caso de conflicto, garantizando la seguridad de ambas partes. Sobre este punto, consulte nuestro artículo sobre los beneficios de la gestión de contratos en las empresas.

Conclusión

En este artículo, discutimos los beneficios de comprar materiales indirectos en el mercado internacional, ayudando a optimizar la cadena de suministro y reducir los costos operativos de la empresa.

El valor de la pieza será menor si opta por comprarla a un proveedor en el extranjero. En ocasiones, importar un artículo requiere planificación, pero cuando tienes un socio especializado en compras de materiales indirectos en otros países, puedes lograr un tiempo de entrega muy cercano al practicado por los vendedores nacionales.

Tip: Lo importante es no dejar de realizar una compra internacional con buenas condiciones comerciales solo porque no conoce el proceso de importación. Comprar piezas en el extranjero puede ofrecer muchos beneficios y reducir considerablemente los gastos del departamento de compras. El equipo de logística de Soluparts y la logística de su empresa se encargarán de todo el proceso para que la pieza llegue, en el momento adecuado, a su industria.

En Soluparts, contamos con agentes logísticos altamente confiables, que trabajan con tecnologías modernas (como rastreo por GPS) para asegurar el monitoreo e inspección de la carga con el fin de evitar problemas o demoras en las entregas.

En general, utilizamos Incoterms EXW (Ex Works), sin embargo, es posible adaptar nuestra logística y entrega al cliente, dejándote libre de elegir el Incoterm que más te convenga.

Póngase en contacto con un especialista de Soluparts y haga sus preguntas.