El proceso de compra de materiales indirectos, que permite la existencia continua de negocios, es esencial para el funcionamiento de una organización y requiere una gestión adecuada para evitar pérdidas, esto debido a que la falta de estos materiales podría significar interrupciones en la producción y retrasos en los proyectos.

En este artículo, abordaremos los desafíos a superar para una buena gestión de las compras indirectas de material.

Compras indirectas de material: desafíos

El estudio NelsonHall, titulado Mejorando y redefiniendo el papel de la adquisición indirecta, encontró que solo el 47% de los ejecutivos de compras encuestados mostraron un alto nivel de satisfacción con las compras indirectas de materiales en sus empresas, y ese porcentaje cayó al 45% cuando se analizó la capacidad de gestión del equipo de adquisición indirecta.

Según la encuesta, los principales desafíos que contribuyen a estos números son:

1- Fuerte demanda de reducción de costos

A menudo visto como un área de gastos, el sector de compras está constantemente encargado de reducir los gastos de la organización, lo que debe lograrse sin representar una pérdida de productividad para la empresa.

2- Dificultad en la gestión de proveedores

Esta etapa del proceso de compra se considera una de las más complejas, involucrando una investigación continua, negociaciones que a menudo son complejas y como consecuencia, consumen mucha rutina en el sector de adquisiciones.

3- falta de especialización

Es muy complejo desarrollar un equipo de compras de material indirecto que se especialice en comprar productos tan variados y solicitados con poca frecuencia. Y esta falta de conocimiento puede conducir a problemas como la compra incorrecta de materiales o una negociación inadecuada.

Mejorando la gestión de compras indirectas

Aunque hay obstáculos que superar, como ya se señaló en el Departamento de Adquisiciones 4.0: desafíos y tendencias, es necesario verlos como una motivación para mejorar el trabajo y la gestión de compras indirectas.

A continuación, enumeramos algunas sugerencias para mejorar la forma de gestionar la adquisición de materiales indirectos.

1- Asociarse con otros sectores de la empresa

Es necesario acercarse a otros sectores, ganando su confianza basándose en la comprensión de sus principales necesidades: ¿qué están tratando de lograr, cuáles son los desafíos que enfrentan en su rutina y cómo influyen y colaboran las adquisiciones a este respecto?

Invertir tiempo y esfuerzo para realmente escuchar y entregar lo que necesitan conducirá a la percepción de que comprar materiales indirectos es una operación esencial para que todos los sectores de la organización logren buenos resultados.

También es esencial colaborar en la capacitación del equipo de adquisiciones, con capacitación y otros recursos que ofrecen herramientas para mejorar el desempeño de todos los empleados.

2- Usar tecnología apropiada para identificar y consolidar gastos

El uso de una herramienta tecnológica integral para rastrear, identificar y clasificar los costos de la compra de materiales indirectos le dará al gerente de compras la capacidad de agregar las necesidades de todos los sectores en menos pedidos y como consecuencia, obtener beneficios tales como descuentos por volumen y Contratos más favorables.

Para identificar el nivel de madurez digital y las tecnologías más utilizadas en el sector de compras, acceda a los artículos El sector de compras en la Industria 4.0 y 4 tecnologías que cambiarán el comercio mundial.

3- Control de inventario de manera efectiva

La demanda de materiales indirectos puede ocurrir debido a circunstancias imprevistas. Pero generalmente se deriva de la planificación del mantenimiento predictivo y la vida útil de los equipos y piezas.

Por lo tanto, el control de existencias requiere información técnica sobre el estado del equipo, así como estadísticas que puedan proyectar la necesidad de compras indirectas de material en el futuro. Siempre basado en datos históricos, el nivel de criticidad de la operación y la dificultad de adquirir los artículos.

Para eso, puede usar software de gestión de inventario, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre otras opciones que ya cubrimos en un artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente: ¡vale la pena leer para obtener más detalles!

4. Proveedores: esenciales para la buena gestión de las compras indirectas de material

Una relación sana con los proveedores es esencial para mejorar la gestión de las compras de materiales indirectos, lo que requiere una comunicación constante y análisis que van más allá de los precios y plazos, pasando por la verificación de los riesgos que la empresa proveedora puede ofrecer o los requisitos de responsabilidad legal y social y ambiental, entre otros factores.

Este monitoreo le permitirá tener una visión clara de las condiciones actuales y el lugar que ocupan los proveedores en el mercado para garantizar siempre el mejor trato posible y además, identificar puntos de mejora continua.

Tener especialistas en la búsqueda de los mejores proveedores en el mercado internacional, ofrece muchos beneficios, como la optimización del proceso de compra y la reducción de costos. Además, una empresa especializada en la compra de materiales indirectos también permite a los gerentes optimizar su tiempo, centrándose en funciones más estratégicas.

Soluparts, con oficinas en Alemania, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong y Portugal, se mantiene en contacto con los principales proveedores del mundo. El cliente solo necesita enviar las especificaciones del material (fabricante y part number) y nosotros buscamos las mejores condiciones del mercado, enviando una cotización consolidada para optimizar su tiempo.

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El concepto de Cumplimiento, ya conocido en el escenario empresarial, tiene por objeto adaptar las empresas a las normas jurídicas y éticas que garantizan valores como la transparencia en las relaciones y procedimientos comerciales. También es muy eficaz para detectar y tratar posibles fraudes, desviaciones o no conformidades que puedan ocurrir en la empresa.

¿Pero qué hay del cumplimiento en el departamento de compras? ¿Cuáles son sus beneficios? Ese es el tema de este artículo.

Fraude en el sector de las compras

Entre otras funciones, le corresponde a la industria juzgar las mejores propuestas para el suministro de materiales, así como elegir los proveedores que se contratarán.

Al mover cantidades variables de dinero, estas negociaciones pueden abrir brechas para acuerdos no oficiales, en los que la elección recae en el proveedor que ofrece algún tipo de beneficio. Para investigar este escenario, Price Waterhouse Coopers (PWC) realizó un Estudio Global sobre Crímenes Económicos – Brasil.

Según un estudio de la empresa de servicios de consultoría y auditoría, el 44% de las empresas que fueron víctimas de delitos económicos en el Brasil sufrieron fraudes en el proceso de compra. La encuesta también encontró que el 69% de las víctimas detectaron el fraude durante la selección del proveedor, el 63% en su contratación y el 56% en la invitación a participar en los procesos de licitación.

Además, la encuesta señaló la “oportunidad” como el principal factor para contribuir a la práctica delictiva, ya que las personas que cometen fraude suelen conocer muy bien los controles existentes y saben como engañarlos, siendo fundamental la existencia de políticas claras y programas de capacitación centrados en la ética.

Siguiendo con los datos, el 64% de los ataques criminales son cometidos por personas que trabajan en el departamento de compras de la empresa. “Cuando el defraudador está dentro de la empresa, su perfil se equilibra entre los mandos medios y los miembros del equipo, ambos con un 39%. Los miembros de la dirección ejecutiva representan solo el 17% de los casos”, según la encuesta.

Estos datos son ratificados por Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, en su obra “Auditoría interna y operacional: fundamentos, conceptos y aplicaciones prácticas”, publicada en 2013. Según Cordeiro, el fraude puede producirse cuando coexisten condiciones básicas como la intención, la oportunidad, un control interno insuficiente, la debilidad de una política ética asociada a un código de conducta débil y el riesgo inherente a la actividad.

Importancia del cumplimiento en el Departamento de Compras

La falta de cumplimiento de la actuación de la empresa tanto con la legislación como con sus políticas internas de buenas prácticas, reglamentos y códigos de conducta puede dar lugar a graves daños, como el daño a la imagen de la empresa y a su reputación en el mercado, la puesta en peligro de los resultados de la empresa y  en casos más graves, procedimientos penales.

Según la autora del libro “El cumplimiento en el Brasil: consolidación y perspectivas (2008)”, Vanessa Alessi Manzi, en un programa de Cumplimiento se requieren cuatro controles preventivos y detectives fundamentales:

• Establecer un código de ética para la organización;
• Desarrollando profesionales con capacidad para tratar con dilemas éticos;
• Crear canales para identificar conductas poco éticas;
• Permitiendo la discusión de dilemas éticos.
• La autora subraya que los programas de cumplimiento no son capaces de prevenir totalmente la ocurrencia de actos ilícitos. Sin embargo, la gestión de riesgos permite identificar, evaluar, vigilar, recomendar y comunicar los riesgos y combatirlos con rapidez.

El cumplimiento en el departamento de compras

A continuación se presentan algunas prácticas que ayudarán a mantener el cumplimiento en la industria de las compras.

1- Creación de un programa de cumplimiento

En el estudio de Price Waterhouse Coopers (PWC) se señaló que el medio más eficaz para combatir el fraude es la prevención y la mitigación de los riesgos y métodos en el proceso. En otras palabras, es esencial la existencia de un programa de cumplimiento en el departamento de compras, estableciendo un código de conducta, programas de formación que impliquen valores éticos y difundan las normas establecidas. Además de un canal para que los empleados informen de lo que ven mal, sin tener que identificarse.

Los principales temas para crear un programa de cumplimiento en las adquisiciones son:

• Cumplir con las leyes, reglamentos y normas vigentes;
• Crear un conjunto de normas de conducta y principios éticos que sean conocidos por los empleados;
• Tener procedimientos y controles internos claros y precisos – a seguir por todo el equipo;
• Crear informes que generen información y hagan que el proceso de adquisición sea transparente en toda la organización;
• Ayudar a los auditores externos e internos ofreciendo todos los artículos solicitados de manera ágil.

2- Auditorías frecuentes

Además de los controles preventivos y la detección de fraudes, las auditorías periódicas son también un buen instrumento dentro de la cultura de cumplimiento en el departamento de compras. Estas auditorías pueden:

• Evitar el intercambio de favores o regalos inapropiados entre los profesionales de  compras y los proveedores;
• Asegurar el control adecuado evitando que se eludan las leyes, incluso inconscientemente;
• Verificar que lo establecido en el contrato se cumple correctamente por el proveedor;
• Observe si los socios comerciales también siguen los principios de cumplimiento.

Durante la auditoría se evalúa todo el proceso de adquisición. La solicitud del usuario (necesidad, cantidad y urgencia), selección de proveedores, cotización, negociación, cierre del pedido, recepción física, almacenamiento. Además de una mayor transparencia, la auditoría permite mejorar el trabajo del sector.

3- Estandarización de procesos

Esta es una forma de reducir las lagunas de los actos ilícitos que perjudican a la empresa. La normalización también permitirá analizar los puntos fuertes y débiles del proceso de adquisiciones, identificando las medidas que conducen a la mejora continua del proceso de cumplimiento en el departamento de compras, con lo que la empresa estará siempre al día de los cambios que se han producido en las normas jurídicas vigentes.

La normalización de los procesos requiere la estructuración y documentación de las actividades en un material que se pondrá a disposición del equipo de adquisiciones, que podrá consultarlo para hacer preguntas.

4- Asociación con proveedores que practican el cumplimiento

Asegúrese de que sus proveedores cumplan con los requisitos específicos de ética y transparencia y estén calificados para mantener una relación comercial con su organización. Este proceso de verificación debe ser constante, evaluando también el desempeño, y las empresas proveedoras que resulten más fiables deben tener prioridad en las futuras negociaciones.

Esta verificación se puede hacer con el seguimiento de cada uno de los proveedores en reuniones, a través de redes sociales o verificando la misión y los valores de la empresa, por ejemplo.

La aplicación de un programa de cumplimiento reduce al mínimo la posibilidad de que se produzcan actos ilícitos en el departamento de compras y en caso de que se produzcan, combatirlo más rápidamente.

En este proceso, es esencial una buena gestión de los proveedores. Y la forma más práctica es tener una empresa especializada en piezas de repuesto.

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