O uso de métricas é fundamental para a manutenção de um negócio. Precisamos delas para conseguir medir o sucesso do nosso departamento e identificar onde os processos precisam ser melhorados. Com tantas tecnologias e tantos dados sendo gerados a todo momento, não é incomum se perder em meio a que indicadores devem ser seus indicadores-chave (KPIs) e seguidos de perto.
Dessa forma, de tempos em tempos, é necessário rever as estratégias, processos, e quais os indicadores que realmente devem ser acompanhados. Para te ajudar neste processo, vamos rever os principais indicadores que todo departamento de compras deve acompanhar para, principalmente, o controle e redução de gastos.
1. Purchase to pay
Trata-se de todo o processo envolvido na relação entre clientes e fornecedores de suprimentos – compra, pagamento e recebimento de bens e serviços.
Dentro do P2P estão incluídos, ainda:
- Purchase-to-pay: basicamente, a parte isolada de como uma organização adquire bens e serviços necessários para sua produção;
- Sourcing-to-pay: controla a parte de contas a pagar e vê a operação de forma mais estratégica do ponto de vista de gastos.
Como parte do processo, as companhias devem ter um controle rígido sobre os gastos feitos com fornecedores. Realizar gastos racionais é a melhor maneira de garantir a sustentabilidade da área dentro de qualquer empresa.
Como se trata de uma ação que envolve múltiplos agentes em diferentes pontos de contato, há que se coordenar muito bem toda a relação para que o objetivo final seja atingido sem apresentar grandes prejuízos de aumento de complexidade para dentro da cadeia de suprimentos.
2. Custo total da propriedade (Total Cost of Ownership)
O cálculo de TCO inclui os custos diretos e indiretos da compra de um produto e se estende além do processo de aquisição. Dessa forma, inclui despesas incorridas em toda a cadeia de suprimentos. São contabilizados o transporte, taxas, custos alfandegários, seguro e embalagem, dentre outros como as despesas de estoque considerando três fatores principais: espaço ocupado, manuseio e depreciação.
Este cálculo permite que os compradores diferenciem o preço de compra do custo de longo prazo na aquisição de um produto, que se relaciona a gastos de manutenção e reparo dele no futuro próximo. Em algumas indústrias esse valor pode se referir em até 5 anos de manutenção de uma máquina, por exemplo.
Quando pensamos em valores aplicados no setor de compras, ou seja, seu orçamento, vale lembrar que muito embora o preço final de cada compra seja importante, não levar em conta o TCO de uma aquisição pode impactar significativamente os gastos anuais da área. Por isso, é importante incluir o cálculo do TCO na hora de escolher os melhores fornecedores, melhores fabricantes, etc. Há alguns custos adicionais que nos permitem calcular o custo total de propriedade (TCO):
Custos de aquisição
A análise se inicia com o preço negociado do item, excluindo qualquer valor em desconto relacionado à compras em alto volume e pagamento dentro do prazo, por exemplo.
Custo das Transações
Representam serviços prestados pelos fornecedores, incluindo os processos de cálculo de estoques, requisições de material, preparação e transmissão da ordem de pedido para o fabricante, documento de embarque, manuseio e recebimento do produto.
Custo de oportunidade
O conceito de custo de oportunidade se refere a uma possível perda de rendimentos, se o fornecedor escolhido para a aquisição de determinado produto, não dispõe de materiais de qualidade, para os quais será preciso uma manutenção a curto prazo. Neste ponto, vale analisar os benefícios entre um fornecedor mais caro mas com um serviço ou produto de melhor qualidade ou um custo de compra menor.
Custos logísticos
Transporte e armazenamento do produto, tanto internacional quanto doméstico, além de ficar atento ao tempo necessário para a sua chegada ao destino final.
Custos da flutuação da moeda
Na compra de produtos de país estrangeiro com o pagamento na moeda daquele país, o histórico de flutuação da moeda deve ser levado em consideração. Para poder se precaver contra esta variação, é possível optar por comprar na moeda estrangeira ao preço atual do momento da emissão de ordem de compras.
Custos de regulamentação comercial
É imprescindível listar os incentivos e restrições comerciais oferecidos pelos países em que o fornecedor se localiza, inclusive aqueles estabelecidos por meio de acordos comerciais entre países ou grupos de países.
3. Purchase Price Variance (PPV)
Como o nome do indicador sugere, o Purchase Price Variance (PPV) se refere à diferença entre duas variáveis: o preço real do produto adquirido e seu preço padrão, sempre relacionado ao número de unidades compradas.
Para calculá-lo, é só multiplicar essas duas variáveis pelo número real de unidades compradas.
- A fórmula fica assim: (Preço real – Preço padrão) x Quantidade real = PPV.
Esse é um dos principais indicadores usados para medir a variação no preço dos bens e serviços adquiridos, sendo uma ferramenta capaz de dizer o quanto a equipe de compras é eficaz.
Em se tratando de uma ferramenta para compreender a maneira como as mudanças de preço dos materiais indiretos podem afetar o futuro custo dos produtos vendidos e também a margem bruta, o PPV auxilia a tomada de decisões referentes a preços ao fornecer declarações prospectivas precisas sobre a lucratividade futura geral.
Ao falar sobre PPV, o pressuposto é de que a qualidade do produto seja a mesma e de que tanto a quantidade dos itens adquiridos, o local de aquisição, quanto a velocidade de entrega não impactem no preço.
Vamos mais a fundo para diferenciar as variáveis:
- O preço real do produto adquirido é o quanto a empresa realmente gasta com esse item;
- O preço padrão refere-se ao que especialistas em compras acreditam que a empresa irá pagar para adquirir o item durante o processo de planejamento ou orçamento.
Geralmente, o preço padrão baseia-se no último preço de compra do ano anterior, no primeiro preço de compra do ano atual ou em um preço desenvolvido com base no melhor cenário disponível quando o padrão foi criado.
Conclusão
O desenvolvimento de uma mensuração eficaz para a equipe de compras, nem sempre é uma tarefa fácil. Depende de análises do funcionamento do departamento e definição das principais prioridades, metas e objetivos.
Depois de identificar as reais necessidades do negócio e compreender a natureza dos indicadores-chave de desempenho de compras, é fácil escolher aqueles que estão em sintonia com os objetivos definidos.
Acompanhar os indicadores e KPIs com a sua equipe os tornará capazes de entender melhor os hábitos de compra da empresa, o desempenho dos fornecedores e se os procedimentos estão funcionando como deveriam. Assim, torna-se mais fácil fazer eventuais mudanças de pessoal, realocar recursos, mitigar riscos e evitar gargalos; em suma: avaliar os problemas, encontrar soluções e otimizar o departamento.
Em nosso blog, trazemos outras métricas que também precisam ser acompanhadas no departamento de compras:
