El uso de métricas es fundamental para mantener un negocio. Los necesitamos para poder medir el éxito de nuestro departamento e identificar dónde es necesario mejorar los procesos. Con tantas tecnologías y tantos datos que se generan todo el tiempo, no es raro perderse en qué métricas deberían ser sus métricas clave (KPI) y seguir de cerca.
Por lo tanto, de vez en cuando es necesario revisar las estrategias, los procesos y qué indicadores realmente se deben monitorear. Para ayudarte en este proceso, repasemos los principales indicadores que todo departamento de compras debe seguir, principalmente para controlar y reducir gastos.
1. Purchase to pay
Es todo el proceso involucrado en la relación entre clientes y proveedores de suministros: compra, pago y recepción de bienes y servicios.
Dentro de P2P también se incluyen:
- Purchase-to-pay: básicamente, la parte aislada de cómo una organización adquiere bienes y servicios necesarios para su producción;
- Sourcing-to-pay: controla la parte de cuentas por pagar y ve la operación de manera más estratégica desde una perspectiva de gastos.
Como parte del proceso, las empresas deben tener un control estricto sobre el gasto en proveedores. Hacer un gasto racional es la mejor forma de asegurar la sostenibilidad del área dentro de cualquier empresa.
Al tratarse de una acción que involucra a múltiples agentes en diferentes puntos de contacto, es necesario coordinar muy bien toda la relación para que el objetivo final se logre sin causar grandes pérdidas en términos de mayor complejidad dentro de la cadena de suministro.
2. Costo total de la propiedad (Total Cost of Ownership)
El cálculo del TCO incluye los costos directos e indirectos de la compra de un producto y se extiende más allá del proceso de adquisición. Como tal, incluye los gastos incurridos a lo largo de toda la cadena de suministro. Los costos de transporte, impuestos, aduanas, seguros y empaque se contabilizan, entre otros, como gastos de inventario considerando tres factores principales: espacio ocupado, manejo y depreciación.
Este cálculo permite a los compradores diferenciar el precio de compra del costo a largo plazo de comprar un producto, que está relacionado con los costos de mantenimiento y reparación del producto en un futuro próximo. En algunas industrias, este valor puede referirse a hasta 5 años de mantenimiento en una máquina, por ejemplo.
Cuando pensamos en los valores que se aplican en el sector de compras, es decir, en su presupuesto, conviene recordar que aunque el precio final de cada compra es importante, no tener en cuenta el TCO de una adquisición puede afectar significativamente los gastos anuales del área. Por tanto, es importante incluir el cálculo del TCO a la hora de elegir los mejores proveedores, mejores fabricantes, etc. Existen algunos costos adicionales que nos permiten calcular el costo total de propiedad (TCO):
Costo de adquisición
El análisis comienza con el precio negociado del artículo, excluyendo cualquier monto descontado relacionado con compras de gran volumen y pago a tiempo, por ejemplo.
Costo de transacciones
Representan los servicios prestados por los proveedores, incluidos los procesos de cálculo de inventarios, requisición de materiales, preparación y transmisión del pedido al fabricante, documento de envío, manipulación y recepción del producto.
Costo de oportunidad
El concepto de costo de oportunidad se refiere a una posible pérdida de ingresos, si el proveedor elegido para la compra de un determinado producto no cuenta con materiales de calidad, los cuales deberán mantenerse en el corto plazo. En este punto, vale la pena analizar los beneficios de un proveedor más caro pero con un servicio o producto de mejor calidad o un menor costo de compra.
Costos logísticos
Transporte y almacenamiento del producto, tanto internacional como nacional, además de prestar atención al tiempo requerido para su llegada al destino final.
Costos de fluctuación de moneda
Al comprar productos de un país extranjero con pago en la moneda de ese país, se debe tener en cuenta el historial de fluctuaciones de la moneda. Para protegerse contra esta variación, puede optar por comprar en moneda extranjera al precio actual en el momento en que se emite la orden de compra.
Costos de regulación comercial
Es fundamental enumerar los incentivos y restricciones comerciales que ofrecen los países en los que se encuentra el proveedor, incluidos los establecidos mediante acuerdos comerciales entre países o grupos de países.
3. Variación del precio de compra (VPP)
Como sugiere el nombre del indicador, la Variación del Precio de Compra (VPP) se refiere a la diferencia entre dos variables: el precio real del producto comprado y su precio estándar, siempre relacionado con la cantidad de unidades compradas.
Para calcularlo, simplemente multiplique estas dos variables por el número real de unidades compradas.
- La fórmula se ve así: (Precio real – Precio estándar) x Cantidad real = PPV
Este es uno de los principales indicadores utilizados para medir la variación en el precio de los bienes y servicios adquiridos, siendo una herramienta capaz de decir qué tan efectivo es el equipo de compras.
Como una herramienta para comprender cómo los cambios en el precio de los materiales indirectos pueden afectar el costo futuro de los bienes vendidos y también el margen bruto, PPV ayuda a las decisiones de precios al proporcionar declaraciones precisas a futuro sobre la rentabilidad general futura.
Cuando se habla de PPV, se asume que la calidad del producto es la misma y que tanto la cantidad de artículos comprados, el lugar de compra como la velocidad de entrega no afectan el precio.
Profundicemos para diferenciar las variables:
- El precio real del producto comprado es cuánto gasta realmente la empresa en ese artículo;
- El precio estándar se refiere a lo que los expertos en compras creen que pagará la empresa para comprar el artículo durante el proceso de planificación o presupuestación.
Normalmente, el precio estándar se basa en el último precio de compra del año anterior, el primer precio de compra del año actual o un precio desarrollado con base en el mejor caso disponible cuando se creó el estándar.
Conclusión
Desarrollar una medición eficaz para el equipo de compras no siempre es una tarea fácil. Depende del análisis del funcionamiento del departamento y la definición de las principales prioridades, metas y objetivos.
Una vez que haya identificado las necesidades reales de la empresa y comprenda la naturaleza de los indicadores clave de rendimiento de adquisiciones, es fácil elegir aquellos que estén en sintonía con sus objetivos definidos.
Hacer un seguimiento de los indicadores y KPI con su equipo les permitirá comprender mejor los hábitos de compra de la empresa, el desempeño de los proveedores y si los procedimientos están funcionando como deberían. De esta manera, resulta más fácil realizar cambios de personal, reasignar recursos, mitigar riesgos y evitar cuellos de botella; en definitiva: evaluar problemas, encontrar soluciones y optimizar el departamento.
En nuestro blog traemos otras métricas que también necesitan ser monitoreadas en el departamento de compras:
