Encontrar um bom fornecedor não é tarefa fácil. Mesmo que a escolha tenha sido criteriosa e que os primeiros serviços tenham tido bons resultados, pode ser que esse desempenho caia no decorrer do tempo. Isso pode ocorrer porque o relacionamento com os fornecedores não está sendo conduzido da melhor maneira possível.
Para assegurar uma relação duradoura com seus fornecedores, mantendo os padrões de qualidade, é imprescindível atentar-se para alguns pontos críticos.
1. Respeite o pedido de compras
Se uma entrega é prejudicada por mudanças repentinas no pedido, a culpa não é do fornecedor. Esse tipo de alteração pode causar desgaste no relacionamento, portanto, deixe as mudanças para serem feitas apenas em momentos de extrema necessidade.
Confira e repasse o pedido e o planejamento de entrega quantas vezes forem necessárias, alinhe todos os pontos e tente se manter fiel ao que foi acordado. Acompanhe cada etapa do processo de perto, mostrando preocupação, mas não desconfiança. Confie no trabalho do fornecedor que você escolheu.
2. Incentive a comunicação
Desde o primeiro contato, é importante estabelecer um vínculo forte de comunicação com os fornecedores. Defina por quais canais eles deverão te contatar em caso de problemas, mudanças, imprevistos, dúvidas, entre outros, e esteja atento para responder a essas solicitações.
Além de manter-se em contato com os fornecedores atuais, para acompanhar o andamento dos pedidos, é interessante também tentar permanecer no radar daqueles mais antigos, que não possuem contratos ativos no momento. Afinal, nunca se sabe quando se pode precisar de seus serviços.
Compartilhe com os seus provedores um pouco sobre seus processos internos. Você pode convidá-los para conhecer a operação de perto em uma visita à sua empresa, por exemplo. Dessa forma, eles podem adequar alguns passos de seu processo para facilitar a integração com a sua operação.
3. Automatize seus processos
Automatizar os processos significa adotar ferramentas que facilitem e otimizem a organização e a consulta aos dados mais importantes de cada pedido, transformando-os em informações preditivas capazes de otimizar seus processos e reduzir custos.
Existem também inúmeras opções de softwares de gestão, que permitem visualizar todos os fornecedores, suas atividades, analisar o desempenho de cada um e até prever riscos.
4. Ofereça feedbacks constantes
Faça avaliações e monitore o desempenho dos seus fornecedores constantemente deixando-os a par de seus relatórios e percepções. Assim, eles podem compreender melhor como foi a sua experiência como cliente e de que forma podem melhorar a prestação de serviço.
Confira alguns critérios que você precisa acompanhar e qual a melhor maneira de avaliar cada um deles:
Critérios de qualidade
Um critério de qualidade muito importante de acompanhar é a quantidade de itens que são rejeitados por entrega. Esse índice diz muito sobre a preocupação do fornecedor em garantir que as entregas sejam efetuadas de acordo com o seu pedido de compra.
Para checar esse critério, as empresas costumam medir a qualidade em PPM, partes por milhão, fazendo uma escala de quantas PPM foram entregues danificadas ou foram rejeitadas. A empresa deve definir uma taxa aceitável de problemas na qualidade de cada tipo de entrega e utilizar esse padrão para avaliar o desempenho de cada fornecedor.
Além de monitorá-los, é importante ter esses padrões registrados e deixá-los explícitos no momento da contratação. Assim, fica claro que aquele que desrespeitar as normas de qualidade pode ser penalizado e até excluído da lista de prestadores de serviço, a depender da extensão da situação.
Critérios de desempenho
Outro grupo de critérios que devem ser avaliados são os relacionados ao desempenho das entregas. Ao fechar um contrato, são definidas as datas em que os produtos devem ser entregues.
Entretanto, em geral, as empresas estabelecem um “desvio padrão” da data exata acordada, de cerca de um dia antes e um dia depois, de maneira que entregas realizadas nessa margem ainda são consideradas corretas. Esse desvio existe para antecipar possíveis intercorrências na entrega, que leva em consideração uma margem de erro para quantidades não entregues, cerca de 10% do pedido total.
Mantenha um controle rígido das datas e quantidades, resguardando a margem aceitável de erros para absorver possíveis acidentes, e atribua notas para cada fornecedor nesses quesitos. Em uma escala de 0 a 10, por exemplo, um fornecedor só atingiria nota 10 se as suas entregas combinassem perfeitamente os três quesitos: prazo, condições e quantidade adequada.
Outros critérios de avaliação
Também é possível avaliar o desempenho do fornecedor através da postura dele em algumas frentes de negociação. Avalie se ele se mostra aberto para reduzir custos com base nas suas propostas e flexibilizar as condições de pagamento. Isso mostra o seu desejo de manter um relacionamento duradouro com a sua empresa.
5. Analise o desempenho dos fornecedores
Após avaliar o desempenho dos seus provedores, atribuindo notas e fazendo as observações necessárias, é importante analisar esses dados. Para fornecedores que prestam o mesmo tipo de serviço, é interessante, inclusive, traçar um comparativo entre as avaliações e observações.
Para todos eles, é importante avaliar a viabilidade de mantê-los no quadro da empresa. Se algum deles não demonstrar um desempenho condizente com os padrões esperados, vale a pena agendar uma reunião para rever os termos dessa parceria, e até mesmo considerar o cancelamento do contrato.
Essas avaliações também são uma ótima forma de analisar o funcionamento dos processos envolvidos na gestão de suprimentos da sua empresa e encontrar pontos de melhoria. Desse modo, a empresa sai ganhando não apenas por manter os melhores fornecedores, mas também por otimizar constantemente os processos e métodos de gestão.
Na Soluparts, fazemos avaliações de todos os nossos fornecedores a partir de critérios de qualidade e desempenho. Nossas avaliações e observações geram um ranking interno com os melhores fornecedores do mercado internacional. Assim, conseguimos oferecer aos nossos clientes um serviço com qualidade máxima! Se ainda não experimentou nossos serviços, nos envie uma requisição de cotação hoje mesmo!
