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4 pasos para mejorar su relación con sus proveedores

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Encontrar un buen proveedor no es tarea fácil. A veces la empresa busca y busca durante meses hasta que encuentra una opción financieramente viable, con altos niveles de calidad de servicio, que realmente puede ser una buena adición al equipo de socios.

Sin embargo, muchas empresas están decepcionadas con el desempeño del proveedor a lo largo del tiempo, a pesar de que la primera encuesta y evaluación fueron muy positivas. Esto puede ocurrir porque la relación con los proveedores no se está llevando a cabo como debería.

Para asegurar una relación duradera y al mismo tiempo mantener los estándares de calidad, es esencial buscar algunos puntos críticos! Descubra en 5 pasos cómo mejorar su relación con los proveedores de su empresa:

1. Proporcionar retroalimentación constante

Evalúe y monitoree el desempeño de sus proveedores constantemente. Debe evaluar todo el trabajo, pero puede compartir los resultados con el proveedor después de cada entrega o, en caso de pedidos múltiples, al final de un semestre o año. Evalúe la calidad del servicio prestado, la cantidad de productos rechazados en el momento de la entrega, si se han cumplido los plazos, si el transporte se ha realizado según lo acordado en el contrato, y otros puntos que usted considere importantes.

Clasifique a sus proveedores y páseles estos informes. Al hacerlo, pueden entender mejor cómo fue la experiencia de su cliente, cómo pueden mejorar el servicio, qué fue lo positivo y lo negativo del mismo, e incluso encontrar problemas en sus procesos de trabajo y directrices.

Aproveche las evaluaciones para ver si sus procesos no interfieren o burocratizan el trabajo de los proveedores, y ambas partes ganan en esa relación.

 

2. Fomenta la comunicación

Desde el primer contacto, es importante establecer un fuerte vínculo de comunicación con los proveedores. Definir a través de qué canales el proveedor debe ponerse en contacto con usted en caso de problemas, cambios, imprevistos, dudas y otros tipos de contacto, y estar atento para responder a estas solicitudes.

Además de mantenerse en contacto con los proveedores actuales, para seguir el progreso de los pedidos, también es interesante intentar permanecer en el radar de los proveedores antiguos, que no tienen contratos activos en este momento. Después de todo, nunca se sabe cuándo podría necesitar sus servicios.

Manténgase al tanto de las actividades de la empresa, investigando en las redes sociales y los medios de comunicación, o mirando directamente a la fuente a través de contactos informales con los empleados. Así, esos proveedores tendrán una memoria bien construida de su empresa, y estarán disponibles cuando surja una necesidad.

3. Automatizar procesos

La burocracia es el gran mal de las corporaciones de hoy. Cada nueva solicitud implica rellenar archivos, informes, hojas de cálculo, tablas, facturas, pedidos, etiquetas, papeles interminables. Transferir estos documentos a una computadora simplemente no facilita ni optimiza el proceso, sólo cambia el tipo de trabajo a realizar.

Automatizar procesos significa adoptar herramientas que faciliten y optimicen la organización y consulta de los datos más importantes de cada solicitud. Existen numerosas opciones de software de gestión que le permiten ver a todos los proveedores, sus actividades, analizar el rendimiento de cada uno e incluso predecir las amenazas que ofrecen a su negocio.

Elija el mejor software para sus necesidades y deje de perder empleados enterrados en papeleo!

 

4. Ser transparente y honesto

Comparta con sus proveedores todo tipo de información, como los procesos internos de compra de su empresa. Usted puede invitarlos a conocer de cerca la operación en una visita a su empresa, y así presentarles cómo usted hace que la magia suceda. De esta manera, el proveedor puede adaptar algunos de los pasos de su proceso para facilitar la integración con su operación, e incluso sugerirle mejoras.

Además, es importante saber cómo criticar el servicio prestado por un proveedor. La gestión transparente tiene en cuenta todas las variables que intervienen en la situación, por ejemplo, si una entrega se realizó con retraso debido a problemas exclusivamente del proveedor, es importante expresar su insatisfacción con el incumplimiento del acuerdo.

En la misma medida, es igualmente importante reconocer cuando su empresa tiene la culpa de algún retraso o error de entrega, y valorar cuando el servicio une el mejor precio, entrega a tiempo y bajo las condiciones acordadas. Un proveedor bien valorado trabaja más duro, se compromete y va más allá para asegurarse de que usted obtenga el mejor servicio.

Las evaluaciones que citamos en el primer ítem de este artículo son excelentes para hacer esta tarea, e incluso puede mejorarlas agregando comentarios y notas a las calificaciones antes de pasarlas a los proveedores.

Una buena relación con los proveedores es la clave para lograr el éxito en su negocio. Al mantener una buena política con sus socios, usted puede hacer una planificación a largo plazo que involucre a sus proveedores porque puede confiar en que la relación durará. De esta manera, usted puede programar futuras compras de materiales de uso frecuente, asegurando un precio más bajo y buenas condiciones de pago.

También es importante señalar que la creación de buenas relaciones con los proveedores es una gran manera de construir una reputación positiva en el mercado. Ser la empresa con la que todos quieren comerciar es el sueño de cualquier empresa, y dedicar un poco de atención a las necesidades de los proveedores puede ser la clave para ganar ese título!

Una relación de colaboración con los proveedores implica compartir objetivos y sueños. Si usted puede hacer que sus proveedores crean en su visión, los factores de riesgo de la relación son virtualmente eliminados. Participe en asociaciones con empresas que compartan sus valores, su visión del mundo, su forma de hacer negocios.

Esto asegura un equipo de socios dispuestos a ayudarle a crecer y alcanzar sus objetivos a través de un trabajo de alta calidad! La integración es la palabra clave para obtener resultados duraderos en cualquier negocio, así que no tenga miedo de abrir sus puertas a los proveedores!

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