4 Technologies that will change global trade

4 Tecnologias que mudarão o comércio global

O mundo está se transformando rapidamente. O crescimento da economia digital, as mudanças nas redes internacionais de produção e a velocidade do transporte estão mudando a maneira como conduzimos o comércio exterior, tornando os processos mais inclusivos e eficientes. Para permanecer no mercado, você precisa acompanhar essas novas tecnologias e tendências que impactarão o comércio global.

Os avanços da globalização, transporte e comunicação tornam as tecnologias e os conhecimentos além-fronteiras muito mais rápidos, aumentando o potencial de crescimento e inovação de muitas empresas de mercados emergentes.

Segundo o Fundo Monetário Internacional, “entre 2004 e 14, os fluxos de conhecimento dos líderes em tecnologia podem ter gerado, para um setor médio do país, cerca de 0,7% do crescimento da produtividade do trabalho por ano. Isso representa cerca de 40% do crescimento médio da produtividade observado entre 2004 e 2014. ”

Criptomoeda

A criptomoeda e a descentralização financeira proposta pela blockchain definitivamente passaram a mudar a maneira como o comércio exterior acontece a partir do momento que as pessoas começaram a incluir essa tecnologia em suas vidas diárias. Como não possui autoridade central, o blockchain é um sistema democrático e transparente – como você poderá verificar neste texto sobre blockchain.

A cadeia é mantida pelos chamados mineiros. Observando constantemente o que acontece e o que é atualizado no sistema, cada um deles é capaz de identificar e relatar malware ou fraude, tornando-os responsáveis ​​pelas ações um do outro.

A rede pode ser acessada em qualquer lugar do globo e todas as informações adicionadas são copiadas como em uma reação em cadeia para que não possam mais ser editadas. Todos esses recursos globais de gerenciamento de transações, rastreamento, conformidade e verdade não editável certamente mudarão as transações financeiras e afetarão o comércio global como conhecemos.

Inteligência Artificial e Machine Learning

A inteligência artificial e o aprendizado de máquina automatizarão todos os processos envolvidos na logística internacional, como já acontece em outros setores nos países desenvolvidos, entre eles a medicina.

A IA poderá gerenciar o tráfego de embarcações e caminhões nos portos, rastrear remessas em todo o mundo, traduzir consultas de pesquisa de comércio eletrônico de um idioma para outro e responder com inventário traduzido, por exemplo.

As possibilidades são infinitas. Em resumo, essa tecnologia simplificará e otimizará as rotas de remessa e todo o sistema será menos proeminente ao erro – ponto para o comércio global!

Impressão 3D

Ainda há muito debate sobre o impacto real que a impressão 3D terá no comércio global. Talvez a curto prazo, o impacto seja quase nulo, uma vez que a realidade da manufatura em massa é bastante complexa. Porém, em algumas décadas, quando a impressão 3D se tornar barata, sua adoção em massa diminuiria 25% no comércio global, de acordo com estudos.

Pagamentos móveis

Um número crescente de pessoas em todo o mundo está usando sistemas de pagamentos móveis, como a Alipay, em sua vida diária. O Banco de Dados de Inclusão Global do Banco Mundial afirma que o acesso às contas bancárias aumentou 20% entre 2011 e 2014, graças aos telefones celulares, especialmente nas economias emergentes. Em breve, as empresas também começarão a usar esses sistemas para suas compras internacionais.

O comércio global na era da tecnologia disruptiva

Além das tecnologias acima citadas, também podemos mencionar várias outras, entre elas:

  • reconhecimento óptico de caracteres (OCR), usado para ler números de contêineres;
  • identificação por radiofrequência (RFID);
  • códigos QR para identificar e rastrear remessas na melhoria da confiabilidade e eficiência do comércio global.

Da digitalização básica dos documentos comerciais às tecnologias mencionadas neste artigo, as oportunidades de inovação no comércio internacional serão infinitas e muitos desafios serão superados.

É provável que essas inovações se desenvolvam mais rapidamente do que os regulamentos da indústria. Em termos de acordos e regulamentos, a Câmara de Comércio Internacional acompanha as mudanças para ajustar os Incoterms, por exemplo, mas indústrias e governos também precisam começar a aceitar o grande impacto da tecnologia e pensar em opções para regular esse mercado – elaboramos um artigo sobre Incoterms 2020 que vai ajudar a entender as principais mudanças ocorridas no documento.

Alguns governos nacionais já estão respondendo a essas transformações, trabalhando para aumentar os benefícios e mitigar os efeitos adversos.

Como em toda tecnologia e solução, haverá maus atores que deliberadamente tentam trapacear ou encontrar uma maneira de burlar o sistema. Os governos precisam recompensar indivíduos e empresas que participam e usam os sistemas como pretendido e, por outro lado, precisam reagir rápida e severamente àqueles que buscam contornar o sistema”, diz David Mounts para a Forbes.

O World Trade Report 2018 também aponta algumas desvantagens da tecnologia no comércio global. Como foi dito no relatório: “enquanto o avanço tecnológico e a abertura do comércio continuam gerando enormes benefícios para as economias em geral, eles também podem afetar adversamente grupos e regiões específicos – um problema que vários países estão atualmente lutando para resolver“.

 

Para saber mais a fundo do impacto de tecnologias no comércio mundial, recomendamos a leitura do World Trade Report 2018.

Aproveite para assinar nossa newsletter e receber conteúdos relevantes e atualizados – como o artigo que fala sobre soluções importantes para o seu processo de compras, que você pode ler agora: LER ARTIGO

gestao-logistica-ate-onde-vai-o-papel-do-comprador

Gestão logística: até onde vai o papel do comprador?

A logística foi vista apenas como um setor operacional nas empresas por muito tempo. A principal preocupação do setor era manter um baixo custo e, assim, o mercado gastou muito tempo ignorando os potenciais estratégicos e competitivos que um gerenciamento logístico de qualidade pode oferecer.

Atualmente, como as empresas já investem na criação de cargas de diretório e gerenciamento de logística, podemos ver sinais de que esse quadro está mudando.

Mais do que cuidar de aquisições e contratos com fornecedores, os operadores logísticos da empresa são profissionais que influenciam o desempenho de todos os outros setores, garantindo melhor qualidade da matéria-prima, negociando os melhores preços e garantindo que não haja falta de estrutura para produzir.

No entanto, justamente por causa dessa nova configuração das atividades de logística, entender o papel do comprador dentro desse processo, tornou-se essencial.

Afinal, quais são as funções do comprador e onde esse profissional deve estar envolvido no processo de compra? Neste post, discutiremos alguns pontos principais sobre os deveres do comprador e como ele se relaciona com os outros departamentos e funcionários de uma empresa!

O comprador

Como as empresas em geral dedicam a maior parte de seus orçamentos a aquisições e investimentos na estrutura de produção, o gerenciamento de compras é um papel administrativo, não apenas uma seção de suporte, como costumava ser visto.

Multifacetado, o profissional de compras na Indústria 4.0 conhece bem os processos de compra, armazenamento, embalagem, transporte e manuseio de insumos envolvidos nas atividades da empresa.

Também possui conhecimentos de marketing e tecnologia, proatividade, iniciativa e boas habilidades de tomada de decisão.

Com esse perfil, é natural que esse profissional tenha condições de obter  melhores ofertas, cumprimento dos prazos e a regularidade do fornecimento, gerando benefícios à empresa.

A função logística envolve, entre outras atividades, uma análise de cotações, consideração cuidadosa de preços, qualidade dos materiais adquiridos, recebimento de compras e colocação dos insumos em operação.

Comprador X Logística

Dentro do processo de gerenciamento de logística, o comprador é o indivíduo responsável por garantir que tudo seja executado corretamente, sem impacto ou dano ao processo produtivo da empresa.

Em suma, a função do comprador é garantir que os itens sejam comprados em casos de necessidade real, rapidamente para evitar perdas de produção e garantir que os itens sejam armazenados e transportados com segurança.

Nesse cenário, a análise de cotações e fornecedores deve ser amplamente conduzida para conhecer todos os lados possíveis do parceiro em potencial, analisando minuciosamente as atividades, os processos e o histórico do próprio fornecedor.

Os profissionais de gerenciamento de logística devem trabalhar juntos para garantir que não haja problemas com os processos. Isso significa verificar a operação em cada estágio da cadeia de suprimentos, desde a emissão de pedidos até a entrega das mercadorias compradas.

O departamento precisa operar para que os custos sejam sempre os menores, colaborando para controlar as despesas de estoque, investindo no planejamento e na previsão de substituição e manutenção de equipamentos e suprimentos e, principalmente, trabalhando de forma integrada com outros departamentos da empresa.

O fluxo de suprimento começa com uma solicitação de compra, que pode começar com uma necessidade interna de um setor ou com uma das etapas do processo de produção.

A partir daí, o comprador entra em ação para executar essa compra, escolhendo os melhores fornecedores e estabelecendo os prazos para entrega ou execução do serviço, que possui função estratégica dentro da empresa. E, fechando esse ciclo, após uma compra, o setor que recebeu o serviço ou o bem deve se reportar ao setor de logística, com comentários sobre o resultado final da compra.

A necessária integração entre comprador e logística

A integração é fundamental para manter as previsões confiáveis, possibilitando que o planejamento possa ser realizado como inicialmente concebido.

Um bom canal de comunicação é importante para manter todos alinhados em condutas, decisões e atitudes.

A transparência entre os setores também é uma parte crucial do gerenciamento de logística. Problemas e defeitos precisam ser relatados imediatamente após a ocorrência, bem como obstáculos no processo de entrega e qualidade dos produtos adquiridos. A transparência também se aplica ao gerenciamento de estoque, com auditorias e verificações constantes para evitar compras em excesso.

Os fornecedores devem ser cuidadosamente mapeados e selecionados pelo comprador e o relacionamento com a empresa deve ser semelhante a uma parceria. Dessa forma, é possível convidar os fornecedores a conhecer a operação interna, analisar seus processos e entender as linhas de gestão, indicando pontos problemáticos e até inspirados a aprimorar seus próprios processos internos.

Ao manter um relacionamento amigável com os fornecedores, os pedidos serão atendidos com muito mais zelo, além de abrir novas portas para negociar preços e prazos com mais flexibilidade.

Vimos neste artigo alguns aspectos da discussão sobre o papel do comprador no gerenciamento de logística.

Obviamente, cada empresa opera de acordo com suas necessidades. No entanto, o gerenciamento de logística e o processo de compras poderão ficar mais eficientes com as dicas aqui listadas e, principalmente, com a parceria de uma empresa especializada em compras – como a Soluparts. Fale conosco!

 

Como fazer um bom pedido de compra

O seu processo de compra é eficaz?

Como funciona o processo de compra no seu negócio?

Em geral, as compras ocorrem de forma similar na maioria das pequenas, médias ou grandes empresas. Isso ocorre porque o procedimento é bastante parecido, mudando apenas o tamanho e o volume de pedidos, dependendo do segmento e atuação de cada empresa.

Veja abaixo as etapas do ciclo de compra que são repetidas frequentemente, e como cada deve funcionar, na teoria.

Processo de compras em teoria

Análise de requisição de compra

Este é o primeiro momento do ciclo. Aqui, o departamento de compras recebe uma requisição, um documento que expressa a necessidade que outro setor ou empregado tem para um produto. Ao recebê-la, o gerente de compras deve analisar a necessidade real dessa compra, bem como as especificações, as quantidades e a data de entrega exigida. Com essas informações na mão, o departamento de compras passa para a próxima etapa.

Seleção de fornecedores

Nesta fase, uma extensa pesquisa é realizada para levantar possíveis fornecedores para a compra necessária. Aqui, o departamento de compras deve verificar todos os fornecedores já aprovados, ou seja, os que já possuem contratos de serviço ativo. Em caso de primeira compra, é necessário procurar novos fornecedores e verificar preços e condições de pagamento, entrega e suporte.

É o papel do departamento de compras para encontrar o fornecedor que ofereça as melhores condições, o que não significa necessariamente o preço mais baixo. Após a escolha do fornecedor, a ordem de compra é emitida.

Emissão da ordem de compra

A ordem de compra é emitida, e uma cópia é enviada ao fornecedor, ao departamento contábil, o departamento que fez o pedido e ao setor que receberá a remessa. A partir de agora, é necessário que o departamento de compras acompanhe o processo, assegurando que a entrega seja feita dentro do prazo determinado. Se houver algum problema, seguindo o processo de perto o departamento de compras pode contornar a situação com mais facilidade e rapidez.

Entrega do pedido

Ao receber as mercadorias, é necessário inspecionar e verificar se as especificações solicitadas estão em ordem, bem como a quantidade certa e as condições de entrega – se não há defeitos ou danos causados pelo transporte.

Se tudo estiver em ordem, o produto é encaminhado para o departamento solicitante ou para o estoque da empresa, e a ordem de compra e um relatório de recebimento devem ser encaminhados para o faturamento no departamento de contabilidade.

Processo de compra na prática

Seguindo estes passos, tudo parece funcionar em ordem, certo?

Errado.

Se lembra que, no início, dissemos que essas etapas são a maneira como as coisas devem funcionar? Pois é. Cada uma dessas etapas tem seus riscos, e por mais que os procedimentos sejam seguidos, toda a operação pode ser comprometida por um leve descuido ou deslize. E, no dia a dia do negócio, problemas com processos são mais comuns do que gostaríamos, especialmente em grandes empresas que lidam com muitas requisições e entregas simultaneamente.

Existem maneiras mais simples e seguras de executar cada uma dessas etapas, para garantir que elas ocorram corretamente e para tornar seu processo de compra realmente eficaz. Confira:

Análise de requisição de compra

Estabelecer protocolos e treinamento adequado de funcionários reduz significativamente as chances de erros na conclusão e apresentação da requisição de compra. Os dados de requisição são fundamentais para prosseguir com a  de busca pelo fornecedor e decidir pela compra; informações mal arquivadas ou erradas podem minar todo esse processo. É interessante investir em formas de automatizar esta etapa do ciclo de compras, reduzindo a papelada e tornando a atividade de submeter um pedido mais otimizada e simplificada.

Seleção de fornecedores e emissão de ordem de compra

Essa aqui é uma dica de ouro! Um departamento de compras em uma grande empresa lida com centenas de requisições de compra por semana, que pedem os mais diferentes tipos de mercadorias, que virão de vários fornecedores diferentes. A pessoa responsável pelas requisições deve analisar cada uma delas individualmente, classificá-las, procurar fornecedores específicos para cada uma das necessidades relatadas, procurar os melhores preços no mercado nacional e até mesmo internacional… Já é cansativo ler, é não é? É aí que mora o perigo!

Para facilitar esta parte do processo, existem empresas que se especializam na compra de materiais para manutenção e substituição, que vão atrás dos melhores fornecedores em todo o mundo e encontram os melhores preços e condições para atender às suas necessidades. Assim, você concentra múltiplos pedidos em um só lugar, reduzindo o número de pedidos diferentes, tornando o processo mais organizado.

Fechar parcerias com este tipo de empresa é muito valioso para o seu negócio, uma vez que reduz a carga de trabalho do departamento de compras, agiliza as rotinas e permite que o processo seja conduzido de forma mais coordenada. É um exemplo típico de uma situação ganha-ganha!

E ao otimizar as rotinas, os gerentes têm mais tempo para lidar com outros procedimentos, como uma melhor organização da documentação de compra, o que tem um impacto direto no controle das entregas e prazos de cada fornecedor.

Entrega do produto

Com menos papelada para lidar, o gerente de compra s pode facilmente acompanhar  os prazos e entregas dos fornecedores, dedicando mais atenção a esta etapa do processo. Como resultado, o risco de problemas que passam despercebidos diminui, fechando o ciclo de compras com a chave de ouro!

Também é importante dizer que a maioria das empresas que citamos no último tópico também conseguem cuidar do transporte, tornando tudo mais fácil para você e sua empresa!

Como comprar de forma eficaz?

Neste artigo mostramos como o ciclo de compra deve funcionar em cada empresa, os problemas que cada etapa encontra normalmente e como se pode garantir que o processo seja executado sem muitos distúrbios. Aqui, você aprendeu que a principal preocupação deve ser facilitar as partes que podem ser facilitadas, otimizando rotinas e se livrando de papelada desnecessária.

As empresas que participam no processo de compra com você, procurando novos fornecedores em todo o mundo e garantindo as melhores condições para as necessidades de sua empresa são a melhor maneira de transformar o ciclo de compras em um processo bem tratado e guiado. Ao fazer isso, você deixa o departamento de compras livre,  para se preocupar com outras etapas que são essenciais para o sucesso da sua empresa, como as compras são.
Como você gerencia as compras em sua empresa? Você acha que seu processo é executado de forma eficaz? Conte-nos nos comentários abaixo!

 

5 dicas para mapeamento de fornecedores

5 Dicas para Mapear Fornecedores e Melhorar a Cadeia de Suprimentos

Mapear fornecedores é uma tarefa fundamental para médias e grandes empresas – e é também um dos maiores desafios na cadeia de suprimentos. Ao escolher um fornecedor, uma empresa deve levar em consideração preços, prazos, tamanho de cada demanda e o compromisso do fornecedor com as necessidades da empresa.

Toda a produção depende diretamente das escolhas feitas na montagem da cadeia de suprimentos, o que significa que a produtividade da empresa está intrinsecamente ligada ao nível de qualidade dos fornecedores e do trabalho do setor de compras, que é estratégico – escolher um fornecedor errado pode ser fatal!

Existem alguns pontos fundamentais que podem ajudar a evitar falhas e problemas, mas apenas quando existe alinhamento entre a empresa e os fornecedores.

Se você não está satisfeito com os métodos utilizados para mapear fornecedores ou se você deseja mudar a forma como executa essa tarefa, confira 4 dicas que ajudarão a mapear fornecedores de forma assertiva e segura!

1. Conheça muito bem a sua demanda

O primeiro passo no mapeamento de fornecedores é entender completamente cada demanda que chega ao departamento de compras.

Aqui, você deve determinar quantidades, prazos de entrega, outros prazos que precisam ser cumpridos, todos as questões envolvidas na ordem de compras. Com essa informação na mão, você pode alinhar sua demanda com o serviço que cada fornecedor oferece e, em seguida, escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades e condições.

Além disso, ao conhecer bem as demandas, você pode identificar possíveis barreiras à entrega de produtos ou serviços – como erros de quantidade, formato ou montagem – e planejar com antecedência para resolver esses problemas.

Ainda, se o comprador tem uma demanda muito grande, você pode contratar mais de um fornecedor, evitando sobrecarregar um fornecedor com mais trabalho do que pode lidar, e garantir a entrega no prazo!

Finalmente, definir quais demandas são prioridade, quais você pode lidar em segundo lugar, para organizar a escolha do fornecedor e prazos.

2. Desenvolva um plano de fornecimento

É essencial ter todo o movimento de compras muito bem organizado: qual é o status de cada demanda, qual fornecedor é responsável por cada um, quais são os termos e condições de entrega, etc.

Para fazer isso, utilize soluções tecnológicas que permitam acompanhar cada etapa do processo, gerando um cronograma de abastecimento com todas as informações essenciais para acompanhar o andamento de cada demanda.

Você deve acompanhar as datas das encomendas, as previsões de entrega, os prazos, os fornecedores responsáveis, as condições essenciais de entrega, os serviços adicionais que serão fornecidos na entrega e outras observações que considere necessárias!

Certifique-se de ajustar o cronograma sempre que necessário. Leve em consideração alterações e/ou adições ao pedido e quaisquer outras situações que possam atrasar uma entrega.

3. Conheça os valores de cada fornecedor

É óbvio que os preços e prazos são fundamentais, mas alguns outros pontos também devem influenciar a sua escolha de fornecedor. Ao mapear fornecedores, certifique-se de conhecer todos os aspectos da empresa, não apenas o que eles escolhem para te mostrar.

Tenha tanta informação quanto possível sobre o serviço que cada fornecedor oferece.

É essencial contratar fornecedores cujos valores estão em consonância com os da sua empresa. Aqui, você deve fazer uma pesquisa extensa: o fornecedor tem um alto nível de qualidade que é reconhecido no mercado? Estão envolvidos em processos trabalhistas ou com problemas contratuais? Quais são as políticas sociais da empresa? Como eles lidam com questões ambientais?

Todas essas respostas devem estar de acordo com as políticas da sua empresa, com a imagem que deseja imprimir para seus clientes. Um fornecedor que discorda de seus valores pode causar conflitos não só com você enquanto fazem negócios, mas também com seus clientes, que podem questionar as posições de sua empresa. Não se arrisque!

4. Automatize o relacionamento

Trabalhe sempre com softwares especialmente desenvolvidos para esta fase da cadeia de suprimentos – a transformação tecnológica revolucionou a rotina de todos os setores, incluindo o de compras. Existem opções que permitem monitorar constantemente o desempenho de cada fornecedor, calcular riscos e possíveis atrasos, gerar relatórios, comparar condições e muito mais!

Ao facilitar o relacionamento com os fornecedores, você possibilita uma melhor troca de informações entre as partes, para que as melhorias possam ser implementadas sem muita complicação.

Encontre a melhor opção de fornecedor

Se não existe um fornecedor perfeito, não abra mão de encontrar a melhor opção para suas necessidades, sempre.

Às vezes, a melhor opção é também o menor preço, ou a maior e mais conhecida empresa. Mas, às vezes, o melhor fornecedor é aquele que oferece um preço não tão baixo, mas tem os melhores valores e/ou a equipe mais fácil de lidar.

O segredo aqui é sempre tentar encontrar o equilíbrio entre todas as qualidades que você procura em uma parceria de fornecedores e os itens “não tão bons” que você está disposto a aceitar para fechar o negócio!

Independentemente disso, seguir as dicas listadas neste artigo vai certamente tornar todo o processo de mapeamento de fornecedores mais fácil e muito mais assertivo em sua empresa.

Você tem dicas diferentes para oferecer neste assunto? Deixe-o abaixo na caixa de comentários.

 

Suas compras são realmente eficazes

Recebi as cotações, como compará-las?

As cotações fazem parte do processo de compra de todas as empresas. Como você provavelmente sabe, primeiro vem uma demanda de um dos departamentos da empresa. Em seguida, os fornecedores.

As cotações são utilizadas para que o contratante possa compreender em que condições o fornecedor irá trabalhar, o preço cobrado pelo produto ou serviço, os prazos, as especificações técnicas de entrega, os métodos de pagamento e muito mais.

É através das cotações que o departamento de compras escolhe o fornecedor. Embora pareça um processo muito simples, as cotações têm algumas peculiaridades que podem fazer toda a diferença no preço final do produto ou serviço.

É muito importante aprender a comparar cotações, saber quais informações são relevantes e como você pode colocar fornecedores em concorrência. O estágio de cotações é um dos primeiros passos no processo de compra, e um dos mais importantes para o sucesso da compra!

Confira!

Outro fornecedor, outra cotação

Cada fornecedor apresenta suas cotações em seu próprio formato. Isso significa que o departamento de compras de sua empresa receberá centenas de cotações diferentes para o mesmo produto ou serviço, que nem sempre vão conter as mesmas informações ou estarão nas mesmas condições.

Alguns fornecedores, por exemplo, incluem o custo de transporte de mercadorias na cotação; outros permitem ao cliente buscar os produtos diretamente na fábrica ou no distribuidor. Alguns oferecem preços baixos, mas determinam quantidades mínimas para garantir esse valor; outros trabalham sempre com o mesmo preço fixo, mas oferecem outras condições vantajosas.

Devido a essas distinções, é crucial saber o que verificar para comparar cotações. Separamos alguns pontos que você não pode deixar de verificar em uma cotação, e que são critérios de escolha entre os fornecedores:

Especificações técnicas

Verifique sempre as especificações técnicas da cotação. Isso inclui todas as informações sobre o produto, como peso, cor, tamanho e outros dados. É importante que a cotação especifique as condições em que o produto chegará na entrega, montado ou desmontado, e se o fornecedor oferece ferramentas e equipe para montagem, por exemplo.

Unidade e embalagem

Falando em condições, é fundamental verificar as especificações de unidade e embalagem. Alguns produtos são comprados em grandes quantidades, como pequenas peças avulsas, ferramentas, parafusos, pregos. Outros são comprados apenas em caso de necessidade ou em pequenas quantidades, motores por exemplo. A cotação deve especificar em qual unidade o produto será comprado (por exemplo, em libras ou quilos, centenas ou milhares), bem como a embalagem na qual será entregue.

A embalagem é muito importante porque tem uma influência direta sobre o preço! Alguns insumos são transportados em caixas de paletes de madeira, outros em sacos de plástico com plástico bolha ou pedaços de espuma para proteção, e isso faz toda a diferença no preço final.

O transporte também deve ser avaliado. O frete aéreo é mais rápido, porém mais caro, enquanto o transporte rodoviário ou ferroviário podem ser mais baratos, apesar dos maiores riscos de acidentes e de um prazo mais longo. O transporte por navios envolve tarifas portuárias, além do tempo de carga e descarga, exigindo uma análise completa do preço e prazo estimados.

O que nos leva ao próximo ponto de verificação.

Data limite

O tempo de entrega é talvez a informação mais fundamental da cotação – após o preço final, é claro. O prazo de entrega deve estar alinhado com o que a empresa especifica na ordem de compra, e o fornecedor deve comprometer-se a cumprir esse prazo, salvo circunstâncias extremas, como acidentes ou greves, por exemplo.

Condições de pagamento

Cada fornecedor recebe o pagamento da forma que melhor lhe convém. Alguns oferecem a opção de parcelas com entrada, outros não solicitam pagamento de entrada, outros oferecem descontos para pagamento em dinheiro, e assim por diante. As condições de pagamento devem ser muito bem discriminadas na cotação, uma vez que é um fator primordial para a escolha final do fornecedor!

Validade da proposta

Todas as cotações têm uma data de validade. Atente-se para isso! Certifique-se de que a cotação que lhe foi enviada é válida por tempo suficiente para fazer a compra nessas condições, uma vez que o processo de seleção de preços e fornecedores pode ser um pouco demorado.

Local e condições de entrega

As cotações dos fornecedores geralmente indicam o local de entrega do produto. Pode ser na própria empresa, na fábrica, no armazém do distribuidor, no porto, no aeroporto, na transportadora, na fronteira, enfim. Identifique o local e o que está incluso no preço, por meio das siglas CIF (cost, insurance and freight) para os custos de seguro e frete inclusos e FOB (free on board) para mercadorias que serão retiradas pelo comprador.

Certifique-se de que estas condições de entrega correspondam às necessidades da sua empresa antes de avaliar o preço final!

Diferentes informações

Se duas cotações para o mesmo produto ou serviço apresentarem informações diferentes, a melhor coisa a fazer é destrinchar a cotação, ponto a ponto. Pegue cada categoria que mencionamos acima e monte uma planilha. Em seguida, divida cada cotação nesses pontos, preencha o preço individual de cada um e insira os detalhes conforme eles aparecem.

Por exemplo: se um fornecedor oferece frete grátis e uma taxa para montagem do equipamento, e outro fornecedor considera frete e montagem uma taxa única, você deve inserir essas informações separadamente na tabela, mas adicionar os valores do primeiro fornecedor, para fazer uma comparação correta com o segundo.

Ao fazer isso, você será capaz de comparar cotações que parecem ser completamente diferentes!

Então, você se sente preparado para comparar citações sem perder os pontos centrais? Não se esqueça de desvendar cada cotação, especialmente se houver informações diferentes para comparar. Demora mais tempo do que apenas olhar e comparar os preços finais, mas sua análise torna-se muito mais assertiva, assim como sua escolha de fornecedor.

Você tem maneiras diferentes de analisar e comparar citações? Conte para a gente! Deixe abaixo nos comentários!

Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras

The role of Strategic Force in Procurement 4.0

The advantages of sustainable purchasing and how to implement this concept

Soluparts, uma empresa comercial global

Você também pode deixar a tarefa de comparar orçamentos e escolher os melhores fornecedores com uma empresa especializada em todos os tipos de materiais industriais como a Soluparts.

A Soluparts está apta a oferecer cotações dos fabricantes mais relevantes do mundo – leia uma matéria que mostra nossos diferenciais e saiba como podemos otimizar o dia a dia do seu departamento de compras.

Aproveite e faça um orçamento com a nossa equipe!

How-to-better-manage-your-supply-chain

Por que o setor de compras é tão estratégico?

Por muitos anos, o setor de compras era considerado apenas mais um departamento dentro das empresas, responsável por cumprir as atividades de compras isoladamente, sem conexão com as demais atividades exercidas pela companhia.

Entretanto, os tempos mudaram e o setor passou a ser reconhecido como parte fundamental das organizações, participando ativamente na seleção dos melhores fornecedores, escolha dos menores preços e atuando em conjunto com outros setores envolvidos no processo de produção da empresa.

Em um mundo cada vez mais competitivo, as empresas precisam atuar de maneira estratégica, otimizando ao máximo os processos que interferem diretamente na produtividade e na rentabilidade dos negócios. Cada ação é colocada sob um microscópio, para avaliar a viabilidade dela e o retorno que pode trazer.

Um gerenciamento eficiente do setor de compras pode significar melhorias em diversas áreas, como as vantagens competitivas, o lucro e até a imagem institucional. No artigo de hoje vamos enumerar algumas razões que tornam o setor de compras tão estratégico e importante para o sucesso das empresas.

Acompanhe!

Suprimento das necessidades básicas

O setor de compras é responsável por manter a empresa funcionando. É por meio dele que chegam os materiais de escritório, prestadores de serviços de limpeza e manutenção do espaço, lanches e refeições, computadores, máquinas e equipamentos, aparelhagem de segurança, insumos, peças, todos os itens para o estoque e muito mais.

Sem essas compras a operação simplesmente para, quer dizer, a empresa não consegue trabalhar sem que essas condições estejam em pleno funcionamento. Por isso, a primeira grande importância do setor de compras é essa: fazer a empresa funcionar. Sem ele nada existirá, nenhum negócio será fechado, não haverá lucro, postos de trabalho ou demanda de produção.

Redução de custos e otimização do tempo

Quando o assunto é corte de gastos e redução de despesas, o gerenciamento eficaz do departamento de pode garantir resultados muito positivos – seja garantindo os melhores preços no processo de compras, seja aperfeiçoando a atuação do setor.

Com a tecnologia presente no setor de compras, há redução de despesas por conta de melhor estrutura e organização na realização do trabalho e, ainda, pela otimização de tempo e processos.

Dessa forma, sobra tempo para funções mais complexas e estratégicas que tornarão o setor de compras mais eficiente, gerando melhores resultados para toda a organização.

Maximização dos lucros

As estratégias adotadas no processo de compras e aquisições são fundamentais para o sucesso financeiro da empresa, já que compras verdadeiramente eficientes garantem melhores resultados.

Além disso, menores preços em compras impactam diretamente o preço final do produto, ampliando as vantagens competitivas da empresa. Por isso, a estratégia de avaliação e negociação de fornecedores deve estar em sintonia com os objetivos da empresa, para que seja possível projetar margens de lucro e estabelecer metas atingíveis.

Imagem institucional

O setor de compras pode, inclusive, melhorar a imagem institucional da empresa ao optar por parcerias com fornecedores de renome e evitando associação com organizações envolvidas em polêmicas – por isso é tão importante o correto mapeamento de fornecedores.

Com isso, a relação entre a empresa e os clientes é fortalecida, criando um relacionamento de confiança baseado na missão e nos valores que a empresa defende. Como consequência, novos clientes podem ser atraídos por essa imagem, representando novos horizontes de negócio para a empresa.

Custo de produção

São inúmeras as variáveis que interferem no custo final da produção. Uma delas é o controle de estoque – evitando altos custos de manutenção, compras desorganizadas e despesas exorbitantes com pessoal.

Ao considerar as necessidades de estoque da empresa, o setor de compras age de forma preventiva, fazendo as compras antes do surgimento das demandas, tendo como base algumas previsões de uso.

Dessa forma, as compras em caráter de urgência são reduzidas, dando margem para a negociação de preços mais baixos, reduzindo as despesas com o estoque e o custo total de produção. É uma relação de ganho para os departamentos e para a empresa como um todo!

Cada vez mais, o setor de compras atua de maneira conjunta com diversos outros setores, tornando-se estratégico para a cadeia de produção da empresa  e colaborando para melhores resultados empresariais.

Como o setor de compras é visto na sua empresa? Você conhece outros pontos que o tornam tão relevante para o sucesso de uma organização? Conte para nós, nos comentários abaixo!

 

Como fazer um bom pedido de compra

Como monitorar o desempenho dos seus fornecedores

A contratação de um fornecedor envolve várias etapas. A primeira delas é a pesquisa, na qual são avaliadas todas as opções de fornecedores, seguida pela elaboração e assinatura de um contrato.

No contrato, a sua empresa estabelece todas as condições para a prestação de serviço ou aquisição de produto: os preços e condições de pagamento, os prazos e as condições de entrega e outros pormenores são acordados nesse contrato, e o cumprimento dele é parte vital do relacionamento entre empresa e fornecedor.

Entretanto, para além do contrato, é fundamental manter-se atento ao desempenho dos fornecedores em todas as etapas em que estão envolvidos. Esse monitoramento nem sempre é realizado, principalmente porque os gestores não sabem ao certo o que devem acompanhar. A qualidade dos produtos nas entregas, os atrasos e problemas e até mesmo a pró-atividade do fornecedor são pontos que podem ser medidos e avaliados, por exemplo.

Confira alguns critérios que você precisa acompanhar no desempenho dos seus fornecedores, e qual a melhor maneira de avaliar cada um deles:

Critérios de qualidade

É de suma importância estabelecer e manter padrões de qualidade alinhados entre a sua empresa e cada um dos fornecedores. Para isso, monitorar a qualidade serviços prestados é fundamental. Afinal, se o monitoramento não ocorre, o fornecedor não tem meios para saber se os padrões de qualidade estão alinhados, se a empresa está satisfeita e se existe a possibilidade do rompimento das relações com o cliente.

Um critério de qualidade muito importante de acompanhar é a quantidade de itens que são rejeitados por entrega. Esse índice diz muito sobre a preocupação do fornecedor em garantir que as entregas sejam efetuadas de acordo com o pedido do cliente.  

Para checar esse critério, as empresas costumam medir a qualidade em PPM, partes por milhão, fazendo uma escala de quantas PPM foram entregues danificadas ou foram rejeitadas. A empresa deve definir uma taxa aceitável de problemas na qualidade de cada tipo de entrega, e utilizar esse padrão para avaliar o desempenho de cada um dos fornecedores.

Além de monitorá-los, é importante ter esses padrões registrados e deixá-los claros no momento da contratação dos fornecedores. Assim, o fornecedor que desrespeitar as normas de qualidade da empresa deverá ser penalizado e até excluído da lista de prestadores de serviço, a depender da extensão da situação.

Critérios de desempenho

Outro grupo de critérios que devem ser avaliados são os relacionados ao desempenho das entregas. Ao fechar um contrato, são definidas as datas em que os produtos devem ser entregues ou os serviços prestados, e elas devem ser seguidas à risca.

Entretanto, em geral as empresas estabelecem um “desvio padrão” da data exata acordada, de cerca de 1 dia antes e 1 dia depois, e as entregas realizadas nessa margem ainda são consideradas corretas. Esse desvio existe para antecipar possíveis intercorrências na entrega, e uma margem de erro também é estabelecida para quantidades não entregues – cerca de 10% do pedido total.

Evidentemente, o cenário ideal seria a entrega ser efetuada na data acordada, na quantidade correta e sem danos ou peças rejeitadas. No caso de serviços, o ideal seria que eles fossem prestados dentro do prazo contratado, sem a necessidade de extensão ou contratação de serviços adicionais que não foram previstos.

Porém, sabemos que incidentes podem acontecer, e por isso o estabelecimento de um desvio aceitável é a melhor maneira de monitorar o desempenho dos seus fornecedores. Assim, mantenha um controle rígido sobre o respeito às datas e quantidades, resguardando a margem aceitável de erros, e atribua notas para cada fornecedor nesses quesitos.

Em uma escala de 0 a 10, por exemplo, um fornecedor só atingiria nota 10 se as suas entregas combinassem perfeitamente os três quesitos: prazo, condições e quantidade adequada.

Outros critérios de avaliação

Também é possível avaliar o desempenho do fornecedor através da postura dele em algumas frentes de negociação. Avalie se o fornecedor se mostra aberto para reduzir custos com base nas suas propostas e se flexibiliza as condições de pagamento. Isso mostra o desejo do fornecedor de manter um relacionamento duradouro com a sua empresa.

Outra opção possível é avaliar a transparência do fornecedor, no sentido de disponibilizar contatos de clientes com os quais que você pode buscar referências, além de dados como o envolvimento da empresa em processos trabalhistas e ações judiciais, por exemplo. Isso diz da idoneidade da companhia, e a sua empresa só tem a ganhar fazendo um trabalho de checagem total das organizações às quais se une.

A análise do desempenho dos fornecedores

Após avaliar o desempenho dos fornecedores, atribuindo notas e fazendo as observações necessárias, é importante analisar esses dados. Para fornecedores que prestam o mesmo tipo de serviço, é interessante traçar um comparativo entre as notas e observações, e assim decidir sobre a permanência de ambos ou dar preferência para um deles.

Para todos os fornecedores, é importante avaliar a viabilidade de mantê-los no quadro da empresa. Se um fornecedor não demonstra um desempenho condizente com os padrões da empresa, vale a pena agendar uma reunião e rever os termos dessa parceria, e até mesmo considerar o cancelamento do contrato.

Oferecer feedbacks constantes é a melhor forma de repassar essas avaliações aos fornecedores, permitindo que eles façam melhorias em seus processos internos e estejam sempre atentos ao relacionamento com a sua empresa. Assim, é possível evitar situações extremas de insatisfação entre as partes.

Essas avaliações também são uma ótima forma de analisar o funcionamento dos processos envolvidos na gestão de suprimentos da sua empresa, e encontrar brechas e pontos problemáticos. Desse modo, a empresa sai ganhando não apenas por manter os melhores fornecedores contratados, mas também por testar e otimizar constantemente os processos e métodos de gestão.

De que forma você monitora o desempenho dos fornecedores na sua empresa? Além de manter arquivos com esses dados catalogados, também é possível utilizar sistemas automatizados e até mesmo planilhas conjuntas para agrupar os dados e analisar a performance de cada fornecedor.

Esperamos que você tenha aprendido um pouco mais sobre a importância e as diferentes formas de mensurar o desempenho dos fornecedores que você contrata. Compartilhe este artigo e ajude mais colegas a melhorar o relacionamento com os fornecedores!