El contexto actual requiere respuestas más rápidas de las empresas y de sus empleados a los desafíos. La entrega tardía de material indirecto, por ejemplo, puede generar una serie de problemas dentro de la cadena de operaciones, impactando la productividad y el retorno financiero.

Para intentar dar respuesta a estas demandas, la metodología Agile (también conocida como “metodología ágil”) se vuelve fundamental. En este texto, hablaremos sobre los principales conceptos del pensamiento ágil y daremos algunos consejos sobre cómo implementarlo en el sector de compras.

¿Qué es la mentalidad ágil?

Vivimos una época de muchos cambios y hay muchos casos para ejemplificarlos: en el campo de la tecnología, se han desarrollado extensas redes de comunicación que permiten la interacción instantánea entre individuos en diferentes partes del mundo. En la economía, hemos visto que las cadenas de suministro se globalizan, influyen y cambian procesos que involucran a una serie de stakeholders (proveedores, compradores, empresas de logística, entre otros).

Son muchos los expertos y académicos que buscan conceptualizar lo que vivimos en el mundo moderno. Un ejemplo es el término VUCA, creado por el ejército estadounidense para definir escenarios y contextos de guerra, que ha llegado a ser utilizado por el mercado.

En resumen, VUCA es un acrónimo en inglés compuesto por la primera letra de las siguientes palabras: Volatility (volatilidad), Uncertainty (incertidumbre), Complexity (complejidad) y Ambiguity (ambigüedad).

Más recientemente, extrapolando y ampliando este concepto, también se introdujo el término MUVUCA, con la adición de dos nuevos elementos: – Significativo (todas las acciones comienzan a aparecer en función de un propósito, el resultado de la búsqueda de un sentido para la vida y el mundo) y Universal (preocupación por el impacto global de lo que hacemos).

Ante estas notables características del mundo actual, es necesario crear estrategias para gestionarlas. Es en este contexto que surge la metodología ágil: proveniente del sector de las Tecnologías de la Información, busca reducir la rigidez de los procesos y procedimientos de las organizaciones tradicionales, fomentando entregas más pequeñas y rápidas, revisiones constantes y trabajo colaborativo. Si  quieres comprender más sobre esto, lee nuestro artículo sobre Agile Supply Chain.

Aunque surgió en la industria de las TI, el conjunto de principios y procesos que componen la metodología Agile comenzó a ser utilizado por diferentes tipos de departamentos y organizaciones. En el caso específico del área de compras, este pensamiento es incorporado como  alternativa al modelo tradicional de adquisiciones.

Es importante enfatizar que la adopción del pensamiento ágil no es una tarea fácil, requiere cambios organizacionales y la voluntad de cambio de los empleados. El uso de esta metodología también depende mucho del contexto, pero hay algunos temas que pueden considerarse centrales en todas las situaciones:

1- La satisfacción del consumidor / cliente es el elemento principal: máxima prioridad, con un enfoque en que las entregas se realicen correctamente y en poco tiempo. Este cliente o consumidor puede ser pensado en muchos contextos: en el caso de la compra de materiales indirectos, por ejemplo, se refiere a la empresa que necesita una pieza para continuar su producción.

2- El cambio como oportunidad: esta forma de afrontar los retos es siempre importante, independientemente del contexto en el que se produzca el cambio, contribuyendo a incrementar las ventajas competitivas y la satisfacción de los clientes atendidos: el enfoque ahora está en cómo resolver un problema, y no en el problema en si.

3- Rapidez y valor van de la mano: en cortos periodos de tiempo se deben realizar entregas de alto valor añadido, tangibles o intangibles. Estos entregables pueden ser productos o servicios resultantes de un proceso o proyecto, que deben revisarse periódicamente con actualizaciones. Aquí, “valor” puede entenderse como la opinión (o expectativa) del cliente de los beneficios y sacrificios en relación con lo que se ofrece.

4- Colaboración superando conflictos: los miembros de un proyecto deben desarrollar la mentalidad de equipo, para garantizar la transparencia de la comunicación y el compromiso compartido para garantizar el éxito.

5- Poder para las personas: los proyectos son construidos y dirigidos por personas y equipos comprometidos. Es decir, se les debe dar las herramientas y condiciones de trabajo necesarias para tener éxito y completar las tareas asignadas. Soluparts ya entiende y aplica este concepto desde su creación, y él se refleja en nuestro propósito: Empowering Buyers (empoderamiento de los socios compradores), máxima que refuerza el enfoque de la compañía en la satisfacción del cliente.

6- Centrarse en lo interpersonal: la comunicación cara a cara es la forma más eficaz de compartir información entre equipos. Trabajar con la inteligencia emocional y cultural del equipo puede ser muy relevante en este caso.

7- Valores y resultados demostrables deben guiar cada proyecto: las entregas que cumplen o superan las expectativas en términos de precisión y valor (tangible e intangible) se convierten en referencias útiles para iniciativas y proyectos futuros.

8- Mantener las actividades estables y sostenibles: si bien la entrega de valor es una prioridad, los procesos deben desarrollarse y optimizarse desde una perspectiva sostenible para asegurar que todos se involucren de manera estable, sin sorpresas que obstaculicen la toma de decisiones.

9- La mejora continua asegura la agilidad: los procesos deben ser cada vez más eficientes mediante cambios regulares.

10- La sencillez es un elemento fundamental: maximizar los rendimientos utilizando los menores recursos posibles.

11- Los equipos autogestionados tienen más éxito: los mejores resultados provienen de equipos ágiles que son capaces de organizarse por sí mismos.

12- Siempre hay margen para mejorar: reevaluar los procesos y realizar los cambios necesarios para lograr una mayor eficiencia y eficacia son siempre bienvenidos.

Los principios mostrados anteriormente se basan en el Manifiesto Ágil, que a su vez es la base de la mentalidad y todas las metodologías ágiles en todo el mundo. Estos principios fueron diseñados y acuñados por Agile Alliance, una organización global sin fines de lucro comprometida con apoyar a las personas que exploran y aplican valores, principios y prácticas ágiles para hacer que el desarrollo de soluciones y proyectos sea más efectivo, humano y sostenible.

Esta alianza fue creada por un grupo de 17 desarrolladores de software que, en una reunión en Utah, EE. UU., del 11 al 13 de febrero de 2001, crearon el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. Lea más sobre el Manifiesto y sus principios en el sitio web oficial de la alianza.

El uso del pensamiento ágil en el sector de compras

A diferencia de los modelos tradicionales, que se enfocan en la reducción de costos, el pensamiento ágil en las compras busca generar valor al respaldar los objetivos y las necesidades comerciales de la organización. Teniendo en cuenta algunos aspectos cruciales del sector de compras, es posible plantear las principales diferencias entre las formas de compra tradicionales y ágiles:

Entregas:

En lugar de una planificación y documentación fija y extensa, con la metodología ágil, se valora una posición más receptiva, objetiva e iterativa, atenta a las necesidades reales del momento. Por lo tanto, identificar las prioridades se vuelve muy importante para los empleados de compras.

Contratos:

El enfoque debe estar en términos más colaborativos, además de relaciones más sólidas con los proveedores y un enfoque en el éxito compartido (cuestionando la competitividad y rigidez presentes en los contratos de formato tradicional). Obtenga más información sobre el tema.

Cadenas de suministro:

Iterativo y receptivo, en otras palabras, los proveedores pueden cambiarse después de una ronda de trabajo, según lo requieran las circunstancias cambiantes. Sobre este tema, consulte el artículo que hemos elaborado específicamente sobre la aplicación de la metodología ágil en el contexto de las cadenas de suministro.

4 pasos para agilizar hoy su departamento de compras

A continuación, se muestran algunas formas de agilizar su proceso de compra:

1- Reuniones diarias al inicio de la jornada laboral: con una duración de entre 15 y 30 minutos, estas reuniones ayudan a establecer las tareas del día, fomentando la colaboración entre los miembros del equipo para resolver posibles problemas. En muchas empresas, para fomentar la agilidad, se propone que los participantes permanezcan de pie;

2- Aplicar la noción de sprints, que serían pequeños proyectos o fragmentos de proyectos, secuencias de trabajo iterativo (con repetición de acciones) para tener una noción más compartimentada del todo, agilizando posibles reevaluaciones y cambios en la ruta de adquisición;

3- Definición de prioridades: ante cambios frecuentes dentro de la empresa, establecer prioridades y revisarlas periódicamente ayuda a agilizar el proceso de compra;

4- Uso de softwares que ayudan en la gestión ágil: la tecnología puede ayudar a centralizar los datos relacionados al sector de compra, además de facilitar la comunicación y la alineación entre equipos dispersos. Existe una serie de programas orientados a la aplicación de la metodología ágil en las empresas.

Conclusión:

En este artículo mostramos cómo la metodología ágil puede ayudar a optimizar los proyectos y procesos de los departamentos de compras. A pesar de que se originó para satisfacer las demandas del desarrollo de software, muchas áreas comerciales han adoptado estas pautas, lo que se traduce en más eficacia y eficiencia. Responder rápidamente a los cambios del mercado se ha convertido en una ventaja competitiva.

El departamento de compras tiene mucho que aprender de las metodologías ágiles, pero para eso es necesario asegurarse de que su cultura organizacional y los profesionales del área sean flexibles y resilientes. Para ayudarlo a optimizar su departamento de compras, sugerimos las siguientes lecturas:

Resolviendo los 5 principales problemas del departamento de compras

4 formas de mejorar la gestión de compras indirectas de materiales

Abastecimiento estratégico: mejorar el proceso de compra

El papel de las Fuerzas Estratégicas en Adquisiciones 4.0

Otra forma de agilizar las actividades de su departamento de compras, es contar con una empresa especializada en la búsqueda de repuestos (MRO) de más de 15000 marcas en cualquier parte del mundo, como Soluparts.

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En el actual momento de crisis económica que atraviesa el mundo, el área de compras está pasando por varios desafíos.

Entre ellas figuran la creciente presión para reducir los costos y optimizar el rendimiento financiero y operacional, la creciente complejidad y volumen de los contratos que deben gestionarse, la necesidad de automatizar los procesos relacionados con esta esfera y la aparición de nuevos requisitos reglamentarios.

Estos factores hacen que sea esencial que los procesos de adquisición y contratación hablen muy estrechamente. Esta declaración, hecha por el  Chartered Institute of Procurement and Supply, deja clara la relevancia de esta cuestión para las organizaciones.

Además, este escenario requiere que el profesional de compras desarrolle cada vez más determinadas soft skills (como el pensamiento estratégico, anlitico, buen sentido común, inteligencia cultural y emocional) para gestionar las demandas relacionadas con la gestión de contratos.

En este texto, discutiremos los beneficios de la gestión de contratos en el sector compras, y presentaremos estrategias sobre como adoptarla con éxito en el día a día de su empresa.

La importancia de la gestión de contratos en compras

En resumen, el proceso de gestión de contratos puede entenderse como la interacción entre proveedores y compradores que garantiza el cumplimiento de las obligaciones (de ambas partes) en una relación de compra.

Hay cinco puntos esenciales que deben considerarse en este proceso, ya sea en el sector de las compras o en cualquier otro:

1. Bienes y servicios: dejar bien descrito lo que será suministrado por el proveedor, evitando ruidos de interpretación;
2. Precios y pagos: definir cuáles son los costos de cada producto o servicio, cómo y cuándo se pagará y cuáles son las penalizaciones en caso de retrasos;
3. Confidencialidad e información propietaria: decidir quién será el propietario de la propiedad intelectual si algo se ha desarrollado en asociación. Además, en el caso de la información que no puede ser revelada, es esencial que haya cláusulas de confidencialidad para proteger a la empresa que la posee, de la mejor manera posible, contra las filtraciones;
4. Descargo de responsabilidad: Limitar la capacidad de la otra parte para presentar una demanda y recuperar los posibles daños – ver más detalles sobre este tema en los Incoterms 2020;
5. Violación e incumplimiento de contrato: establecer las condiciones si ninguna de las partes decide rescindir el contrato.

Además, según el artículo del Purchasing and Procurement Center, el proceso de gestión de contratos incluye los siguientes pasos:

• Gestionar la prestación de servicios para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos;
• Establecer una relación fructífera entre los proveedores y los compradores;
• Gestionar el contrato en sí, asegurando que las cláusulas sean fieles a la negociación y respetadas por todos. Asegúrate de que las actividades de compra siguen lo que se ha acordado;
• Busca mejoras, aumentando así la eficiencia y la rentabilidad;
• Aplicar los cambios cuando sea necesario, ya que en los contratos a largo plazo, los cambios relativos a las actividades, las solicitudes y los productos disponibles son comunes.

También hay que adoptar estrategias que ayuden a mejorar la gestión de los contratos en las compras:

Centralizar las informaciones

El uso de un softwares de gestión de contratos para el archivo organizado de la información es una gran opción, ya que permite tener un único depósito de documentos relacionados. Si esta gestión la realizan diferentes áreas (Compras y Jurídica), es importante asegurar la coordinación y la comunicación entre ellas.

Promover las auditorías

Es fundamental para mejorar el rendimiento de los proveedores (puntualidad, controles de calidad, precios y calendarios de pago) garantizar que la organización actúe de conformidad con las normas y reglamentos definidos; vea los beneficios del cumplimiento en compras.

Mejorar la gestión de riesgos

Los retrasos en las entregas, los pagos atrasados y los recuentos de inventario erróneos, entre otros riesgos, pueden evitarse si hay una gestión eficiente del contrato con el proveedor.

Consejo práctico para la gestión de contratos: preparar checklists

La realización de checklists es una forma eficaz de describir los aspectos y las buenas prácticas relacionados con la gestión de contratos. El uso del checklist puede dividirse en tres columnas, contemplando las actividades a realizar, los interesados que participan y la frecuencia con que se realizan (utilice la periodicidad que tenga más sentido para su rutina de trabajo: diaria, quincenal, mensual, semestral, anual, al comienzo o al final del contrato).

Con el fin de optimizar el tiempo de compra y hacer la lista de actividades más organizada, lo ideal sería dividirlas en cuatro bloques principales. A continuación se presentan los temas y algunas sugerencias de tareas a contemplar en el checklist:

1. Planificación y preparación

Definición de políticas y procedimientos para la gestión de contratos (por ejemplo, establecer las responsabilidades de las partes, evaluar la necesidad de capacitación del equipo, crear un plan de acción y enumerar los posibles riesgos).

2. Período previo al contrato

Fase posterior a la negociación, en la que se revisa de nuevo el documento para detectar posibles errores, evitando riesgos para la empresa. Además, en esta etapa es importante asegurar que los documentos relacionados con el contrato sean coherentes y que todas las partes reciban las versiones actualizadas.

3. Período de contrato

Se refiere al momento donde el contrato está activo. Se debe prestar atención a su optimización y a la detección de tendencias y oportunidades para futuros contratos. Es importante que los documentos se encuentren en los instrumentos de gestión y que su ejecución se supervise mediante indicadores de rendimiento.

4. Período posterior al contrato

Es la etapa donde contrato ya no está activo, considera las tareas relacionadas con su cierre y la preparación de los informes de evaluación final.

Conclusión

En este texto hemos traído algunos aspectos relacionados con la gestión de contratos en el área de compras (su importancia, estrategias y consejos prácticos para adoptarlos), que ayuda al departamento de compras a promover la optimización operativa y financiera de su sector.

El profesional de compras debe estar atento a las estrategias que garanticen los mejores productos y servicios por un precio justo, con el cumplimiento de las responsabilidades formalizadas durante la contratación.

Soluparts ofrece Contrato de Compra Anual. Con él, el cliente garantiza los precios cotizados por un año – a partir de la firma del documento – y solamente necesita enviar la orden de compra de la pieza deseada cuando la necesite, aumentando la productividad, reduciendo los costos y optimizando el tiempo del profesional del área.

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Los cambios observados en los últimos decenios en la economía mundial han planteado una serie de problemas a las organizaciones. Con un mundo más conectado y una economía globalizada, la gestión intercultural se ha convertido en una dimensión importante en la que deben trabajar las empresas que se ocupan de los públicos de otros lugares (consumidores, proveedores, empleados, entre otros).

¿Pero qué es la cultura, de todos modos?

La cultura puede entenderse, en resumen, como el conjunto de valores, creencias y hábitos de un grupo determinado en un contexto específico. Refleja lo que consideramos normal, presente en nuestras interacciones diarias y, muchas veces, sólo nos damos cuenta de su relevancia cuando dejamos entornos familiares, lo que hace que la Inteligencia Cultural en las compras sea un factor muy importante.

Y no necesitamos ir muy lejos para confirmarlo. Cuando se viaja a otra ciudad, ¿no es posible notar diferencias en las costumbres de sus habitantes (comida, formas de ocio, horarios de expediciones, saludos, expresiones)? Estos elementos pueden suponer un reto para quienes se insertan en un nuevo contexto, dependiendo de la distancia entre las culturas implicadas.

En el caso mencionado, el lenguaje no sería una gran dificultad (sólo algunas expresiones no se entenderían). Ya en un contexto internacional, ocuparse de este importante elemento cultural resulta crucial para garantizar el éxito de la comunicación y las negociaciones. Por ejemplo, el crecimiento y la expansión en los últimos decenios del mercado asiático en la economía mundial ha planteado retos a quienes tratan con empresas de esos países.

La cultura en el mundo corporativo

En el contexto empresarial, los ejemplos sobre esta cuestión son diversos: probablemente, al trabajar con colegas de otras nacionalidades, ya se han encontrado algunas dificultades. Al enviar un correo electrónico, por ejemplo, puede que se haya preocupado por asegurar que no hubiera ruido de comunicación (un saludo más informal podría entenderse como una actitud tosca, o un escrito menos directo causaría dificultades de interpretación).

En una reunión cara a cara con un cliente, ¿necesitas prestar atención a comportarse en línea con el espacio donde estaba? Por ejemplo, ¿era costumbre en el lugar que la gente se levantara para saludar a alguien? ¿El ambiente de la reunión fue más relajado o los participantes fueron directamente a los temas de la agenda, sin dar espacio a otros tipos de interacción?

Estas situaciones ayudan a resaltar la importancia de comprender las diferencias entre los grupos. Así pues, la gestión de la diversidad cultural se convierte en una actividad recurrente en las organizaciones. Y esta diversidad puede entenderse en múltiples dimensiones: ya sea para tratar con empleados en diferentes lugares, pero también para los departamentos de una empresa situados en el mismo espacio que tienen características culturales particulares.

También existe una preocupación en el mercado y en los estudios académicos de la zona por comprender las cuestiones relacionadas con la diversidad cultural. Según las encuestas de la Escuela de Negocios de Harvard, las empresas con equipos diversos tuvieron un crecimiento del 77% en el compromiso de los empleados. Además, cuando se reconoce y valora la diversidad, hay una disminución del 50% de los conflictos.

Para hacer frente a estos desafíos, el concepto de Inteligencia Cultural (IC) ha sido utilizado por los profesionales del área. En este artículo, presentaremos lo que es el CI y discutiremos su valor en todas las áreas de las empresas (incluyendo el sector de compras), dando consejos sobre como adquirir esta habilidad.

¿Qué es la Inteligencia Cultural?

Diferentes expertos discuten la importancia de la Inteligencia Cultural en el entorno organizativo. Tom Verghese, consultor en el área, define la Inteligencia Cultural como la habilidad de trabajar eficientemente entre culturas, facilitando las interacciones y promoviendo entendimiento sobre los comportamientos, valores y actitudes de las personas desde otras perspectivas culturales.

Para los Verghese, la Inteligencia Cultural se compone de cuatro dimensiones:

1. Objetivo: el interés y la motivación para adaptarse a un contexto multicultural, ya sea por cuestiones intrínsecas (estar involucrado en un trabajo significativo, por ejemplo) o extrínsecas (rendimiento financiero), con el objetivo de comprender otras culturas, normas y comportamientos.

2. Conocimiento: comprender las similitudes y diferencias entre las diferentes culturas y las particularidades de cada contexto.

3. Estrategia: capacidad de planificar interacciones multiculturales, aplicando los conocimientos adquiridos previamente.

4. Habilidades: aplicar en situaciones de comunicación (verbales y no verbales) el repertorio obtenido y adaptarlo según el momento.

En un artículo publicado para el portal de la revista Exame, Sofía Esteves, presidenta de la junta del grupo Cia. de Talentos, habla de los factores relacionados con la Inteligencia Cultural: motivacionales, cognitivos, metacognitivos y conductuales. Estos elementos se presentan en diferentes categorías a efectos conceptuales, pero dialogan entre sí en situaciones prácticas.

Motivación

El factor de motivación está relacionado con la voluntad de conocer y tratar las diferencias, con el interés en aprender cosas nuevas, estar abierto a comprenderlas y aceptarlas, aunque representen valores diferentes a los suyos.

Cognitivo

Lo cognitivo se refiere al respeto de las normas de otra cultura, es decir, a comportarse en estos espacios de acuerdo con las normas sociales del grupo.

Metacognitivo

El metacognitivo está relacionado con la “capacidad de conciencia transcultural” y la capacidad de “interpretación de textos”, es decir, de comprender la cultura del otro a partir de la propia, de aprender a leer atentamente, de absorber el mensaje transmitido y de cuestionar cuando algo no está claro.

Comportamental

Por último, el factor de comportamental es nuestra capacidad de respetar y adaptarnos a la otra cultura. Como ya hemos comentado, las muestras de afecto en diferentes contextos culturales pueden tener múltiples significados: un fuerte apretón de manos puede entenderse como un símbolo de confianza o falta de respeto, dependiendo de dónde se encuentre.

Según un artículo publicado en la  Harvard Business Review, existe un diálogo entre la inteligencia emocional y la inteligencia cultural: la primera está relacionada con lo que nos hace humanos y, al mismo tiempo, diferentes el uno del otro. La segunda se refiere a la detección de elementos en el comportamiento de una persona o grupo y a la comprobación de si son ciertos para todas las personas/grupos o peculiares de estos individuos.

Es decir, si serían universales o no en comparación con otras realidades. En otras palabras: cuando nos sorprende la actitud de un compañero de trabajo que vive en otro lugar, es posible observar si está relacionada con la personalidad de la persona o con el comportamiento común del grupo. Esta construcción de valores y hábitos entre la gente, son crucial para entenderlos.

Inteligencia cultural en el área de compras

En los últimos años, la Inteligencia Cultural se ha convertido en una habilidad a desarrollar por todos los empleados de la empresa. Como ya se ha comentado, es importante en la gestión de equipos interculturales en diferentes países, pero también es válido para reducir las tensiones culturales entre las áreas de una organización ubicada en el mismo lugar.

Por ejemplo, en los proyectos en los que intervienen participantes de diferentes áreas, existe el reto de comprender la cultura de cada uno, permitiendo la alineación de los empleados. Los equipos de tecnología de la información tienen algunas características diferentes de los profesionales de las empresas, mientras que el departamento de compras tiene un ritmo diferente del área jurídica. Comprender estas diferencias es fundamental para el éxito de la empresa.

TMA World, una empresa consultora especializada en Desarrollo y Aprendizaje, centrada en la capacitación de equipos interculturales, enumera las razones por las que es importante ocuparse de la Inteligencia Cultural en el contexto de las organizaciones y sus diferentes áreas (entre ellas, el sector de compras):

1. IC ayuda a desarrollar una profunda comprensión de los estilos de trabajo en otras culturas, generando tolerancia, confianza y comprensión entre los empleados. Las diferencias culturales se convierten en puntos fuertes en la resolución de problemas, mientras que una mayor colaboración genera la capacidad de responder más rápidamente a los cambios del mercado;
2. Los directivos que trabajan con equipos en la línea de producción, con diferentes grados de educación, deben tratar la dimensión cultural con cuidado, ya que puede ser relevante para asegurarla participación de estos empleados. La alta dirección de la empresa también debe prestar atención a los desafíos que enfrentan quienes administran estas áreas;
3. Los socios locales, los clientes y los sectores subcontratados se acercarán, y la inteligencia cultural ya no será un obstáculo para el éxito debido a sus diferencias;
4. El IC también es importante en el contexto de los mercados emergentes, debido a las diferencias en los estilos de gestión y las expectativas creadas. En algunas situaciones, estos mercados pueden lograr el éxito en sus operaciones sin tener que seguir necesariamente todos los protocolos definidos por las empresas del país de origen.
5. Un individuo culturalmente inteligente gana confianza. Al asimilarse a una cultura local, sumergiéndose en sus costumbres y reflejando los gestos de la gente a su alrededor, uno se vuelve más empático, siempre y cuando la inmersión en la otra cultura sea genuina;
6. Los líderes con sensibilidad cultural son mejores administradores, capaces de resolver conflictos, incluso en las negociaciones, de manera más eficiente, y de comprender más claramente la dinámica de los grupos multiculturales;
7. La capacitación sobre el tema es crucial para los empleados y sus familias que se trasladan de un país a otro para trabajar en una sucursal de la empresa, reduciendo el choque cultural y haciendo que el individuo sea más eficaz y esté preparado para integrarse en el nuevo lugar de trabajo.
8. El marketing multicultural es importante para todas las áreas de la empresa, ya que entender a sus consumidores y sus necesidades es un elemento esencial del IC, respetando su género, edad, raza, etnia, orientación sexual, entre otros.
9. La conciencia cultural ayuda a las personas a reconocer las áreas de su propia comunicación que pueden ser mejoradas, para hacer más efectiva y agradable su interacción diaria con colegas internacionales -y nacionales-. Además, al desarrollar las habilidades de comunicación, las interacciones del individuo (familia, amigos, vecinos) también mejoran.

Compras internacionales

Cuando hacemos adquisiciones en nuestro país, no se suelen sentir muchas diferencias en términos de cultura. Sin embargo, cuando el sector de compras trata con proveedores de otras naciones, nos damos cuenta de estas cuestiones, lo que nos obliga a pensar globalmente.

Una de las mayores ideas falsas en el proceso de adquisición es que las personas actuarán de manera similar a nosotros, lo que puede generar ruido durante el entendimiento entre las dos partes. Por lo tanto, llevar los conceptos de Inteligencia Cultural al contexto de compra es muy válido.

Para Fabio Hoinaski, director general de IBID – E-procurement, hay una serie de cuestiones que afectan a la buena relación entre personas de diferentes culturas en el proceso de compra:

1. idioma

En el mundo globalizado, el inglés es fundamental para la comunicación; sin embargo, no todos los países tienen la costumbre de utilizarlo con frecuencia, prefiriendo el idioma local. Podemos mencionar a los franceses, que generalmente usan más su lengua materna. También hay naciones que han comenzado a fomentar el aprendizaje del inglés sólo en las últimas décadas, y sigue siendo un desafío interactuar con la mayoría de la población.

Sin embargo, al aprender los términos básicos del idioma local y demostrar que se está haciendo un esfuerzo por hablar en el idioma de su interlocutor, se rompe una barrera y la persona está más abierta a la comunicación y la negociación.

2. Forma de tratamiento entre las personas

Hay culturas en las que las relaciones se caracterizan por una mayor formalidad y jerarquía, sin demostraciones afectivas en público, por ejemplo. Las relaciones de trabajo también cambian: los brasileños desarrollan relaciones más estrechas y amistosas que sus colegas de otras nacionalidades (como los Estados Unidos y Alemania).

También es importante señalar que hay países que presentan una cultura más colectivista, mientras que en otros las personas son más individualistas. Esto define en última instancia la forma en que los equipos interactúan en un entorno de trabajo, con diferentes grados de cooperación entre sus miembros.

3. Zona horaria

Genera diferencias en los horarios de trabajo entre los países y puede dificultar algunos formatos de comunicación, como las videoconferencias y las llamadas telefónicas (cuando un correo electrónico y un mensaje de texto no bastan para alinear un asunto). Citando un caso, al hacer negocios con los países asiáticos, prepárese para hacer frente a una diferencia de once horas de zona horaria, aproximadamente, según la posición en el continente.

4. Historia de un país

Otro punto que debe observarse es la comprensión de como se han constituido los principales valores de un país y como repercuten en la organización del Estado. Los gobiernos nacionalistas, por ejemplo, presentan medidas más proteccionistas, como impuestos y derechos de aduana.

Además, la historia de un país hace que algunas cuestiones (como los episodios de dificultades que enfrenta la población) se conviertan en tabú, y saber si esto existe antes de una conversación es sumamente importante para evitar posibles incomodidades.

5. Plazo de entrega

Las culturas lo abordan de diferentes maneras, y es necesario dejar claro el momento de la realización de una determinada actividad para garantizar la alineación de las expectativas. Hay estudios que demuestran las tasas de productividad de los trabajadores en cada país. A veces, obligar a los empleados a adaptarse al ritmo y a la cultura del país de origen de la organización puede dar lugar a una reducción del compromiso.

6. Leyes y normas comerciales

Comprender como se han estructurado las leyes y las normas arancelarias de un país ayuda a mejorar la comprensión de su cultura, evitando dificultades en los procesos de exportación e importación de productos – en este sentido, le sugerimos que conozca los principales cambios en los Incoterms 2020!

Consejos para trabajar con la Inteligencia Cultural

La inteligencia cultural es muy importante para los negocios diarios. Por lo tanto, enumeramos algunos consejos dados por los expertos que ayudarán en el desarrollo de esta importante habilidad, colaborando positivamente en el desempeño de las actividades del departamento de compras. ¡Continúa!

• Adquiera conocimientos sobre una cultura en la que esté interesado. Leer libros, revistas y noticias, ver películas y series sobre el país, escuchar programas de radio, podcasts. A partir de estos materiales, se pueden observar las reacciones y costumbres de un pueblo, y adquirir vocabulario y expresiones del lenguaje hablado.
• Visite espacios históricos, museos, galerías de arte y lugares donde pueda aprender más sobre otras culturas. Hay varios espacios culturales en todo el mundo que ya ofrecen su colección digitalmente, siendo también una opción interesante. De esta manera, adquirirá un repertorio relevante, que podrá ser utilizado en futuras situaciones de trabajo;
• Al tratar con personas de otros países, observe su lenguaje corporal, gestos y expresiones faciales. Es importante entender mejor las reacciones de la gente, reduciendo el posible ruido;
• Haga siempre un autoanálisis, reflexione sobre sus emociones y comportamientos en estas situaciones de diferencias culturales, descubriendo como puede cambiarlos para tener una mejor interacción (por ejemplo, cambie el tono de su voz y la velocidad del habla para que sea más claro);
• Si es posible, sumérjase en el país que le interesa para comprender mejor su cultura. Aprovechar las vacaciones o los permisos para hacer un curso en el extranjero en otro lugar, y se puede tener una experiencia muy enriquecedora al interactuar con los habitantes;
• Si no puede viajar, aprenda el idioma del país de interés a distancia. Existen varias opciones de sitios y aplicaciones para adquirir este tipo de conocimiento, dirigidas a usuarios de diferentes niveles (básico, intermedio y avanzado), interactuando en algunos casos con profesores internacionales;
• En la interacción, evite reproducir el sentido común y los estereotipos existentes. Es decir, no haga comentarios que de alguna manera generalizan el grupo en el que está insertado (a menudo esta actitud puede entenderse como una señal de falta de respeto a la cultura de su interlocutor);
• Realizar estudios de mercado para detectar las percepciones y comportamientos de los habitantes de una región en la que se va a hacer negocio;
• Busque información sobre el país deseado en las publicaciones de las empresas y organismos gubernamentales. Estos datos suelen estar disponibles y se publican en Internet;
• Si usted es un gerente, lleve a cabo un entrenamiento intercultural con los equipos, ayudando a reducir los choques y haciendo que el individuo sea un profesional más efectivo, preparado, creativo y de mente abierta en su lugar de trabajo, permitiéndole entregar su trabajo sin preocuparse por resolver los posibles ruidos;
• Si es necesario celebrar reuniones virtuales, trate de respetar en la medida de lo posible el horario de trabajo de su interlocutor, demostrando que está atento a esta cuestión. A muchas personas les molesta tener que ampliar su horario de trabajo, ya que pueden tener otros compromisos sociales;
• Estudie las nuevas tecnologías que facilitan su trabajo en el contexto de la gestión intercultural (hablando de ello, compruebe las habilidades esenciales para el profesional en la era digital). Estas nuevas formas de comunicación pueden ser importantes aliados para asegurar la participación de los equipos en diferentes lugares;
• ¡Pregunta! No tengas miedo de cuestionar – respetuosamente – a la gente sobre sus culturas, esta es una manera importante de crear lazos y relaciones, mostrando interés y respeto por los demás.

Sugerencia de la película

El documental “American Industry” (Estados Unidos, 2019, Netflix), ganador del Oscar 2020, informa sobre la entrada de una multinacional china fabricante de vidrios para automóviles en la ciudad de Dayton, Ohio. Se trata de un interesante retrato de los desafíos que se examinan en este texto y un ejercicio para reflexionar sobre la importancia de la Inteligencia Cultural dentro de las organizaciones.

La película muestra que la ciudad estaba en profundas dificultades financieras tras el cierre del patio de producción de una empresa automotriz estadounidense ubicada allí, que garantizaba puestos de trabajo a la población. La llegada de la organización china trae optimismo a todos, sin embargo, su instalación trae una serie de tensiones. Entre ellos, los choques culturales entre los trabajadores americanos y la dirección del país emergente, ya que la relación con la mano de obra es profundamente distinta en ambos países.

Conclusión

En este artículo, hemos visto lo importante que es la Inteligencia Cultural para asegurar la alineación entre individuos en diferentes culturas y situaciones. Ya sea que se trate de diferentes áreas de la organización o de empleados y proveedores de otros estados y países, ser consciente de la cuestión es primordial en nuestros tiempos. Y esto es un desafío para todas las personas de una organización (no sólo los gerentes).

Otro punto importante es contar con un equipo especializado y culturalmente diverso para facilitar las adquisiciones en diferentes contextos culturales. Para eso, cuente con Soluparts.

Nuestros colaboradores, de varias nacionalidades, hablan varios idiomas y muchos han vivido en el extranjero. Por lo tanto, tenemos un equipo experimentado en el trato con diferentes contextos culturales, pudiendo llevar a cabo mejores negociaciones y optimizar su proceso de compras. ¡Solicita uma cotización!

Desde el tiempo dedicado a las reuniones de trabajo, estudios y tiempo dedicado a la familia, son muchas las actividades que compiten por nuestra atención durante el día. Y, casi siempre, terminamos con la sensación de que las 24 horas no son suficientes para dar cuenta de todos los compromisos.

Por ello, el economista Daniel Hamermesh, en su libro Spending Time: the most valuable resource, define el tiempo como el bien más escaso de la actualidad.

Va más allá, afirmando que incluso si conseguimos ganar algo de tiempo viviendo cerca del trabajo o contratando a una persona para realizar algunas tareas que pueden ser delegadas, seguería una lista de actividades intransferibles, como una reunión importante con un proveedor, donde se llevarán a cabo negociaciones complejas, o el cumpleaños de su hijo. Y de nuevo, el tiempo parecerá insuficiente.

Una forma de superar esta situación es con una planificación y administración eficiente del tiempo, lo que contribuirá a una mayor productividad en la industria de las compras.

Para conseguir ese equilibrio adecuado, consulta algunos de los consejos de gestión del tiempo que veras acontinuación.

4 consejos para optimizar su tiempo dentro del sector de compras

“Hasta que no administremos el tiempo, no administramos nada más”. Esta cita del padre de la administración moderna, Peter Drucker, resume la importancia de la gestión del tiempo y para ayudarle a tener una buena administración en su agenda, enumeramos algunos consejos importantes.

1) Cuente con procedimientos sólidos

Cuando todo el trabajo del departamento de compras se lleva a cabo siguiendo normas y procesos previamente planificados -basados tanto en los conocimientos teóricos como en la experiencia práctica- se reducen los riesgos de errores y, por consiguiente, la necesidad de dedicar tiempo a la corrección de problemas en el futuro.

En este sentido, es importante que el departamento de compras:

• Tengan un buen programa de cumplimiento;
• Esté al tanto de las contrataciones y asegúrese de que todos los contratados estén, de hecho, calificados para formar parte del equipo y administrar su cartera de compras;
• Adoptar soluciones tecnológicas apropiadas que automatizan las tareas repetitivas y ofrecen agilidad a los procesos y proyectos en el área. Herramientas como Evernote (permite crear listas de tareas y controlar los plazos, entre otras funciones) o RescueTime (ayuda a comprender los hábitos de trabajo rutinario y genera informes para el análisis de los usuarios), es una de estas opciones – otros programas útiles para trabajar en el sector de compras.

Estas medidas, a mediano y largo plazo, suelen dar resultados muy satisfactorios para la productividad del sector de compras.

2) Contando con un programa de entrenamiento eficiente y trabajo en equipo

No basta con tener un equipo competente, es necesario ofrecer una formación constante que ayude a desarrollar las habilidades necesarias para la era digital.

En este sentido, merecen considerarse dos prácticas dirigidas al desarrollo profesional:

• Upskilling (perfeccionamiento): se refiere al desarrollo profesional en el campo en el que ya se tiene un cierto dominio, mejorando y ampliando las clasificaciones actuales.
• Reskilling (recalificación): aprender nuevas habilidades con el objetivo de realizar tareas diferentes a las que ya realizas.

Además, la comunicación transparente y clara y los empleados bien preparados son una gran ventaja para optimizar el tiempo, ya que el trabajo gana en calidad, las dudas suelen aparecer en menor número, los posibles errores son menos recurrentes y las soluciones para ellos suelen venir del propio equipo.

Por lo tanto, invierta en buenos canales de comunicación, para que todo el equipo conozca los objetivos del sector, el proceso de trabajo y tenga espacio para aclarar dudas.

Además, un equipo competente suele ser más creativo y proactivo. Por lo tanto, es importante que todos conozcan sus habilidades y las de sus compañeros de trabajo, y que haya confianza entre todos.

3) Adoptar un método de gestión del tiempo

Existen técnicas desarrolladas específicamente para la gestión del tiempo, que permiten aprovechar la productividad en el sector de compras. Conozca a algunos de ellos y vea como pueden ayudarle en su día a día.

3.A) Método GTD (Getting Things Done)

Esta metodología propone un mayor control de la rutina para obtener mejores resultados. Para hacer esto, necesitas seguir 5 pasos:

1. Captura: reunir todo lo que es importante y organizarlo en una lista de tareas, que puede hacerse en el ordenador o en papel;
2. Aclarar: evaluar cada elemento para definir cuáles exigen una acción;
3. Organizar: tras la selección realizada en el paso anterior, organizar una lista que agrupe las tareas según las similitudes y, dentro de cada grupo, según la prioridad;
4. Reflexiona: revisa esta planificación semanalmente para asegurarte de que está al día y con todas las tareas necesarias – puedes incluir algo nuevo o eliminar algún elemento;
5. Comprometerse: es el momento de realizar realmente las tareas seleccionadas en sus listas.

El mercado ofrece herramientas que ayudan a aplicar el método GTD, entre ellas:

• Google Keep: disponible para el navegador Chorme y los sistemas operativos iOS y Android, permite al usuario crear notas y listas de tareas con audio, imagen y “post-its” virtuales;
• Workflowy: puede utilizarse en el sitio o descargar la aplicación que crea listas por categorías, organizándose en áreas de responsabilidad que ayudan a definir las prioridades;
• Evernote: almacena diferentes contenidos, como fotos, dibujos, audios y vídeos, permitiendo la organización de ideas “cuadernos” utilizando el mismo concepto de mapa mental. También permite la organización a través de notas, etiqueta, etc.

3.B) Método Kanban

Es una técnica que consiste en agrupar las tareas en una tabla dividida en secciones. Ejemplo: tareas por iniciar, tareas en curso, tareas completadas.

Hay programas de ordenador que hacen este trabajo – Trello es uno de ellos – pero este método también se puede hacer manualmente.

En este caso, debe tener un tablero para colocar las tarjetas con un resumen de la tarea en la sección apropiada a medida que el proceso avanza. Esta junta puede ser personal o para todo el sector de compras.

Si se trata de la segunda opción, debe colocarse en un espacio al que tenga acceso todo el equipo y las tarjetas deben tener un color específico para cada empleado, que es el encargado de asignar su tarjeta en la sección correspondiente según el progreso de la actividad.

Este método garantiza la transparencia al equipo, ya que todos saben lo que se está desarrollando y pueden colaborar con los colegas, dando sugerencias que pueden facilitar y mejorar las actividades. También evitan que la misma tarea (como la cotización de productos) se realice por duplicado.

Consejos importantes para usar el método Kanban:

1. Establezca deadlines para cada tarea;
2. Planificar las tareas prioritarias semanales o diarias que se ejecutarán en el período, añadiendo otras actividades solamente cuando lo consideradas más importantes en el momento.

3.C) Método Pomodoro

Ponga la técnica Pomodoro en acción, siguiendo los pasos:

1. Lista: elaborar una lista de las tareas a realizar;
2. Trabaje sin pausas: después de seleccionar la tarea que va a realizar, programe un temporizador por 25 minutos y trabaje en ella sin interrupciones;
3. Relájate: tan pronto como se acabe el tiempo, tómate un descanso de 5 minutos, haciendo algo que te relaje;
4. Reinicio: después del descanso, reanudar las actividades para un “pomodoro” más, siempre tomando descansos al final de cada período;
5. Pausa más larga: después de cuatro “pomodoros”, tome un descanso de 30 minutos – luego reinicie el proceso.
6. Finalice: cuando termines la tarea, táchala de tu lista y pasa a la siguiente.

Para facilitar la elaboración de su lista de tareas y obtener mejores resultados con el método Pomodoro.

4) Contar con los mejores proveedores

Trabajar con proveedores fiables es una de las formas más eficientes de ahorrar tiempo, evitando problemas como la entrega tardía o la compra de un producto o material equivocado.

Sin embargo, la investigación y la selección de proveedores es una tarea que requiere mucho tiempo. Por lo tanto, la estrategia más eficiente es contar con el apoyo de una empresa especializada en la adquisición de materiales indirectos, como Soluparts.

Somos una empresa global, especializada en la compra de todo tipo de materiales industriales, con acceso a los fabricantes más relevantes y comprometidos del mundo. Hacemos varias cotizaciones, con varios proveedores y enviamos a nuestros clientes una oferta unificada, con las mejores opciones en términos de valor y condiciones comerciales (de todos los materiales solicitados).

También trabajamos con contratos anuales. Por favor, contáctenos para que conozca más. Basándonos en una lista de piezas que la empresa puede necesitar durante el año siguiente, cotizamos cada artículo con proveedores de todo el mundo y enviamos un documento consolidado con toda la información sobre los materiales a nuestros clientes.

Si durante el año hay demanda de alguno de los materiales incluidos en la planificación, no será necesario hacer un nuevo presupuesto, si el contrato ha sido cerrado. Sólo tiene que enviarnos la orden de compra que hemos preparado para la compra, como se ha informado previamente.

Por favor, contacte a nuestro equipo para más detalles sobre el funcionamiento y las condiciones del contrato anual.

CONTÁCTENOS

El proceso de compra de materiales indirectos, que permite la existencia continua de negocios, es esencial para el funcionamiento de una organización y requiere una gestión adecuada para evitar pérdidas, esto debido a que la falta de estos materiales podría significar interrupciones en la producción y retrasos en los proyectos.

En este artículo, abordaremos los desafíos a superar para una buena gestión de las compras indirectas de material.

Compras indirectas de material: desafíos

El estudio NelsonHall, titulado Mejorando y redefiniendo el papel de la adquisición indirecta, encontró que solo el 47% de los ejecutivos de compras encuestados mostraron un alto nivel de satisfacción con las compras indirectas de materiales en sus empresas, y ese porcentaje cayó al 45% cuando se analizó la capacidad de gestión del equipo de adquisición indirecta.

Según la encuesta, los principales desafíos que contribuyen a estos números son:

1- Fuerte demanda de reducción de costos

A menudo visto como un área de gastos, el sector de compras está constantemente encargado de reducir los gastos de la organización, lo que debe lograrse sin representar una pérdida de productividad para la empresa.

2- Dificultad en la gestión de proveedores

Esta etapa del proceso de compra se considera una de las más complejas, involucrando una investigación continua, negociaciones que a menudo son complejas y como consecuencia, consumen mucha rutina en el sector de adquisiciones.

3- falta de especialización

Es muy complejo desarrollar un equipo de compras de material indirecto que se especialice en comprar productos tan variados y solicitados con poca frecuencia. Y esta falta de conocimiento puede conducir a problemas como la compra incorrecta de materiales o una negociación inadecuada.

Mejorando la gestión de compras indirectas

Aunque hay obstáculos que superar, como ya se señaló en el Departamento de Adquisiciones 4.0: desafíos y tendencias, es necesario verlos como una motivación para mejorar el trabajo y la gestión de compras indirectas.

A continuación, enumeramos algunas sugerencias para mejorar la forma de gestionar la adquisición de materiales indirectos.

1- Asociarse con otros sectores de la empresa

Es necesario acercarse a otros sectores, ganando su confianza basándose en la comprensión de sus principales necesidades: ¿qué están tratando de lograr, cuáles son los desafíos que enfrentan en su rutina y cómo influyen y colaboran las adquisiciones a este respecto?

Invertir tiempo y esfuerzo para realmente escuchar y entregar lo que necesitan conducirá a la percepción de que comprar materiales indirectos es una operación esencial para que todos los sectores de la organización logren buenos resultados.

También es esencial colaborar en la capacitación del equipo de adquisiciones, con capacitación y otros recursos que ofrecen herramientas para mejorar el desempeño de todos los empleados.

2- Usar tecnología apropiada para identificar y consolidar gastos

El uso de una herramienta tecnológica integral para rastrear, identificar y clasificar los costos de la compra de materiales indirectos le dará al gerente de compras la capacidad de agregar las necesidades de todos los sectores en menos pedidos y como consecuencia, obtener beneficios tales como descuentos por volumen y Contratos más favorables.

Para identificar el nivel de madurez digital y las tecnologías más utilizadas en el sector de compras, acceda a los artículos El sector de compras en la Industria 4.0 y 4 tecnologías que cambiarán el comercio mundial.

3- Control de inventario de manera efectiva

La demanda de materiales indirectos puede ocurrir debido a circunstancias imprevistas. Pero generalmente se deriva de la planificación del mantenimiento predictivo y la vida útil de los equipos y piezas.

Por lo tanto, el control de existencias requiere información técnica sobre el estado del equipo, así como estadísticas que puedan proyectar la necesidad de compras indirectas de material en el futuro. Siempre basado en datos históricos, el nivel de criticidad de la operación y la dificultad de adquirir los artículos.

Para eso, puede usar software de gestión de inventario, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre otras opciones que ya cubrimos en un artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente: ¡vale la pena leer para obtener más detalles!

4. Proveedores: esenciales para la buena gestión de las compras indirectas de material

Una relación sana con los proveedores es esencial para mejorar la gestión de las compras de materiales indirectos, lo que requiere una comunicación constante y análisis que van más allá de los precios y plazos, pasando por la verificación de los riesgos que la empresa proveedora puede ofrecer o los requisitos de responsabilidad legal y social y ambiental, entre otros factores.

Este monitoreo le permitirá tener una visión clara de las condiciones actuales y el lugar que ocupan los proveedores en el mercado para garantizar siempre el mejor trato posible y además, identificar puntos de mejora continua.

Tener especialistas en la búsqueda de los mejores proveedores en el mercado internacional, ofrece muchos beneficios, como la optimización del proceso de compra y la reducción de costos. Además, una empresa especializada en la compra de materiales indirectos también permite a los gerentes optimizar su tiempo, centrándose en funciones más estratégicas.

Soluparts, con oficinas en Alemania, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong y Portugal, se mantiene en contacto con los principales proveedores del mundo. El cliente solo necesita enviar las especificaciones del material (fabricante y part number) y nosotros buscamos las mejores condiciones del mercado, enviando una cotización consolidada para optimizar su tiempo.

Descubra todas las ventajas que solo un equipo especializado puede ofrecer para su empresa. ¡Solicite una cotización, ahora!

El concepto de Cumplimiento, ya conocido en el escenario empresarial, tiene por objeto adaptar las empresas a las normas jurídicas y éticas que garantizan valores como la transparencia en las relaciones y procedimientos comerciales. También es muy eficaz para detectar y tratar posibles fraudes, desviaciones o no conformidades que puedan ocurrir en la empresa.

¿Pero qué hay del cumplimiento en el departamento de compras? ¿Cuáles son sus beneficios? Ese es el tema de este artículo.

Fraude en el sector de las compras

Entre otras funciones, le corresponde a la industria juzgar las mejores propuestas para el suministro de materiales, así como elegir los proveedores que se contratarán.

Al mover cantidades variables de dinero, estas negociaciones pueden abrir brechas para acuerdos no oficiales, en los que la elección recae en el proveedor que ofrece algún tipo de beneficio. Para investigar este escenario, Price Waterhouse Coopers (PWC) realizó un Estudio Global sobre Crímenes Económicos – Brasil.

Según un estudio de la empresa de servicios de consultoría y auditoría, el 44% de las empresas que fueron víctimas de delitos económicos en el Brasil sufrieron fraudes en el proceso de compra. La encuesta también encontró que el 69% de las víctimas detectaron el fraude durante la selección del proveedor, el 63% en su contratación y el 56% en la invitación a participar en los procesos de licitación.

Además, la encuesta señaló la “oportunidad” como el principal factor para contribuir a la práctica delictiva, ya que las personas que cometen fraude suelen conocer muy bien los controles existentes y saben como engañarlos, siendo fundamental la existencia de políticas claras y programas de capacitación centrados en la ética.

Siguiendo con los datos, el 64% de los ataques criminales son cometidos por personas que trabajan en el departamento de compras de la empresa. “Cuando el defraudador está dentro de la empresa, su perfil se equilibra entre los mandos medios y los miembros del equipo, ambos con un 39%. Los miembros de la dirección ejecutiva representan solo el 17% de los casos”, según la encuesta.

Estos datos son ratificados por Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, en su obra “Auditoría interna y operacional: fundamentos, conceptos y aplicaciones prácticas”, publicada en 2013. Según Cordeiro, el fraude puede producirse cuando coexisten condiciones básicas como la intención, la oportunidad, un control interno insuficiente, la debilidad de una política ética asociada a un código de conducta débil y el riesgo inherente a la actividad.

Importancia del cumplimiento en el Departamento de Compras

La falta de cumplimiento de la actuación de la empresa tanto con la legislación como con sus políticas internas de buenas prácticas, reglamentos y códigos de conducta puede dar lugar a graves daños, como el daño a la imagen de la empresa y a su reputación en el mercado, la puesta en peligro de los resultados de la empresa y  en casos más graves, procedimientos penales.

Según la autora del libro “El cumplimiento en el Brasil: consolidación y perspectivas (2008)”, Vanessa Alessi Manzi, en un programa de Cumplimiento se requieren cuatro controles preventivos y detectives fundamentales:

• Establecer un código de ética para la organización;
• Desarrollando profesionales con capacidad para tratar con dilemas éticos;
• Crear canales para identificar conductas poco éticas;
• Permitiendo la discusión de dilemas éticos.
• La autora subraya que los programas de cumplimiento no son capaces de prevenir totalmente la ocurrencia de actos ilícitos. Sin embargo, la gestión de riesgos permite identificar, evaluar, vigilar, recomendar y comunicar los riesgos y combatirlos con rapidez.

El cumplimiento en el departamento de compras

A continuación se presentan algunas prácticas que ayudarán a mantener el cumplimiento en la industria de las compras.

1- Creación de un programa de cumplimiento

En el estudio de Price Waterhouse Coopers (PWC) se señaló que el medio más eficaz para combatir el fraude es la prevención y la mitigación de los riesgos y métodos en el proceso. En otras palabras, es esencial la existencia de un programa de cumplimiento en el departamento de compras, estableciendo un código de conducta, programas de formación que impliquen valores éticos y difundan las normas establecidas. Además de un canal para que los empleados informen de lo que ven mal, sin tener que identificarse.

Los principales temas para crear un programa de cumplimiento en las adquisiciones son:

• Cumplir con las leyes, reglamentos y normas vigentes;
• Crear un conjunto de normas de conducta y principios éticos que sean conocidos por los empleados;
• Tener procedimientos y controles internos claros y precisos – a seguir por todo el equipo;
• Crear informes que generen información y hagan que el proceso de adquisición sea transparente en toda la organización;
• Ayudar a los auditores externos e internos ofreciendo todos los artículos solicitados de manera ágil.

2- Auditorías frecuentes

Además de los controles preventivos y la detección de fraudes, las auditorías periódicas son también un buen instrumento dentro de la cultura de cumplimiento en el departamento de compras. Estas auditorías pueden:

• Evitar el intercambio de favores o regalos inapropiados entre los profesionales de  compras y los proveedores;
• Asegurar el control adecuado evitando que se eludan las leyes, incluso inconscientemente;
• Verificar que lo establecido en el contrato se cumple correctamente por el proveedor;
• Observe si los socios comerciales también siguen los principios de cumplimiento.

Durante la auditoría se evalúa todo el proceso de adquisición. La solicitud del usuario (necesidad, cantidad y urgencia), selección de proveedores, cotización, negociación, cierre del pedido, recepción física, almacenamiento. Además de una mayor transparencia, la auditoría permite mejorar el trabajo del sector.

3- Estandarización de procesos

Esta es una forma de reducir las lagunas de los actos ilícitos que perjudican a la empresa. La normalización también permitirá analizar los puntos fuertes y débiles del proceso de adquisiciones, identificando las medidas que conducen a la mejora continua del proceso de cumplimiento en el departamento de compras, con lo que la empresa estará siempre al día de los cambios que se han producido en las normas jurídicas vigentes.

La normalización de los procesos requiere la estructuración y documentación de las actividades en un material que se pondrá a disposición del equipo de adquisiciones, que podrá consultarlo para hacer preguntas.

4- Asociación con proveedores que practican el cumplimiento

Asegúrese de que sus proveedores cumplan con los requisitos específicos de ética y transparencia y estén calificados para mantener una relación comercial con su organización. Este proceso de verificación debe ser constante, evaluando también el desempeño, y las empresas proveedoras que resulten más fiables deben tener prioridad en las futuras negociaciones.

Esta verificación se puede hacer con el seguimiento de cada uno de los proveedores en reuniones, a través de redes sociales o verificando la misión y los valores de la empresa, por ejemplo.

La aplicación de un programa de cumplimiento reduce al mínimo la posibilidad de que se produzcan actos ilícitos en el departamento de compras y en caso de que se produzcan, combatirlo más rápidamente.

En este proceso, es esencial una buena gestión de los proveedores. Y la forma más práctica es tener una empresa especializada en piezas de repuesto.

Con experiencia en la compra de materiales industriales – y con oficinas en Brasil, Alemania, Portugal, Hong Kong y Estados Unidos – Soluparts tiene acceso a miles de productos y proveedores internacionales.

Experimente las ventajas de tener un equipo especializado en compras indirectas. ¡Realice una cotización ahora mismo!

¿Qué podría ser mejor que ver una buena película? Ver películas, ayuda a mejorar nuestro rendimiento en el trabajo.

Pensando en eso hicimos una lista de 5 películas que no se pueden perder para la rutina del profesional de compras – y que se pueden ver con una buena compañía, aprovechando mejor el tiempo en casa.

¡Prepare las palomitas de maíz, diviértete y expande tus conocimientos!

1. Doce hombres Sin Piedad (1957)

Un clásico que tiene a Henry Fonda a la cabeza. Cuenta la historia de un joven puertorriqueño que va a juicio acusado de matar a su propio padre. Tras la presentación de las pruebas, doce jurados se reúnen para decidir la sentencia, que debe ser unánime.

En la primera ronda para llegar a la decisión, once jurados, cada uno basado en sus propias convicciones, deciden sobre la condena. Pero el 12°, el Sr. Davis (Fonda), no está convencido de la culpabilidad del chico y comienza un proceso en el que intentará que los demás miembros del jurado revisen su decisión.

Las reflexiones proporcionadas por la película

A pesar de ser una minoría, el Sr. Davis persiste en presentar su punto de vista a los demás participantes del grupo.

Controlando sus emociones incluso cuando es acosado por otras personas que participan en la “negociación” y utilizando argumentos para guiar su punto de vista, no intenta imponer su opinión. Su táctica es hacer que otras personas consideren otras opciones además de la idea originalmente concebida.

Otro punto que merece destacarse es que el protagonista está abierto a considerar otras opiniones, siempre que vayan acompañadas de buenos argumentos. En otras palabras, no tiene intención de hacer prevalecer la suya, sino que la defiende de manera respetuosa e inteligente.

Para tener más detalles de las técnicas de negociación utilizadas por el personaje y, sobre todo, para conocer el veredicto, consulte la película – es sin duda una excelente herramienta para que el profesional de compras evalúe su forma de negociar e incluso la mejore para obtener mejores resultados.

2. Amor sin escalas (2009)

Cuenta la historia de un ejecutivo, vivido por George Clooney, que viaja por los Estados Unidos con la tarea de despedir a los empleados de las empresas multinacionales.

Ryan Bingham, el nombre del personaje de Clooney, ama su trabajo. Sin embargo, su rutina profesional se ve afectada cuando su empresa contrata a la joven Natalie Keener (interpretada por Anna Kendrick), que ha desarrollado un proceso de despido por videoconferencia, sin necesidad de un viaje costoso.

Las reflexiones proporcionadas por la película

El choque entre la gestión tradicional y la nueva está muy bien representado por la lucha del protagonista por defender su forma de trabajar, en algunos aspectos ya obsoletos, de los cambios que proporciona la transformación tecnológica.

Dado que el sector de compras suele guiarse por modelos de trabajo más tradicionales, el profesional de compras tiene la oportunidad de reflexionar sobre la importancia de mantenerse abierto al cambio, cosechando los beneficios que proporciona la transformación.

La dificultad del trabajo en equipo y la comunicación también se exploran en la película, donde ambos personajes desean imponer su punto de vista. Solamente cuando uno comienza a tratar de ver la situación desde la perspectiva del otro, comienza a respetarse y a aprender de la experiencia del otro.

3. El puente de los espías (2015)

Basada en una historia real, la película cuenta con Tom Hanks y el actor inglés Mark Rylance (actor secundario ganador del Oscar por este papel).

En 1957, en plena Guerra Fría entre los Estados Unidos y la Unión Soviética, el abogado James Donovan (Hanks) es acusado de defender al espía ruso Rudolf Abel (Rylance) en un tribunal estadounidense y convence al juez de que lo deje vivo para que sirva de moneda de cambio, en caso de que algún estadounidense sea arrestado en territorio soviético.

Algunos años más tarde, el abogado es invitado a negociar el intercambio entre el espía ruso y un americano para tratar de liberar a un estudiante americano, detenido en Berlín Oriental.

Las reflexiones proporcionadas por la película

Cuando el abogado fue invitado a defender al espía del país enemigo, todos creyeron que haría una defensa simbólica. Sin embargo, se preparó para el choque y pudo identificar un argumento lo suficientemente fuerte como para tener un turno en la “mesa de negociaciones”.

No solamente sorprendió a los demás implicados, que no estaban dispuestos a negociar, sino que también demostró su valor como negociador hasta el punto de ser llamado a una negociación aún más importante y compleja (debido a los conflictos que se produjeron) en el futuro.

Esta es una clase de planificación para la negociación, que incluye escuchar a otras personas del equipo para esbozar la estrategia ideal y tener un “plan B”, siempre con el objetivo de obtener el mejor resultado posible.

4. Invictus (2009)

Otra película basada en hechos de liderazgo para resolver conflictos y unir a un equipo.

Después del fin del Apartheid, el recién elegido Presidente Nelson Mandela (Morgan Freeman) necesita encontrar la manera de dirigir una Sudáfrica que permanece dividida racial y económicamente.

Para eso, eligen el lenguaje universal del deporte y se une al capitán de rugby François Pienaar (Matt Damon) para unir a todos los sudafricanos en favor de la selección nacional en la Copa del Mundo de Rugby de 1995.

Las reflexiones proporcionadas por la película

Después de sucesivos gobiernos en los que los derechos de la población negra han sido reprimidos, el gran líder Mandela no piensa en la venganza. Incluso bajo la presión de algunos miembros de su equipo, opta por el camino de la pacificación.

A menudo es necesario coexistir, dentro del propio equipo, con individuos que tienen diferentes ideas e incluso diferentes comportamientos. Un líder no teme tener a su lado a personas con puntos de vista opuestos, saca lo mejor de cada uno, apuntando siempre a un bien mayor y colectivo.

La película refuerza la importancia de la lealtad y el compromiso, revelando que para crear un buen equipo, incluso con profesionales del sector de compras, es necesario un buen liderazgo.

Otro aspecto muy interesante es la presencia de dos tipos de líderes: el líder nato (Mandela) y uno que está siendo moldeado para enfrentar una situación compleja – en este caso, el capitán de rugby.

5. La Red Social (2010)

Revela los sucesos que llevaron a la creación de Facebook, en 2003, por el genio de la informática Mark Zuckerberg (Jesse Eisenberg), con la ayuda del brasileño Eduardo Saverin – convirtiendo al americano en el billonario más joven del mundo.

La película también muestra las complicaciones personales y legales que se produjeron durante el proceso que transformó la red social en una de las más grandes del planeta.

Las reflexiones proporcionadas por la película

Los nuevos medios de comunicación, que surgieron con la transformación digital, han cambiado la forma en que las personas interactúan, se comunican e incluso trabajan – el Home Office  ha demostrado ser una buena opción para muchas empresas.

Es una buena manera de entender el impacto de las poderosas redes sociales de hoy en día y como pueden ser utilizadas para beneficiar a las empresas – como la investigación de la reputación de los proveedores y la mejora de la comunicación interna.

Entonces, ¿te gustaron las historias sugeridas? ¿Se ha perdido alguna vez una película que haya visto y haya contribuido a su formación como profesional en el área de las compras? ¡Envíenos su sugerencia para ampliar nuestra lista!