No papel de comprador de materiais indiretos de grandes indústrias, pode parecer um pouco intangível a ideia de otimizar uma cadeia de suprimentos do início ao fim, já que todas as suas etapas integradas exigem o trabalho e visão estratégica de várias áreas.
Entretanto, existem algumas ações que podem ser implementadas no departamento de compras para que a otimização de processos seja alcançada. Nós enumeramos, abaixo, alguns pontos-chave que devem ser observados para melhor gerenciar sua cadeia de suprimentos.
1. Promova a integração
É intrínseco à cadeia de suprimentos a dependência mútua entre suas fases para que ela seja executada com sucesso, sendo uma das maiores preocupações com o gerenciamento da cadeia de suprimentos, a falta de comunicação entre as etapas. É certo que a tecnologia disponível hoje em dia pode facilitar esse processo, mas a chave para uma boa gestão da cadeia continua sendo a integração.
Um modelo de gestão da cadeia de suprimento deve incluir formas de proporcionar mais trocas de informação entre as diferentes etapas e áreas para que todas tenham um melhor desempenho.
Em meio à Revolução Digital a melhor maneira de fazer isso é usando softwares integrados de gerenciamento a sensores e outros aparatos, assim dados captados e transmitidos em tempo real podem ser distribuídos com rapidez e processados de maneira a gerar informações valiosas sobre possíveis riscos, antes mesmo que eles aconteçam, e projeções de melhores soluções.
Ter informação em tempo real te ajuda a ter uma visão holística de toda a cadeia e a capacidade de agir para remediar falhas e potencializar o que já está bom. Para que isto seja possível é preciso também dashboards com principais indicadores de desempenho (KPIs) e acompanhá-los de perto, questionando-os e analisando-os.
2. Planejamento
Para um melhor uso do orçamento anual e evitar atrasos nas entregas de peças, um planejamento, vinculado a uma gestão de risco trabalhada para funcionar no cenário VUCA atual, é fundamental. É com um planejamento bem estruturado e contextualizado que é possível adaptar e repensar processos.
O planejamento prevê as demandas de um determinado período com base no histórico de compras do departamento. Para prever a demanda para dezembro, volte um ano, analise os dados, aplique as comparações de crescimento ou redução, e assim você terá a expectativa para o mês.
Neste mesmo sentido, é fundamental entender o que há em estoque, o que precisa ser reposto e em que quantidade, para evitar deterioração das peças e posterior desperdício. São inúmeras as variáveis que interferem no custo final da produção. Uma delas é o controle de estoque, que se bem feito, pode evitar altos custos de manutenção, compras excedentes e despesas com pessoal maiores que as necessárias.
Ao considerar as necessidades de estoque da empresa, o setor de compras age de forma preventiva, fazendo as compras antes do surgimento das demandas, tendo como base algumas previsões de uso. Dessa forma, as compras em caráter de urgência são reduzidas, dando espaço para a negociação de preços mais baixos.
3. Esteja alinhado
Estabelecer protocolos e treinamento adequado de colaboradores reduz significativamente as chances de erros na apresentação da requisição de compra. Os dados de requisição são fundamentais para prosseguir com a busca pelo fornecedor ideal e decidir pela compra, informações mal computadas ou erradas podem induzir a compras desnecessárias.
É interessante investir em formas de automatizar esta etapa do ciclo de compras, reduzindo a papelada e tornando a atividade de submeter um pedido mais otimizada e simplificada.
4. Escolha estratégica de fornecedores
Sempre procure manter um relacionamento próximo com seus fornecedores, sendo transparente sobre as necessidades e expectativas de sua empresa, para que as entregas possam corresponder aos seus padrões e prioridades de cada compra, seja preço, entrega ou prazo de pagamento.
Em caso de imprevistos, é mais fácil resolver um problema com um parceiro a quem você conhece bem, do que lidar com alguém de quem você não sabe o que esperar.
No momento de seleção de fornecedores é uma boa dica ter o histórico de relacionamento com eles e observar qual o desempenho daqueles que já possuem contratos de serviço ativo. Saber se eles respondem prontamente a e-mails ou atrasam entregas são exemplos de pontos fundamentais para que sua escolha não traga problemas no futuro.
A Soluparts, por exemplo, a partir de todo o histórico de relacionamento com fornecedores, tem um ranking com os melhores do mercado para que nossos clientes não tenham nenhum problema com suas compras de materiais indiretos.
Após verificar no sistema interno e ter estabelecida a necessidade de um fornecedor novo, é importante analisar, além de seus preços, suporte e condições de pagamento e entrega, sua reputação e compromissos com a ética e sustentabilidade.
A escolha assertiva do fornecedor aumenta o valor da sua cadeia de suprimentos, alcançado, inclusive, diferenciais competitivos.
5. Tenha um parceiro adequado
Um departamento de compras em uma grande empresa lida com centenas de requisições de compra por semana com os mais diferentes tipos de mercadorias.
Para facilitar e agilizar as cotações, a sugestão é ter como parceiro uma empresa conectada com os melhores fornecedores em todo o mundo, capazes de encontrar os melhores preços e condições para atender às suas necessidades. Assim, você concentra múltiplos pedidos em um só lugar, tornando o processo mais organizado.
Fechar parcerias com este tipo de empresa é muito valioso para o seu negócio, uma vez que reduz a carga de trabalho do departamento de compras, agiliza as rotinas e permite que o processo seja conduzido de forma mais coordenada, sendo um exemplo de uma situação ganha-ganha!
Além disso, ao otimizar as rotinas, a equipe tem mais tempo para lidar com outros procedimentos, como uma melhor organização de procedimentos, métricas, inovações, análises e previsões, o que tem um impacto direto no controle das entregas e prazos de cada fornecedor.
Porque o setor de compras é tão estratégico?
Em um mundo cada vez mais competitivo, as empresas precisam atuar de maneira estratégica, otimizando ao máximo atividades que interferem diretamente na produtividade e na rentabilidade dos negócios. Cada ação passa a ser colocada sob um microscópio, para avaliar a viabilidade dela e o retorno que pode trazer.
Quando o assunto é corte de gastos e redução de despesas, o gerenciamento eficaz do departamento de compras, vinculado ao uso de novas tecnologias, pode garantir resultados muito positivos, seja garantindo os melhores preços no processo de compras, seja aperfeiçoando a atuação do setor.
Além disso, menores preços em compras impactam diretamente o preço final do produto, ampliando as vantagens competitivas da empresa. Por isso, a estratégia de avaliação e negociação com fornecedores deve estar em sintonia com os objetivos da organização, para que seja possível projetar margens de lucro e estabelecer metas atingíveis.
Lembre-se que a Soluparts está inteiramente à disposição para conseguir os melhores preços nas compras de peças de reposição de origem internacional. Saiba mais sobre nossa empresa e envie-nos sua requisição de cotação.
