Como comprador de materiales indirectos de grandes industrias, la idea de optimizar una cadena de suministro de principio a fin puede parecer un poco intangible, ya que todos sus pasos integrados requieren el trabajo y la visión estratégica de diversas áreas. Sin embargo, existen algunas acciones que se pueden implementar en el departamento de compras para que se logre la optimización del proceso. A continuación, enumeramos algunos puntos clave que deben tenerse en cuenta para administrar mejor su cadena de suministro.
1. Promover la integración
Intrínseco a la cadena de suministro es la dependencia mutua entre sus fases para que se pueda ejecutar con éxito, siendo una de las mayores preocupaciones de la gestión de la cadena de suministro la falta de comunicación entre las etapas. Es cierto que la tecnología disponible hoy en día puede facilitar este proceso, pero la clave para una buena gestión de la cadena sigue siendo la integración.
Un modelo de gestión de la cadena de suministro debe incluir formas de proporcionar más intercambio de información entre las diferentes etapas y áreas para que todas funcionen mejor.
En plena Revolución Digital, la mejor forma de hacerlo es mediante el uso de un software de gestión integrado para sensores y otros dispositivos, de modo que los datos capturados y transmitidos en tiempo real puedan distribuirse y procesarse rápidamente para generar información valiosa sobre posibles riesgos, incluso antes de que sucedan, y proyecciones de mejores soluciones.
Tener información en tiempo real le ayuda a tener una visión holística de toda la cadena y la capacidad de actuar para remediar fallas y aprovechar lo que ya es bueno. Para que esto sea posible también es necesario contar con cuadros de mando con indicadores clave de desempeño (KPIs) y monitorearlos de cerca, cuestionándolos y analizándolos.
2. Planificación
Para hacer un mejor uso del presupuesto anual y evitar retrasos en la entrega de piezas, la planificación, vinculada a la gestión de riesgos diseñada para funcionar en el escenario actual de VUCA, es fundamental. Es con una planificación bien estructurada y contextualizada que es posible adaptar y repensar los procesos.
La planificación predice las demandas para un período determinado en función del historial de compras del departamento. Para pronosticar la demanda de diciembre, retroceda un año, analice los datos, aplique las comparaciones de crecimiento o disminución, y tendrá la expectativa para el mes.
En el mismo sentido, es fundamental conocer qué hay en stock, qué hay que reponer y en qué cantidad, para evitar el deterioro de las piezas y el posterior desperdicio. Existen innumerables variables que afectan el costo final de producción. Uno de ellos es el control de inventarios, el cual, si se hace bien, puede evitar altos costos de mantenimiento, compras excesivas y gastos de personal más altos de lo necesario.
Al considerar las necesidades de stock de la empresa, el sector de compras actúa de manera preventiva, realizando compras antes de que surja la demanda, con base en algunas previsiones de uso. De esta forma, se reducen las compras urgentes, dando lugar a la negociación de precios más bajos.
3. Estar alineado
El establecimiento de protocolos y la capacitación adecuada de los empleados reduce significativamente las posibilidades de errores al presentar la solicitud de compra. Los datos de la requisición son esenciales para proceder con la búsqueda del proveedor ideal y para decidir la compra, la información mal computada o incorrecta puede dar lugar a compras innecesarias.
Es interesante invertir en formas de automatizar esta etapa del ciclo de compras, reduciendo el papeleo y haciendo que la actividad de envío de un pedido sea más ágil y simplificada.
4. Elección estratégica de proveedores
Trate siempre de mantener una relación cercana con sus proveedores, siendo transparente sobre las necesidades y expectativas de su empresa, para que las entregas puedan coincidir con sus estándares y prioridades para cada compra, ya sea precio, entrega o plazo de pago.
En caso de circunstancias imprevistas, es más fácil resolver un problema con una pareja que conoces bien que tratar con alguien que no sabes qué esperar.
Al seleccionar proveedores, es un buen consejo tener un historial de relaciones con ellos y observar el desempeño de aquellos que ya tienen contratos de servicio activos. Saber si responden con prontitud a los correos electrónicos o retrasan las entregas son ejemplos de puntos clave para que su elección no traiga problemas en el futuro.
Soluparts, por ejemplo, con base en toda su trayectoria de relación con proveedores, tiene un ranking con los mejores del mercado para que nuestros clientes no tengan ningún problema con sus compras de materiales indirectos.
Luego de verificar el sistema interno y haber establecido la necesidad de un nuevo proveedor, es importante analizar, además de sus precios, soporte y condiciones de pago y entrega, su reputación y compromisos con la ética y la sostenibilidad.
La elección asertiva del proveedor aumenta el valor de su cadena de suministro, alcanzando incluso ventajas competitivas.
5. Tener un socio adecuado
El departamento de compras de una gran empresa maneja cientos de solicitudes de compra por semana para diferentes tipos de productos.
Para facilitar y agilizar las cotizaciones, se sugiere asociarse con una empresa conectada con los mejores proveedores del mundo, capaz de encontrar los mejores precios y condiciones para satisfacer sus necesidades. De esta manera, puede concentrar varios pedidos en un solo lugar, haciendo que el proceso sea más organizado.
¡Cerrar alianzas con este tipo de empresas es muy valioso para su negocio, ya que reduce la carga de trabajo del departamento de compras, agiliza las rutinas y permite que el proceso se lleve a cabo de manera más coordinada, siendo un ejemplo de situación win-win!
Además, al optimizar las rutinas, el equipo tiene más tiempo para lidiar con otros procedimientos, como una mejor organización de procedimientos, métricas, innovaciones, análisis y pronósticos, que tienen un impacto directo en el control de entregas y plazos de cada proveedor.
¿Por qué el sector de compras es tan estratégico?
En un mundo cada vez más competitivo, las empresas necesitan actuar estratégicamente, maximizando las actividades que afectan directamente la productividad y la rentabilidad empresarial. Cada acción se coloca bajo un microscopio para evaluar su viabilidad y el retorno que puede traer.
A la hora de recortar costes y reducir gastos, la gestión eficaz del departamento de compras, ligada al uso de nuevas tecnologías, puede garantizar resultados muy positivos, ya sea garantizando los mejores precios en el proceso de compra o mejorando el desempeño del sector.
Además, los precios de compra más bajos impactan directamente en el precio final del producto, aumentando las ventajas competitivas de la empresa. Por tanto, la estrategia de evaluación y negociación con proveedores debe estar alineada con los objetivos de la organización, de manera que sea posible proyectar márgenes de beneficio y establecer metas alcanzables.
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