Encontrar un buen proveedor no es tarea fácil. Incluso si la elección fue acertada y los primeros servicios tuvieron buenos resultados, este rendimiento puede disminuir con el tiempo. Esto puede deberse a que la relación con los proveedores no se está llevando a cabo de la mejor manera posible.
Para asegurar una relación duradera con sus proveedores, manteniendo los estándares de calidad, es fundamental prestar atención a algunos puntos críticos.
1. Respete la orden de compra
Si una entrega se ve interrumpida por cambios repentinos en el pedido, no es culpa del proveedor. Este tipo de cambio puede causar tensión en la relación, así que deje que los cambios se realicen solo en momentos de extrema necesidad.
Verifique y revise el pedido y el cronograma de entrega con la frecuencia necesaria, alinee todos los puntos y trate de ceñirse a lo acordado. Siga de cerca cada paso del proceso, mostrando preocupación pero no desconfianza. Confíe en el trabajo del proveedor que ha elegido.
2. Fomentar la comunicación
Desde el primer contacto, es importante establecer un fuerte vínculo de comunicación con los proveedores. Defina con qué canales deben comunicarse con usted en caso de problemas, cambios, imprevistos, dudas, entre otros, y esté atento a responder a estas solicitudes.
Además de mantenerse en contacto con los proveedores actuales para monitorear el progreso de los pedidos, también vale la pena intentar mantenerse en el radar de los más antiguos, que actualmente no tienen contratos activos. Después de todo, nunca se sabe cuándo podría necesitar sus servicios.
Comparta con sus proveedores un poco sobre sus procesos internos. Puedes invitarlos a conocer de cerca la operación en una visita a tu empresa, por ejemplo. De esta manera, pueden adaptar algunos pasos de su proceso para facilitar la integración con su operación.
3. Automatice sus procesos
Automatizar procesos significa adoptar herramientas que faciliten y optimicen la organización y consulta de los datos más importantes de cada pedido, transformándolos en información predictiva capaz de optimizar sus procesos y reducir costes.
También existen numerosas opciones de software de gestión, que permiten visualizar a todos los proveedores, sus actividades, analizar el desempeño de cada uno e incluso predecir riesgos.
4. Ofrezca retroalimentación constante
Realice evaluaciones y supervise el desempeño de sus proveedores constantemente, comunicándoles sus informes y conocimientos. De esta manera, pueden comprender mejor cómo fue su experiencia como cliente y cómo pueden mejorar la prestación de servicios.
Consulte algunos criterios que debe seguir y la mejor manera de evaluar cada uno de ellos:
Criterios de calidad
Un criterio de calidad muy importante a tener en cuenta es la cantidad de artículos que se rechazan para la entrega. Este índice dice mucho sobre la preocupación del proveedor por garantizar que las entregas se realicen de acuerdo con su orden de compra.
Para verificar este criterio, las empresas a menudo miden la calidad en PPM, partes por millón, escalando cuántos PPM se entregaron dañados o rechazados. La empresa debe definir una tasa aceptable de problemas de calidad para cada tipo de entrega y utilizar este estándar para evaluar el desempeño de cada proveedor.
Además de monitorearlos, es importante tener registrados estos estándares y hacerlos explícitos en el momento de la contratación. Así, es claro que quienes no respeten los estándares de calidad pueden ser penalizados e incluso excluidos de la lista de proveedores de servicios, dependiendo de la magnitud de la situación.
Criterio de rendimiento
Otro grupo de criterios que deben evaluarse son los relacionados con la realización de entregas. Al cerrar un contrato se definen las fechas en las que se deben entregar los productos.
Sin embargo, en general, las empresas establecen una “desviación estándar” de la fecha exacta acordada, de aproximadamente un día antes y un día después, por lo que las entregas realizadas en este margen aún se consideran correctas. Esta desviación existe para anticipar posibles complicaciones en la entrega, que tiene en cuenta un margen de error para cantidades no entregadas, alrededor del 10% del total del pedido.
Mantener un estricto control de fechas y cantidades, salvaguardando el margen de error aceptable para absorber posibles accidentes, y asignar calificaciones a cada proveedor en estos ítems. En una escala de 0 a 10, por ejemplo, un proveedor solo puntuaría 10 si sus entregas cumplieran perfectamente con los tres requisitos: plazo, condiciones y cantidad adecuada.
Otros criterios de evaluación
También es posible evaluar el desempeño del proveedor a través de su postura en algunos frentes de negociación. Evalúe si está abierto a reducir costos con base en sus propuestas y flexibilizar los plazos de pago. Esto demuestra su deseo de mantener una relación duradera con su empresa.
5. Analizar el desempeño de proveedores
Luego de evaluar el desempeño de sus proveedores, asignar calificaciones y hacer las observaciones necesarias, es importante analizar estos datos. Para los proveedores que brindan el mismo tipo de servicio, es incluso interesante hacer una comparación entre evaluaciones y observaciones.
Para todos ellos, es importante evaluar la viabilidad de mantenerlos en el marco de la empresa. Si alguno de ellos no cumple con los estándares esperados, vale la pena programar una reunión para revisar los términos de esa asociación e incluso considerar cancelar el contrato.
Estas evaluaciones también son una excelente manera de analizar el funcionamiento de los procesos involucrados en la gestión de suministros de su empresa y encontrar áreas de mejora. De esta forma, la empresa gana no solo manteniendo los mejores proveedores, sino también optimizando constantemente los procesos y métodos de gestión.
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