Desde hace algún tiempo, las empresas han estado invirtiendo en la creación de un sector de compras que utiliza recursos como la tecnología de automatización y la computación en la nube para lograr una mayor eficiencia.

¿Pero esta área ya ha alcanzado el grado de madurez necesario para beneficiarse de la transformación que es posible para las compras en industria4.0? Esto es lo que veremos a continuación.

Madurez digital del sector de compras.

En un estudio reciente, Forrester Consult entrevistó a 417 líderes de compras en Norteamérica y Europa para identificar el grado de madurez digital en el área, encontrando que el 65% de las organizaciones dijeron que estaban en una etapa avanzada en este sentido.

Sin embargo, la misma encuesta mostró que están más lejos de un sector de Adquisiciones 4.0 de lo que imaginaban, con solo el 16% de las empresas en un nivel avanzado de madurez, lo que significa que hacen uso inteligente de la innovación tecnológica disponible y se programan para mantenerse al día con todos los desarrollos que los recursos tecnológicos traerán en los próximos años.

Otro punto destacado de este estudio se refiere a las malas elecciones tecnológicas que han tomado las empresas. El resultado es que el 82% de ellos cambiaron (o están considerando cambiar) a un proveedor digital, principalmente debido a la falta de integración entre las soluciones implementadas (30%) y la dificultad de los usuarios que usan las herramientas (27%).

La conclusión de los investigadores es que la gran mayoría de las empresas entrevistadas aún adoptan un enfoque digital que simplifica los procesos y mejora la eficiencia del sector de compras, pero esto no está cerca de toda la transformación proporcionada por Compras 4.0.

Y el primer paso en esta dirección depende del gerente de compras: evaluar de manera realista la madurez digital en la que se encuentra actualmente el sector y junto con el departamento de Tecnología de la Información, esbozar la mejor estrategia hacia un viaje de transformación planificado y continuo eso proporcionará una ventaja competitiva real para la empresa.

Las organizaciones que no adoptan un enfoque inteligente para las compras se arriesgarán a perder espacio ante la competencia con el conocimiento digital, ya que el entorno empresarial actual está cambiando rápidamente.

El equipo de compras en industrias 4.0

Los gerentes de compras aún son reservados con respecto a la implementación de nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, la automatización robótica o el blockchain en la rutina del sector.

Esta es la conclusión de una encuesta realizada por Deloitte, una consultora de negocios estadounidense, con sede en varios países del mundo, incluyendo Brasil, que señala que el 51% de los gerentes entrevistados tienen esta duda porque entienden que sus equipos aún no tienen suficientes recursos para llevar a cabo estrategia de compra digital.

Es evidente, por lo tanto, que los gerentes de Adquisiciones 4.0 necesitan encontrar nuevos talentos y también preparar a los empleados ya contratados, formando un equipo multifuncional con capacitación para enfrentar la transformación digital.

Otro factor esencial para obtener el mejor rendimiento posible del equipo de compras es establecer métricas que permitan evaluar todo el trabajo colectivo e individual. Este análisis permitirá conocer las debilidades y fortalezas del equipo, invirtiendo en acciones de mejora.

Y, por supuesto, no debemos olvidar que el gerente de compras debe adaptarse a los nuevos tiempos, adquiriendo habilidades fundamentales para la era digital.

Utilizando correctamente las herramientas modernas, el área podrá capturar, analizar y actuar a partir de datos actualizados en tiempo real, creando conexiones ágiles con toda la organización, optimizando procesos y aumentando la eficiencia de compra.

La compra 4.0 eleva la propuesta de valor del sector

Según el alemán Henrik von Scheel, creador de la expresión y los fundamentos de la Industria 4.0, entramos en la segunda ola de la Industria 4.0, caracterizada por la conexión entre las tecnologías avanzadas y el uso que los seres humanos pueden hacer de ellas, con el objetivo de mejorar los procesos organizacionales.

El sector de compras tiene la oportunidad de aprovechar esta fase para aumentar su propuesta de valor dentro de la empresa, combinando el conocimiento estratégico que tiene sobre el mercado y su amplia experiencia en compras con las oportunidades que brinda la transformación tecnológica.

Este es el caso, por ejemplo, con el uso de bots. Considerado un tipo de asistente con Inteligencia Artificial, puede proporcionar información actualizada sobre los procesos de compra y aún generar una demanda automatizada. A través de sensores colocados en los materiales almacenados (usando sistemas basados en inteligencia de cosas, IoT), el bot puede identificar la disminución en el stock de productos y emitir de forma autónoma la orden de compra antes de que el artículo se agote e interfiera con la rutina organizacional

Una de las grandes ventajas de los bots es que pueden implementarse rápidamente, con pocos cambios en el proceso ya utilizado. Esto no prescinde del monitoreo constante, por parte de un profesional debidamente capacitado, para garantizar el control sobre el recurso: los expertos de TI recomiendan que el monitoreo se realice diariamente, para garantizar que los bots se estén ejecutando y que haya una evaluación de rendimiento más profunda, mensualmente. Y siempre que ocurran cambios en el sistema.

Los bots ya son una realidad en las organizaciones, ya que proporcionan gestión de proveedores, creación de pedidos de compra, procesamiento de pedidos y pagos. Pero hay mucho por explorar en este recurso, y es importante que las organizaciones reflexionen sobre los detalles operativos y los impactos antes de que los bots se implementen en el área.

En nuestro blog, ya discutimos otras tecnologías que están influyendo en el sector de compras en industrias 4.0. Por lo tanto, para complementar su conocimiento sobre el tema, le recomendamos leer:

4 tecnologías que cambiarán el comercio mundial

Soluparts también puede colaborar para una mayor eficiencia en el área de compras, ofreciendo beneficios tales como mejores precios y agilidad a sus clientes. Conozca los valoresde Soluparts. Aproveche la oportunidad y realice un cotización con nuestros expertos.

El departamento de compras de materiales indirectos de origen extranjero enfrenta a diario desafíos adicionales debido a la complejidad que trae el origen internacional de los productos. Además de las actividades inherentes a las Compras, es necesario prestar atención a varios otros aspectos que influyen directamente en el éxito de las operaciones.

A medida que los mercados globales cada vez más conectados son cada vez más accesibles debido a las nuevas tecnologías y la digitalización empresarial, algunos desafíos relacionados con hacer negocios a nivel internacional continúan mereciendo atención.

En el artículo de hoy, hablaremos sobre los principales desafíos que debe abordar.

1. Diferentes idiomas y culturas

El nivel de complejidad de las operaciones de compras internacionales aumenta, ya que es necesario hacer negocios en otros idiomas con personas de diferentes países del mundo. La buena comunicación es la parte central a la hora de cerrar una buena compra y las barreras idiomáticas aumentan el riesgo de errores relacionados con:

• Plazo de entrega
• Forma de pago
• Material necesario

El comercio no es una habilidad fácil de desarrollar. Además de dominar las técnicas, se requiere práctica. Esta tarea se vuelve más desafiante cuando debe hacerse en idiomas extranjeros y, en el caso del departamento de compras, puede ser necesario tratar con diferentes idiomas en el mismo día.

La comunicación clara y eficaz es fundamental para el éxito de las operaciones internacionales. Esta comunicación incluye incluso pequeñas consideraciones prácticas que pueden pasar desapercibidas fácilmente, como traducciones de nomenclaturas o descripciones de productos en solicitudes de cotización.

Hasta ahora hemos hablado del lenguaje verbal involucrado en una negociación, pero más importante que eso es el lenguaje no verbal. Es importante prestar atención a los matices que los diferentes hábitos culturales aportan a la negociación.

La cultura consiste en tradiciones y normas sociales seguidas por un grupo específico de personas. Pero temas que en ocasiones pasan desapercibidos como el tiempo de respuesta, la cordialidad, la organización y los protocolos son algunos de los puntos que pueden sacudir las relaciones internacionales si no se observa el factor cultural.

El éxito en el trato con otras nacionalidades requiere una mente abierta y experiencia internacional capaz de aportar un conocimiento profundo de otras culturas, principalmente relacionadas con normas y valores.

Conocer la etiqueta comercial aceptable en el extranjero y cómo cosas como las tradiciones religiosas y culturales pueden influir en los negocios ayudará a resolver posibles problemas de comunicación en los negocios internacionales.

Además, demostrar que se ha tomado el tiempo para comprender la cultura del socio comercial puede proyectar el respeto y la inteligencia emocional necesarios para realizar negocios con éxito.

2. Tipos de cambio e inflación

Al comprar materiales en otros países, al momento de negociar el precio, preste atención a la divisa negociada y al comportamiento de su tipo de cambio en relación con la divisa original del país donde está ubicada su empresa.

Los tipos de cambio deben controlarse en todo momento, ya que las grandes fluctuaciones pueden afectar los gastos y las ganancias. Las empresas para evitar este tipo de situaciones pueden efectuar una venta y pagar el costo en las mismas monedas para equilibrar la tasa de gastos e ingresos. Se debe tener en cuenta el momento del pago.

También es importante monitorear las tasas de inflación, que son las tasas a las que los niveles generales de precios en una economía aumentan de año en año, expresados ​​como un porcentaje. Las tasas de inflación varían entre países y pueden afectar los costos de los materiales.

3. Política, leyes y crisis

Al realizar una compra en otro país, es necesario conocer el escenario político y las leyes de exportación de carga. Es necesario observar si el país atraviesa alguna crisis económica, política o conflictiva que pueda ocasionar problemas para el envío de su producto.

Los cambios en los gobiernos pueden generar cambios en las políticas, regulaciones y tasas de interés que pueden ser perjudiciales para las empresas. Cuestiones como políticas mal definidas o inestables y prácticas corruptas también pueden ser extremadamente problemáticas para un acuerdo.

La gran habilidad de un comprador es poder analizar el escenario internacional y comprender los riesgos involucrados en una compra en particular para mitigar los riesgos y encontrar soluciones de manera proactiva.

También es importante observar la relación bilateral entre el país de origen de la pieza y el país donde se ubica su planta o fábrica. ¿El equipo logístico tendrá problemas a la hora de traer la pieza? ¿Necesitará documentos adicionales, pagará tarifas diferentes o impuestos más altos?

La gestión de las cadenas de suministro internacionales no es una tarea fácil. Es fundamental contar con una estrategia de gestión de riesgos que tenga en cuenta el escenario global volátil para que las respuestas a las crisis sean rápidas, no interrumpan ni provoquen pérdidas considerables en las operaciones.

4. Impuestos

La mayoría de los países aplican algún tipo de tarifa o tasa a las empresas que traen mercancías a sus países. Debe conocer estas tarifas para poder incorporarlas al elemento de planificación financiera de sus planes de globalización.

Recuerde también el aspecto legal: es posible que deba pagar diferentes tipos de tarifas según las leyes de transporte y logística vigentes en ese país en particular.

Cada país cobra derechos de aduana sobre las importaciones para proteger sus industrias nacionales. Asimismo, se aplican aranceles a las exportaciones de materias primas. Los importadores y exportadores deben enfrentar restricciones arancelarias.

Están obligados a cumplir con diversas formalidades y normas aduaneras. La política, los procedimientos, las reglas y las regulaciones del comercio exterior difieren de un país a otro y continúan cambiando de vez en cuando.

Una solución practica

Los desafíos discutidos en este texto se pueden facilitar con la existencia de una empresa colaboradora que tenga un gran conocimiento de compras en el mercado internacional. Soluparts, por ejemplo, cuenta con un equipo multicultural, capaz de negociar en varios idiomas, logrando los mejores precios, plazos de pago y entrega.

El alto volumen de operaciones logísticas que coordinamos nos da un conocimiento pleno de situaciones políticas globales, acuerdos bilaterales, crisis internacionales, lo que nos permite apoyar plenamente al departamento de logística de nuestros clientes.

También facilitamos el tránsito de materiales mediante la posibilidad de consolidar carga en nuestros cinco almacenes ubicados en los mercados más estratégicos del mundo, para facilitar los envíos, documentación y contribuir a su operación logística.

También ofrecemos contratos anuales que congelan los precios de las piezas listadas por un año, dando a nuestros clientes más control sobre sus gastos y menos riesgo de exceder el presupuesto de su departamento.

Para obtener más información sobre nuestros servicios y cómo podemos ayudarlo a superar los desafíos de las compras internacionales, comuníquese con nosotros.

Tratar con los proveedores implica varios pasos. Una vez que haya identificado lo que su empresa necesita al recibir la orden de compra, es el momento de evaluar a los posibles proveedores y elegir el mejor es un proceso complejo.

El mayor error que puede cometer es elegir un proveedor sin analizar completamente todos los criterios necesarios. Afortunadamente, existen algunos puntos clave que pueden ayudarlo a tomar una decisión más fácilmente.

 

En primer lugar: conozca muy bien su demanda

El primer paso en el mapeo de proveedores es comprender completamente cada demanda que llega al departamento de compras, especialmente con respecto a las cantidades y los plazos de entrega que deben cumplirse.

Con esta información, puede alinear mejor su demanda con el servicio que ofrece cada proveedor y luego elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y condiciones.

Además, se hace posible identificar los probables errores que pueden ocurrir en la entrega de los productos, como diferencias en la cantidad o accesorios que necesitan o no acompañan a la pieza, por ejemplo, de esta manera se puede prevenir proactivamente que esto suceda.

 

1. Precio y condiciones

Quizás el precio y las condiciones de pago sean los factores que más pesan a la hora de elegir un proveedor, sobre todo teniendo en cuenta que el coste en cuestión debe ajustarse al presupuesto y estar en línea con la planificación del área.

Los proveedores deben ofrecer un precio justo por el producto, pero es una buena práctica negociar siempre. Vale la pena considerar que un precio bajo no siempre significa baja calidad, así como un precio alto no necesariamente indica un alto nivel de calidad. 

Revise atentamente la cotización enviada para identificar qué constituye su precio, como las piezas incluidas, el embalaje y el Incoterm seleccionado, y vea si el valor final realmente tiene sentido.

Tenga cuidado con los presupuestos muy por encima o muy por debajo de lo que ofrece el mercado en general. Los precios altos pueden ser solo el comienzo de la negociación, con un margen para que se reduzca a un nivel aceptable, mientras que los precios muy bajos pueden ocultar obligaciones contractuales.

Una buena forma de analizar el precio del producto es calcular la Variación del Precio de Compra (VPP). Se refiere a la diferencia entre el precio real del producto comprado y su precio estándar, siempre relacionado con la cantidad de unidades compradas. Este es uno de los principales indicadores que se utilizan para medir la variación del precio de los bienes y servicios adquiridos en un período de tiempo determinado.

Recuerde verificar la fecha de vencimiento de la cotización, porque el precio que ve hoy puede no ser el mismo en 3 semanas a partir de ahora, y si necesita realizar la compra el próximo mes, esta cotización puede que ya no sea válida, por lo que es necesario volver a enviar las solicitudes de cotización. Salvo que se firme un contrato anual o que se establezca un plazo por ese monto.

 

2. Límites

Para mantener una buena relación con los proveedores, es importante establecer plazos que se puedan cumplir, asegurándose de que la pieza estará en su fábrica o almacén antes de que sea necesaria para la producción.

Intente averiguar si el proveedor tiene un historial de imprevistos que hayan provocado retrasos en la entrega, como accidentes o problemas frecuentes de transporte, por ejemplo. Una vez más, vale la pena consultar las opciones de envío e Incoterms que ofrece cada proveedor. Además de marcar una gran diferencia en el precio final, los diferentes tipos de transporte requieren diferentes plazos, y debes estar preparado para eso.

 

3. Valores

Hoy en día, la prioridad de los departamentos de compras no es exclusivamente la reducción de costos, es necesario generar valor en todas las etapas de la cadena de suministro, incluida la elección del proveedor.

Asóciese únicamente con empresas que trabajen con visiones y valores similares a los de su empresa y que, de alguna manera, también puedan enriquecer su producción de forma intangible. Un criterio de análisis se relaciona con la sostenibilidad de la producción del proveedor en cuestión, ¿cuenta con programas de sensibilización ambiental y protección ambiental, por ejemplo?

 

4. Confianza

Asegúrese de que su proveedor sea de confianza. Verifique el estado legal y económico de la empresa y los documentos relacionados con el cumplimiento y el código de ética antes de formar una sociedad.

Especialmente en la era digital, en la que el consumidor demanda cada vez más transparencia sobre el origen de los materiales directos e indirectos, la reputación de su proveedor puede ser determinante en la decisión de compra del cliente final. Como dijimos en el tema de valores, es importante asociarse con buenas empresas, las cuales pueden enriquecer no solo su negocio, sino también su imagen.

En tiempos de incertidumbre como el que vivimos, cabe preguntarse si el proveedor tiene planes de gestión de riesgos en caso de crisis y recesiones en la economía mundial.

También asegúrese de que el proveedor sea accesible y tenga un servicio de relación con el cliente. Esto es especialmente importante si ocurre un problema y necesita su ayuda para resolverlo.

Para asegurarse de que no está siendo engañado por promesas vacías, profundice su investigación consultando fuentes más allá del sitio web corporativo y busque otros clientes proveedores antes de cerrar el trato. Investigar los perfiles de redes sociales de los proveedores, analizando cómo manejan las críticas y las quejas, así como si hay algún esfuerzo por mantener una buena imagen pública.

 

Desarrollar un plan de abastecimiento

La transformación tecnológica ha revolucionado la rutina de todos los sectores, incluida la compra. ¡Existen opciones que te permiten monitorear constantemente el desempeño de cada proveedor, calcular riesgos y posibles retrasos, generar reportes, comparar condiciones y mucho más!

Es fundamental tener muy bien organizado todo el movimiento de compras, con información como el estado de cada demanda, proveedor responsable de cada pedido, plazos y condiciones de entrega, entre otros, organizados en un panel de fácil visualización.

Para ello, utilice soluciones tecnológicas que le permitan seguir cada paso del proceso. Pero antes de adoptar cualquier tecnología, es necesario estudiar el costo y la viabilidad de cada solución para no caer en el efecto manada. Asegúrese también de que todo su equipo haya sido capacitado para lidiar con las nuevas soluciones, pudiendo extraer la mayor cantidad de información posible. 

Asegúrese de ajustar el horario según sea necesario. Tenga en cuenta los cambios y / o adiciones al pedido y cualquier otra situación que pueda retrasar una entrega.

Al facilitar la relación con los proveedores, posibilitas un mejor intercambio de información entre las partes, de modo que las mejoras se puedan implementar sin demasiadas complicaciones y con beneficios mutuos.

Otra forma de asegurar una buena prestación de servicio con los proveedores es confiar en una empresa que trabaja día a día por la satisfacción de sus clientes en todos los ámbitos. Si aún no ha probado nuestros servicios, envíenos su solicitud de cotización internacional de repuestos hoy mismo.

Como comprador de materiales indirectos de grandes industrias, la idea de optimizar una cadena de suministro de principio a fin puede parecer un poco intangible, ya que todos sus pasos integrados requieren el trabajo y la visión estratégica de diversas áreas. Sin embargo, existen algunas acciones que se pueden implementar en el departamento de compras para que se logre la optimización del proceso. A continuación, enumeramos algunos puntos clave que deben tenerse en cuenta para administrar mejor su cadena de suministro.

 

1.  Promover la integración

Intrínseco a la cadena de suministro es la dependencia mutua entre sus fases para que se pueda ejecutar con éxito, siendo una de las mayores preocupaciones de la gestión de la cadena de suministro la falta de comunicación entre las etapas. Es cierto que la tecnología disponible hoy en día puede facilitar este proceso, pero la clave para una buena gestión de la cadena sigue siendo la integración. 

Un modelo de gestión de la cadena de suministro debe incluir formas de proporcionar más intercambio de información entre las diferentes etapas y áreas para que todas funcionen mejor. 

En plena Revolución Digital, la mejor forma de hacerlo es mediante el uso de un software de gestión integrado para sensores y otros dispositivos, de modo que los datos capturados y transmitidos en tiempo real puedan distribuirse y procesarse rápidamente para generar información valiosa sobre posibles riesgos, incluso antes de que sucedan, y proyecciones de mejores soluciones. 

Tener información en tiempo real le ayuda a tener una visión holística de toda la cadena y la capacidad de actuar para remediar fallas y aprovechar lo que ya es bueno. Para que esto sea posible también es necesario contar con cuadros de mando con indicadores clave de desempeño (KPIs) y monitorearlos de cerca, cuestionándolos y analizándolos.

 

2. Planificación

Para hacer un mejor uso del presupuesto anual y evitar retrasos en la entrega de piezas, la planificación, vinculada a la gestión de riesgos diseñada para funcionar en el escenario actual de VUCA, es fundamental. Es con una planificación bien estructurada y contextualizada que es posible adaptar y repensar los procesos. 

La planificación predice las demandas para un período determinado en función del historial de compras del departamento. Para pronosticar la demanda de diciembre, retroceda un año, analice los datos, aplique las comparaciones de crecimiento o disminución, y tendrá la expectativa para el mes. 

En el mismo sentido, es fundamental conocer qué hay en stock, qué hay que reponer y en qué cantidad, para evitar el deterioro de las piezas y el posterior desperdicio. Existen innumerables variables que afectan el costo final de producción. Uno de ellos es el control de inventarios, el cual, si se hace bien, puede evitar altos costos de mantenimiento, compras excesivas y gastos de personal más altos de lo necesario. 

Al considerar las necesidades de stock de la empresa, el sector de compras actúa de manera preventiva, realizando compras antes de que surja la demanda, con base en algunas previsiones de uso. De esta forma, se reducen las compras urgentes, dando lugar a la negociación de precios más bajos.

 

3. Estar alineado

El establecimiento de protocolos y la capacitación adecuada de los empleados reduce significativamente las posibilidades de errores al presentar la solicitud de compra. Los datos de la requisición son esenciales para proceder con la búsqueda del proveedor ideal y para decidir la compra, la información mal computada o incorrecta puede dar lugar a compras innecesarias.

Es interesante invertir en formas de automatizar esta etapa del ciclo de compras, reduciendo el papeleo y haciendo que la actividad de envío de un pedido sea más ágil y simplificada.

 

4. Elección estratégica de proveedores

Trate siempre de mantener una relación cercana con sus proveedores, siendo transparente sobre las necesidades y expectativas de su empresa, para que las entregas puedan coincidir con sus estándares y prioridades para cada compra, ya sea precio, entrega o plazo de pago. 

En caso de circunstancias imprevistas, es más fácil resolver un problema con una pareja que conoces bien que tratar con alguien que no sabes qué esperar.

Al seleccionar proveedores, es un buen consejo tener un historial de relaciones con ellos y observar el desempeño de aquellos que ya tienen contratos de servicio activos. Saber si responden con prontitud a los correos electrónicos o retrasan las entregas son ejemplos de puntos clave para que su elección no traiga problemas en el futuro.

Soluparts, por ejemplo, con base en toda su trayectoria de relación con proveedores, tiene un ranking con los mejores del mercado para que nuestros clientes no tengan ningún problema con sus compras de materiales indirectos.

Luego de verificar el sistema interno y haber establecido la necesidad de un nuevo proveedor, es importante analizar, además de sus precios, soporte y condiciones de pago y entrega, su reputación y compromisos con la ética y la sostenibilidad. 

La elección asertiva del proveedor aumenta el valor de su cadena de suministro, alcanzando incluso ventajas competitivas.

 

5. Tener un socio adecuado

El departamento de compras de una gran empresa maneja cientos de solicitudes de compra por semana para diferentes tipos de productos.

Para facilitar y agilizar las cotizaciones, se sugiere asociarse con una empresa conectada con los mejores proveedores del mundo, capaz de encontrar los mejores precios y condiciones para satisfacer sus necesidades. De esta manera, puede concentrar varios pedidos en un solo lugar, haciendo que el proceso sea más organizado.

¡Cerrar alianzas con este tipo de empresas es muy valioso para su negocio, ya que reduce la carga de trabajo del departamento de compras, agiliza las rutinas y permite que el proceso se lleve a cabo de manera más coordinada, siendo un ejemplo de situación win-win!

Además, al optimizar las rutinas, el equipo tiene más tiempo para lidiar con otros procedimientos, como una mejor organización de procedimientos, métricas, innovaciones, análisis y pronósticos, que tienen un impacto directo en el control de entregas y plazos de cada proveedor.

 

¿Por qué el sector de compras es tan estratégico?

En un mundo cada vez más competitivo, las empresas necesitan actuar estratégicamente, maximizando las actividades que afectan directamente la productividad y la rentabilidad empresarial. Cada acción se coloca bajo un microscopio para evaluar su viabilidad y el retorno que puede traer.

A la hora de recortar costes y reducir gastos, la gestión eficaz del departamento de compras, ligada al uso de nuevas tecnologías, puede garantizar resultados muy positivos, ya sea garantizando los mejores precios en el proceso de compra o mejorando el desempeño del sector.

Además, los precios de compra más bajos impactan directamente en el precio final del producto, aumentando las ventajas competitivas de la empresa. Por tanto, la estrategia de evaluación y negociación con proveedores debe estar alineada con los objetivos de la organización, de manera que sea posible proyectar márgenes de beneficio y establecer metas alcanzables.

Soluparts está a tu entera disposición para conseguir los mejores precios en compras de repuestos de origen internacional. Conozca más sobre nuestra empresa y envíenos su solicitud de cotización.

 

Encontrar un buen proveedor no es tarea fácil. Incluso si la elección fue acertada y los primeros servicios tuvieron buenos resultados, este rendimiento puede disminuir con el tiempo. Esto puede deberse a que la relación con los proveedores no se está llevando a cabo de la mejor manera posible.

Para asegurar una relación duradera con sus proveedores, manteniendo los estándares de calidad, es fundamental prestar atención a algunos puntos críticos.

 

1. Respete la orden de compra

Si una entrega se ve interrumpida por cambios repentinos en el pedido, no es culpa del proveedor. Este tipo de cambio puede causar tensión en la relación, así que deje que los cambios se realicen solo en momentos de extrema necesidad.

Verifique y revise el pedido y el cronograma de entrega con la frecuencia necesaria, alinee todos los puntos y trate de ceñirse a lo acordado. Siga de cerca cada paso del proceso, mostrando preocupación pero no desconfianza. Confíe en el trabajo del proveedor que ha elegido.

 

2. Fomentar la comunicación

Desde el primer contacto, es importante establecer un fuerte vínculo de comunicación con los proveedores. Defina con qué canales deben comunicarse con usted en caso de problemas, cambios, imprevistos, dudas, entre otros, y esté atento a responder a estas solicitudes.

Además de mantenerse en contacto con los proveedores actuales para monitorear el progreso de los pedidos, también vale la pena intentar mantenerse en el radar de los más antiguos, que actualmente no tienen contratos activos. Después de todo, nunca se sabe cuándo podría necesitar sus servicios.

Comparta con sus proveedores un poco sobre sus procesos internos. Puedes invitarlos a conocer de cerca la operación en una visita a tu empresa, por ejemplo. De esta manera, pueden adaptar algunos pasos de su proceso para facilitar la integración con su operación.

 

3. Automatice sus procesos

Automatizar procesos significa adoptar herramientas que faciliten y optimicen la organización y consulta de los datos más importantes de cada pedido, transformándolos en información predictiva capaz de optimizar sus procesos y reducir costes. 

También existen numerosas opciones de software de gestión, que permiten visualizar a todos los proveedores, sus actividades, analizar el desempeño de cada uno e incluso predecir riesgos.

 

4. Ofrezca retroalimentación constante 

Realice evaluaciones y supervise el desempeño de sus proveedores constantemente, comunicándoles sus informes y conocimientos. De esta manera, pueden comprender mejor cómo fue su experiencia como cliente y cómo pueden mejorar la prestación de servicios.

Consulte algunos criterios que debe seguir y la mejor manera de evaluar cada uno de ellos:

 

Criterios de calidad

Un criterio de calidad muy importante a tener en cuenta es la cantidad de artículos que se rechazan para la entrega. Este índice dice mucho sobre la preocupación del proveedor por garantizar que las entregas se realicen de acuerdo con su orden de compra.

Para verificar este criterio, las empresas a menudo miden la calidad en PPM, partes por millón, escalando cuántos PPM se entregaron dañados o rechazados. La empresa debe definir una tasa aceptable de problemas de calidad para cada tipo de entrega y utilizar este estándar para evaluar el desempeño de cada proveedor.

Además de monitorearlos, es importante tener registrados estos estándares y hacerlos explícitos en el momento de la contratación. Así, es claro que quienes no respeten los estándares de calidad pueden ser penalizados e incluso excluidos de la lista de proveedores de servicios, dependiendo de la magnitud de la situación.

 

Criterio de rendimiento

Otro grupo de criterios que deben evaluarse son los relacionados con la realización de entregas. Al cerrar un contrato se definen las fechas en las que se deben entregar los productos.

Sin embargo, en general, las empresas establecen una “desviación estándar” de la fecha exacta acordada, de aproximadamente un día antes y un día después, por lo que las entregas realizadas en este margen aún se consideran correctas. Esta desviación existe para anticipar posibles complicaciones en la entrega, que tiene en cuenta un margen de error para cantidades no entregadas, alrededor del 10% del total del pedido.

Mantener un estricto control de fechas y cantidades, salvaguardando el margen de error aceptable para absorber posibles accidentes, y asignar calificaciones a cada proveedor en estos ítems. En una escala de 0 a 10, por ejemplo, un proveedor solo puntuaría 10 si sus entregas cumplieran perfectamente con los tres requisitos: plazo, condiciones y cantidad adecuada.

 

Otros criterios de evaluación

También es posible evaluar el desempeño del proveedor a través de su postura en algunos frentes de negociación. Evalúe si está abierto a reducir costos con base en sus propuestas y flexibilizar los plazos de pago. Esto demuestra su deseo de mantener una relación duradera con su empresa.

 

5. Analizar el desempeño de proveedores

Luego de evaluar el desempeño de sus proveedores, asignar calificaciones y hacer las observaciones necesarias, es importante analizar estos datos. Para los proveedores que brindan el mismo tipo de servicio, es incluso interesante hacer una comparación entre evaluaciones y observaciones.

Para todos ellos, es importante evaluar la viabilidad de mantenerlos en el marco de la empresa. Si alguno de ellos no cumple con los estándares esperados, vale la pena programar una reunión para revisar los términos de esa asociación e incluso considerar cancelar el contrato.

Estas evaluaciones también son una excelente manera de analizar el funcionamiento de los procesos involucrados en la gestión de suministros de su empresa y encontrar áreas de mejora. De esta forma, la empresa gana no solo manteniendo los mejores proveedores, sino también optimizando constantemente los procesos y métodos de gestión.

En Soluparts evaluamos a todos nuestros proveedores con base en criterios de calidad y desempeño. Nuestras evaluaciones y observaciones generan un ranking interno con los mejores proveedores del mercado internacional. ¡Así podemos ofrecer a nuestros clientes un servicio de la más alta calidad! Si aún no ha probado nuestros servicios, envíenos un presupuesto hoy mismo.

 

Un mayor éxito en el departamento de compras está directamente relacionado con un buen conocimiento de la logística, especialmente de los Incoterms. Por mucho que algunas empresas se centren en aspectos específicos para la mayoría de sus órdenes de compra, tener una buena comprensión de cómo todo el trabajo disponible puede ayudar a acelerar la entrega, reducir los costos y, sobre todo, contener los riesgos. 

Es cierto que el departamento de compras, como parte de la cadena de suministro, cuenta con un fuerte asesoramiento de profesionales de la logística, agentes de carga, compañías de seguros, entre otros, pero es el comprador quien negocia y determina qué Incoterm se utilizará en cada compra, y, por lo tanto, cuál es la responsabilidad de la empresa por transportar la carga y el costo total de adquisición de la pieza, que incluye transporte y cargos.

Este cálculo de costo completo es posible a través del indicador de “costo total de propiedad”, que ya hemos cubierto en nuestro blog. Incluye adquisición, transacción financiera, oportunidad, logística, fluctuación de divisas y costos de regulación comercial.

La reducción de costos ocurre cuando, al mapear este valor total de la propiedad, es posible calcular los valores relacionados con cada cargo, pronosticar los gastos de cada parte involucrada, comprador y vendedor, y evaluar los posibles ahorros que se pueden hacer al elegir Incoterm.

En este mapeo, considere los posibles costos de pérdida, como el reciente accidente en Ever Given. En este caso, los responsables de los riesgos y activación del seguro son definidos por Incoterm en la orden de compra de cada producto a bordo del barco.

Definiciones de Incoterms

Proponemos una revisión de los puntos más importantes definidos por los Incoterms y que deben tenerse en cuenta durante las negociaciones de cada orden de compra. Los Incoterms:

• Definen el momento preciso de la transferencia del riesgo (responsabilidad por daños y perjuicios) entre el vendedor y el comprador, así como la transferencia de costes y gastos adicionales.
• Se limitan a asuntos relacionados con los derechos y obligaciones de las partes de un contrato de venta y la respectiva entrega de bienes tangibles.
• Definen cuándo y dónde estará disponible la mercancía para el comprador.
• Establecen cuál de las partes debe proporcionar el vehículo de transporte internacional.
• Definen las funciones de cada una de las partes relacionadas con la contratación de seguros (obligatorio en algunos Incoterms), fletes, obtención de documentación de envío y exportación.
• Definen el punto crítico de costo, es decir, el momento de traspaso de gastos con transporte, seguro, manejo de carga terminal, aranceles aduaneros, es decir, todos los montos necesarios para proceder con la operación.

Con el fin de discutir y aclarar los principales puntos a considerar por los compradores a la hora de elegir los Incoterms para órdenes de compra, invitamos a la líder de Soluparts Logistics, Iara Lasmar Chaves, a hablar un poco sobre el tema:

La importancia de los Incoterms en el comercio internacional

Según datos publicados por el Gobierno Federal de Brasil a través del Ministerio de Economía, en 2020 “la balanza comercial de Brasil tuvo un superávit de 50.900 millones de dólares, pero ¿qué significa esto? ¿Significa que Brasil exportó más de lo que importó?

Si lo analizamos técnicamente, en números, sí. Pero, ¿qué hizo que los negocios fueran tan rentables y rentables? Sabemos que no basta con exportar e importar, necesitamos ver la situación de una manera más microanalítica.

Dicho análisis comienza con los términos que impregnarán los contratos internacionales. Estos términos se conocen en todo el mundo como Incoterms. Los Incoterms fueron creados por la ICC (Cámara de Comercio Internacional) en 1936, ya que se entendía que era necesario estandarizar y simplificar las negociaciones internacionales. De esta forma, se formulan 11 siglas que se conocen como Términos de Comercio Internacional. Revisa nuestro artículo con la definición de cada uno pinchando aquí. 

Como su nombre lo indica, se trata de nomenclaturas que ayudarán a determinar la transición de responsabilidad entre importadores y exportadores con respecto al flete internacional, seguros, tarifas e impuestos asociados.

Por determinación de la ICC, los Incoterms reciben una revisión cada 10 años. El último que tuvimos y que está actualmente en vigor es 2020.

Los Incoterms se dividen en cuatro grupos. Dichos grupos están definidos por las responsabilidades de las partes. No se equivoque, los Incoterms siempre deben verse desde la perspectiva del exportador.

Grupo E (ex): tiene la menor responsabilidad para el exportador;

• EXW

Grupo F (free): el transporte internacional no es responsabilidad del exportador;

• FCA
• FOB
• FAS

Grupo C (carriage) – el transporte internacional es responsabilidad del exportador;

• CIF
• CIP
• CPT
• CFR

Grupo D (delivery): tiene la mayor responsabilidad para el exportador.

• DAP
• DDP
• DPU

Que considerar al elegir Incoterms

Toda empresa exportadora / importadora debe conocer el significado de cada término. La elección del Incoterm ideal para su negocio depende, además del conocimiento previo, del acto de negociar.

Cada proceso de compra se basa en este mismo principio y con los Incoterms no es diferente. Entonces, ¡negocia! Recuerde que los Incoterms fueron creados como un medio para facilitar el comercio y no como un impedimento para el mismo. Al negociar, ambas partes tienen mayores posibilidades de salir satisfechas.

Por ello, recomendamos conocer en profundidad las posibilidades que ofrece cada Incoterm para negociar el que resulte más ventajoso en cuanto a riesgo, responsabilidad y costes para su empresa. Tenga en cuenta que la responsabilidad por daños a la mercancía tiene una influencia decisiva en la contratación de una operación de exportación.

Calcular los costos de envío

Además de la negociación, es importante comprender todos los costos adyacentes del Incoterm elegido para impregnar la transacción. Suponiendo que en el comercio exterior existen tarifas, costos e impuestos inherentes a la importación / exportación, garantizar el precio más bajo por producto no es necesariamente la mejor opción si, en el futuro, habrá un compromiso de ganancia por valores adyacentes no considerados inicialmente.

Verificar la credibilidad de las partes involucradas

Adicionalmente, es necesario tomar en cuenta que los procesos de compra y negociación se realizan con empresas que tienen un historial de integridad, compromiso y valores sólidos. De esta forma, se reduce el riesgo para su empresa.

Acuerdos comerciales internacionales

Por último, pero no menos importante, el Comercio Exterior ofrece muchas oportunidades vinculadas a los acuerdos comerciales entre países. Esto implica la expansión de socios comerciales, pero también tarifas y costos específicos para ciertos países.

Las autoridades gubernamentales pueden influir directa o indirectamente en las decisiones sobre qué bases exportar o importar para obtener un saldo positivo en las balanzas comerciales de los países involucrados. Por tanto, se puede llevar a los emprendedores a vender CIF y comprar FOB, condiciones que, a pesar de implicar una mayor responsabilidad, favorecen, por ejemplo, a las compañías de seguros nacionales.

En este caso, consultar a un especialista en envíos es la mejor opción para evitar gastos no deseados al finalizar el proceso de compra.

En conclusión, se propone volver a la declaración que inició e inspiró la redacción de este artículo. Después de lo anterior, ¿cuál es el papel de su empresa en el superávit de la balanza comercial de su país?

Artículo escrito por Iara Lasmar Chaves, licenciada en Relaciones Internacionales, MBA en COMEX y Negociación Internacional.

https://www.linkedin.com/in/iara-lasmar-35300b179/

 

Por Iara Lasmar Chaves

Líder logístico en Soluparts

 

 

Con el fin de ayudarlo a elegir el Incoterm ideal para sus órdenes de compra, Soluparts ha preparado una infografía gratuita con el momento exacto de transferencia de responsabilidad y riesgo de la carga entre comprador y vendedor en cada Incorterm.

También señalamos las definiciones y los detalles de cada término. Para descargar este material que le facilitará su rutina, reducirá sus riesgos y le ahorrará tiempo, haga clic a continuación: 

El uso de métricas es fundamental para mantener un negocio. Los necesitamos para poder medir el éxito de nuestro departamento e identificar dónde es necesario mejorar los procesos. Con tantas tecnologías y tantos datos que se generan todo el tiempo, no es raro perderse en qué métricas deberían ser sus métricas clave (KPI) y seguir de cerca.

Por lo tanto, de vez en cuando es necesario revisar las estrategias, los procesos y qué indicadores realmente se deben monitorear. Para ayudarte en este proceso, repasemos los principales indicadores que todo departamento de compras debe seguir, principalmente para controlar y reducir gastos.

 

1.  Purchase to pay

Es todo el proceso involucrado en la relación entre clientes y proveedores de suministros: compra, pago y recepción de bienes y servicios.

Dentro de P2P también se incluyen:

•  Purchase-to-pay: básicamente, la parte aislada de cómo una organización adquiere bienes y servicios necesarios para su producción;
•  Sourcing-to-pay: controla la parte de cuentas por pagar y ve la operación de manera más estratégica desde una perspectiva de gastos.

Como parte del proceso, las empresas deben tener un control estricto sobre el gasto en proveedores. Hacer un gasto racional es la mejor forma de asegurar la sostenibilidad del área dentro de cualquier empresa.

Al tratarse de una acción que involucra a múltiples agentes en diferentes puntos de contacto, es necesario coordinar muy bien toda la relación para que el objetivo final se logre sin causar grandes pérdidas en términos de mayor complejidad dentro de la cadena de suministro.

 

2.  Costo total de la propiedad (Total Cost of Ownership)

El cálculo del TCO incluye los costos directos e indirectos de la compra de un producto y se extiende más allá del proceso de adquisición. Como tal, incluye los gastos incurridos a lo largo de toda la cadena de suministro. Los costos de transporte, impuestos, aduanas, seguros y empaque se contabilizan, entre otros, como gastos de inventario considerando tres factores principales: espacio ocupado, manejo y depreciación. 

Este cálculo permite a los compradores diferenciar el precio de compra del costo a largo plazo de comprar un producto, que está relacionado con los costos de mantenimiento y reparación del producto en un futuro próximo. En algunas industrias, este valor puede referirse a hasta 5 años de mantenimiento en una máquina, por ejemplo. 

Cuando pensamos en los valores que se aplican en el sector de compras, es decir, en su presupuesto, conviene recordar que aunque el precio final de cada compra es importante, no tener en cuenta el TCO de una adquisición puede afectar significativamente los gastos anuales del área. Por tanto, es importante incluir el cálculo del TCO a la hora de elegir los mejores proveedores, mejores fabricantes, etc. Existen algunos costos adicionales que nos permiten calcular el costo total de propiedad (TCO):

Costo de adquisición

El análisis comienza con el precio negociado del artículo, excluyendo cualquier monto descontado relacionado con compras de gran volumen y pago a tiempo, por ejemplo.

Costo de transacciones

Representan los servicios prestados por los proveedores, incluidos los procesos de cálculo de inventarios, requisición de materiales, preparación y transmisión del pedido al fabricante, documento de envío, manipulación y recepción del producto.

Costo de oportunidad

El concepto de costo de oportunidad se refiere a una posible pérdida de ingresos, si el proveedor elegido para la compra de un determinado producto no cuenta con materiales de calidad, los cuales deberán mantenerse en el corto plazo. En este punto, vale la pena analizar los beneficios de un proveedor más caro pero con un servicio o producto de mejor calidad o un menor costo de compra.

Costos logísticos

Transporte y almacenamiento del producto, tanto internacional como nacional, además de prestar atención al tiempo requerido para su llegada al destino final. 

Costos de fluctuación de moneda

Al comprar productos de un país extranjero con pago en la moneda de ese país, se debe tener en cuenta el historial de fluctuaciones de la moneda. Para protegerse contra esta variación, puede optar por comprar en moneda extranjera al precio actual en el momento en que se emite la orden de compra.

Costos de regulación comercial

Es fundamental enumerar los incentivos y restricciones comerciales que ofrecen los países en los que se encuentra el proveedor, incluidos los establecidos mediante acuerdos comerciales entre países o grupos de países.

 

3. Variación del precio de compra (VPP)

Como sugiere el nombre del indicador, la Variación del Precio de Compra (VPP) se refiere a la diferencia entre dos variables: el precio real del producto comprado y su precio estándar, siempre relacionado con la cantidad de unidades compradas. 

Para calcularlo, simplemente multiplique estas dos variables por el número real de unidades compradas. 

• La fórmula se ve así: (Precio real – Precio estándar) x Cantidad real = PPV

Este es uno de los principales indicadores utilizados para medir la variación en el precio de los bienes y servicios adquiridos, siendo una herramienta capaz de decir qué tan efectivo es el equipo de compras.

Como una herramienta para comprender cómo los cambios en el precio de los materiales indirectos pueden afectar el costo futuro de los bienes vendidos y también el margen bruto, PPV ayuda a las decisiones de precios al proporcionar declaraciones precisas a futuro sobre la rentabilidad general futura.

Cuando se habla de PPV, se asume que la calidad del producto es la misma y que tanto la cantidad de artículos comprados, el lugar de compra como la velocidad de entrega no afectan el precio. 

Profundicemos para diferenciar las variables:

•     El precio real del producto comprado es cuánto gasta realmente la empresa en ese artículo;
•     El precio estándar se refiere a lo que los expertos en compras creen que pagará la empresa para comprar el artículo durante el proceso de planificación o presupuestación.

Normalmente, el precio estándar se basa en el último precio de compra del año anterior, el primer precio de compra del año actual o un precio desarrollado con base en el mejor caso disponible cuando se creó el estándar.

 

Conclusión

Desarrollar una medición eficaz para el equipo de compras no siempre es una tarea fácil. Depende del análisis del funcionamiento del departamento y la definición de las principales prioridades, metas y objetivos. 

Una vez que haya identificado las necesidades reales de la empresa y comprenda la naturaleza de los indicadores clave de rendimiento de adquisiciones, es fácil elegir aquellos que estén en sintonía con sus objetivos definidos. 

Hacer un seguimiento de los indicadores y KPI con su equipo les permitirá comprender mejor los hábitos de compra de la empresa, el desempeño de los proveedores y si los procedimientos están funcionando como deberían. De esta manera, resulta más fácil realizar cambios de personal, reasignar recursos, mitigar riesgos y evitar cuellos de botella; en definitiva: evaluar problemas, encontrar soluciones y optimizar el departamento. 

En nuestro blog traemos otras métricas que también necesitan ser monitoreadas en el departamento de compras:

• La mejor forma de medir el desempeño del departamento de compras
• 7 KPI estratégicos para el sector de compras