7 estratégias para tornar o seu departamento de compras mais resiliente

7 estratégias para tornar o seu departamento de compras mais resiliente

Como tornar as cadeias de suprimentos mais éticas

Como tornar as cadeias de suprimentos mais éticas?

Benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no exterior

Benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no exterior

 

Nos dias atuais, a economia mundial é caracterizada pela presença de inúmeras cadeias de suprimentos globais, com produtos sendo comercializados por parceiros em diferentes países.

Neste contexto, o processo de importação ganha força, agilidade e praticidade e torna-se uma decisão vantajosa. Por exemplo, no setor automotivo, de acordo com levantamento feito pela Revista Quatro Rodas, importar peças pode ser 80% mais barato que comprar de fornecedores locais.

Por mais que esta seja uma prática comum adotada em todo o mundo, há ainda um certo receio e desconhecimento no setor empresarial em relação aos procedimentos que envolvem a importação. Em muitos casos, os compradores acabam preferindo manter parceiros locais, mesmo pagando mais caro pelas peças, a estabelecer acordos com fornecedores internacionais.

Neste texto, discutiremos os benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no exterior. Daremos também algumas dicas relevantes para aumentar o grau de sucesso neste tipo de negociação.

Por que realizar compras internacionais?

Há uma série de motivos que justificam porque importar uma peça de reposição ou material indireto é interessante em comparação a comprar localmente, otimizando o processo de aquisições e aumentando a margem de lucro das empresas:

– Condições mais vantajosas: fatores relativos ao país onde realizará a compra (impostos, média salarial e outros gastos com a produção das peças) devem ser considerados no processo de importação.

– Custos do produto: em muitos casos, o custo da peça é inferior em comparação ao mercado local. Quando o comprador realiza a aquisição de uma peça nacionalizada (produzida no exterior e importada por um fornecedor nacional), estão incluídos no valor: custo de produção, de sua nacionalização e o lucro de quem vende.

– Melhor qualidade do produto: caso opte por uma compra internacional, você pode adquirir um material indireto produzido a partir de tecnologias e processos mais avançados.

– Acesso a recursos exclusivos: alguns materiais só podem ser achados em alguns locais do mundo, garantindo o acesso direto a eles.

9 formas para melhorar os benefícios da importação

Seguem algumas dicas para a condução de compras em contextos internacionais:

1. Analisar frequentemente a sua cadeia de suprimentos

É importante revisar a sua cadeia de abastecimento de tempos em tempos em decorrência de possíveis mudanças ocorridas no mercado externo (como a formação de alianças, o fim de embargos comerciais ou a adoção de novas práticas pelos países).

Isto é, deve-se periodicamente discutir novos e favoráveis acordos de comércio que possam reduzir ou eliminar impostos, tendências mundiais de produção de determinado produto e novos acordos bilaterais entre nações, além de procurar formas para cortar custos ao otimizar o transporte e o pedido feito.

Outro ponto de atenção é o tempo de logística e o tipo de transporte adotado. Dependendo da peça, o frete mais conveniente é o aéreo, usado em 80% das vezes pelas empresas. Nesse caso, o prazo para recebimento do material pode chegar a uma semana, que corresponde, algumas vezes, ao mesmo tempo da entrega de uma peça comprada no mercado nacional.

No caso da peça precisar de frete marítimo, cuja média de tempo de entrega é superior a um mês, pode compensar caso o seu departamento tenho um bom planejamento de aquisições de peças. Vale lembrar também, que ao comprar em grande quantidade o preço do seu frete diminui.

2. Entender bem a origem e disponibilidade de peças nos mercados interno e externo

Antes de definir quais peças serão compradas no exterior, é importante fazer uma avaliação criteriosa para identificar e entender qual é a disponibilidade desse material nos mercado nacional e internacional.

Por exemplo, um material indireto de dimensões menores e grande demanda, provavelmente, é constantemente importado em grande quantidade pelo fornecedor nacional, o que deixa seu custo vantajoso mesmo no mercado doméstico. Nesses casos, a peça pode ter inclusive pronta entrega.

Verifique também a existência de peças similares, pode ser que alguma delas esteja disponível no mercado nacional. Para isso, procure entender bem a demanda da área de manutenção da empresa.

Por outro lado, no caso de uma peça obsoleta ou usada apenas em situações mais específicas, a importação pode valer a pena. Observe também se a peça necessária é produzida apenas sob demanda ou se está sempre disponível em estoque para compra, em caso afirmativo, tente entender qual é a localização do depósito da sua empresa mais próximo de determinado fabricante.

3. Realizar uma avaliação de riscos

Além de ter um colaborador da equipe focado nessa questão, sugere-se que a empresa tenha um time de logística internacional que avalie os riscos e para que você seja informado sobre possíveis problemas antes que eles ocorram e tenha opções alternativas para aumentar a segurança de sua operação.

No momento de planejar a nacionalização, assegure-se de que sua empresa esteja trabalhando com bons agentes (seguradoras, transportadoras, despachantes e agentes de carga reconhecidos no mercado) e mantenha contato com todos durante todo o processo.

4. Manter relacionamento com associações locais de comércio

As associações voltadas para este tema, seja no país onde a empresa está localizada ou onde pretende realizar a compra, fornecem notícias e informações importantes sobre comércio internacional e dicas de segurança. Podem inclusive te ajudar a garantir novos negócios, intermediar novas parcerias e aumentar sua lista de fornecedores e contatos confiáveis.

5. Contar com um bom software para o gerenciamento das aquisições

Trabalhar com diferentes culturas, sistemas monetários, leis e línguas pode tornar o controle de pagamento, o cumprimento das regras e de prazos algo muito complexo. Ter um bom sistema de informação para gerenciar compras, contratos e comunicação com parceiros e outros públicos é importante para evitar que algo seja esquecido. Sobre o assunto, leia nosso artigo sobre os melhores softwares para gerenciamento de compras.

6. Definir metas de trabalho

Estabelecer metas é crucial para alcançar o sucesso esperado; por exemplo, determinar a redução de gastos que se pode conseguir ao começar a comprar algumas peças do mercado internacional ao invés do nacional.

É uma atividade de alta complexidade, já que envolve questões externas à empresa, fugindo de seu controle. Entretanto, mesmo que a meta não seja atingida, é uma boa forma para avaliar as práticas de negócio e criar estratégias para futuras negociações comerciais com parceiros internacionais.

Mas antes de definir suas metas, procure entender qual a previsão das demandas de determinado período e consulte o orçamento disponível para seu departamento.

7. Aumentar a quantidade de pedidos

Pedidos em massa auxiliam na redução de custos relacionados a pagamento, remessa e taxas alfandegárias. Ao desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor, é possível, por exemplo, negociar a importação de mais produtos a um custo reduzido. Nesse sentido, a Soluparts oferece a possibilidade de consolidação de carga.

Também é uma boa estratégia comprar produtos em determinados períodos do ano, eliminando a necessidade de solicitá-los quando a demanda é alta, e preferir fazer grandes pedidos a solicitar remessas pontuais menores. Sobre o tema, conheça o Contrato Anual, oferecido pela Soluparts.

8. Pesquisar a área local para compreender preocupações

Conhecer bem a área para mapear possíveis pontos de atenção e mitigá-los antes de fechar negócios com o parceiro internacional é peça fundamental para ter uma compra bem sucedida. Essa é uma tarefa necessária mas que toma tempo. Sendo assim, o ideal é ter um parceiro internacional que já conhece todos os mercados e atua em 40 países como a Soluparts.

9. Definir claramente as expectativas

Ter por escrito o acordo comercial firmado reduz a possibilidade de haver problemas e oferecer formas para avaliar as condições estabelecidas caso haja algum conflito, garantindo segurança a ambas as partes. Sobre este ponto, veja o nosso artigo sobre os benefícios da gestão de contratos em empresas.

Conclusão

Neste artigo, discutimos os benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no mercado internacional, auxiliando na otimização da cadeia de suprimentos e redução de custos operacionais da empresa.

O valor da peça será inferior caso opte por adquiri-lo com um fornecedor no exterior. Algumas vezes, a importação de um item demanda planejamento, mas ao contar com um parceiro especializado em realizar a compra de materiais indiretos em outros países, você pode conseguir um prazo de entrega muito próximo ao praticado por vendedores nacionais.

Dica: O importante é não deixar de fazer uma compra internacional com boas condições comerciais por não conhecer o processo de importação. Comprar peças fora do país pode oferecer vários benefícios e reduzir muito os gastos do departamento de compras. O time de logística da Soluparts e a logística da sua empresa vão cuidar de todo o processo para a peça chegar, na hora certa, na sua indústria.

Na Soluparts, temos como parceiros agentes de logísticas altamente confiáveis, que trabalham com tecnologias modernas (como rastreamento GPS) para garantir o acompanhamento e a fiscalização da carga a fim de evitar problemas na entrega ou atrasos.

Normalmente, utilizamos o Incoterms EXW (Ex Works), porém, é possível adaptar a nossa logística e entrega ao cliente, deixando-o livre para escolher o Incoterm que lhe for mais conveniente.

Entre em contato com um especialista Soluparts e tire as suas dúvidas.

 

5 razões para contar com uma empresa especializada em compras de materiais indiretos

5 motivos para contar com um empresa especializada na compra de materiais indiretos

Nos últimos anos, estamos acompanhando mudanças significativas na economia global que trazem uma série de barreiras e oportunidades para as organizações (transformação digital, preocupação com práticas mais sustentáveis, entre outras).

Para a área de compras, existem também outros desafios: reduzir gastos, tomar decisões acertadas, otimizar os processos do departamento e contribuir desta forma para o sucesso da empresa.

Uma excelente maneira de aumentar a eficiência do departamento e resolver seus principais problemas é contar com os parceiros certos. Listamos abaixo alguns motivos para ter como parceira uma empresa especializada em compras de materiais indiretos internacionais, ajudando a lidar com estes desafios complexos enfrentados no contexto atual. Acompanhe e tenha bons resultados!

1. Garantia de um atendimento premium

Obter a orientação correta, no momento certo, é fundamental para a tomada de decisão no dia-a-dia de uma empresa.

Um fornecedor escolhido de maneira precipitada pode trazer uma série de problemas: um atraso em uma entrega de um lote de materiais, por exemplo, pode gerar a paralisação de uma parte das operações por um determinado período, trazendo grandes prejuízos para a empresa.

Para garantir a compra de fornecedores confiáveis, aqui na Soluparts, desenvolvemos um ranking interno de fornecedores que avalia quesitos essenciais como prazo de entrega, preços, agilidade nas respostas, entre outros fatores.

A Soluparts tem grande experiência de mercado e acesso a mais de mais 15.000 fabricantes. Com uma comunicação clara e transparente, todo o nosso time de especialistas se esforça para proporcionar ao comprador uma experiência de conforto e segurança fazendo de tudo para atender suas expectativas.

Temos uma preocupação constante com o bem estar do cliente. Ao facilitar o processo de aquisições, damos, através de um atendimento premium, a possibilidade de encontrar o material indireto que ele precisa, não importa o país, fabricante, se a peça está obsoleta ou não melhorando a sua rotina de trabalho.

2. Melhores condições de pagamento a prazo

Negociar preços com fornecedores é algo que demanda dedicação e energia do departamento de compras. Toma tempo entrar em contato com o fabricante, explicar a demanda, aguardar o envio do orçamento, questionar os valores, tentar chegar em um preço ideal e definir as formas e prazos de entrega e de pagamento (este último é, muitas vezes, um dos momentos mais complicados, já que o fornecedor deseja receber o quanto antes pelo material enquanto para a empresa é melhor pagar a peça a prazo).

Com uma empresa especializada na compra de peças de reposição não é necessário realizar negociações com cada fornecedor, reduzindo o tempo gasto para a execução destas atividades. Além disso, no caso da Soluparts, é possível fazer o pagamento a prazo.

A Soluparts é parceira de seus clientes, entendemos que estamos todos jogando no mesmo time, por isso o sucesso do cliente é o nosso sucesso.

3. Contratos de compras adequados para as suas necessidades

Otimizar o tempo da equipe de compras, reduzindo a quantidade de cotações a serem trabalhadas pelo profissional do departamento pode ser feito através de contratos de compras.

Essa modalidade permite que as cotações se mantenham válidas por um determinado período. Neste caso, a empresa especializada recebe a lista de produtos a serem comprados e realiza as cotações. O cliente recebe as cotações das várias peça para aprovação. Quando houver demanda de um dos materiais inclusos no contrato, o cliente solicita a compra destes materiais pelos preços já estabelecidos (dentro do tempo de validade deste contrato).

Na Soluparts, há a opção do Contrato de Compras Anual, que oferece aos seus clientes uma comodidade crucial, reduzindo as burocracias e gerando economias para a empresa.

4. Equipe culturalmente diversificada para auxiliar nas negociações

Com a globalização e o desenvolvimento dos meios de comunicação, a dimensão cultural tornou-se uma importante aliada para a área de compras das empresas.

Seja para lidar com outras filiais da organização ou parceiros de outros estados e países, saber mais sobre o seu interlocutor (seus costumes e valores, por exemplo) garante um maior alinhamento, reduzindo a possibilidade de ruídos na comunicação.

Neste contexto, poder contar com um time alocado em diferentes países, capaz de se comunicar em diversos idiomas e que possui experiência em realizar aquisições em contextos culturais múltiplos, torna-se um diferencial.

Na Soluparts, nossos colaboradores, de várias nacionalidades, possuem experiência internacional, essenciais para a gestão de compras com fornecedores de todo o mundo.

5. Acesso a conteúdos relevantes para o dia a dia profissional

No mundo de hoje, informações e dados são o novo petróleo. No setor de compras não é diferente: ter em mãos informações sobre tendências de mercado (como a regionalização das cadeias de suprimentos, prevista por especialistas, no mundo pós pandemia de Covid-19), é algo extremamente relevante quando estratégias estão sendo definidas e há o interesse de se manter competitivo e atualizado.

A Soluparts empodera os compradores de materiais indiretos fornecendo conteúdos de qualidade sobre os desafios relativos à área de compras internacional, às inovações e novas tecnologias relacionadas à cadeia de suprimentos e ainda proporciona informações e dicas para você aprimorar suas habilidades pessoais, essenciais para o seu crescimento profissional.

Dica: acesse nosso blog para ficar por dentro das novidades que vão tornar sua rotina mais produtiva e eficaz!

 

Soluparts: segurança, confiança e conforto em seu processo de compras de materiais indiretos

Manter a produtividade e otimizar o tempo, num período marcado por mudanças intensas e rápidas, é um desafio a ser enfrentado pelas diversas áreas de uma empresa.

Para garantir mais segurança em suas decisões e tornar as compras de materiais indiretos mais eficiente, conte com a Soluparts, cujo time é especializado em fornecer apoio, soluções, condições comerciais e melhores preços para os seus parceiros, garantindo que todas as suas demandas sejam atendidas.

Possuímos escritórios em diversos países (Brasil, Alemanha, Portugal, Hong Kong e Estados Unidos) e contamos com profissionais experientes em negociação.

Para mais informações, visite nosso site e aproveite para fazer uma cotação com a nossa equipe.

o orçamento da área de compras

7 dicas para não extrapolar o orçamento da área de compras

No contexto corporativo, o planejamento orçamentário está ligado, de maneira intrínseca à manutenção e crescimento de uma empresa.  

No departamento de compras, particularmente, a cobrança para redução e controle de gastos, por parte da diretoria é enorme. A lucratividade de toda a empresa depende da boa gestão do departamento e das atividades diretamente ligadas a ele, como logística e manutenção. Assim, os profissionais de compras deixam de atuar apenas no processo de aquisição e passam a participar ativamente da discussão orçamentária.

Neste texto, discutiremos a importância da elaboração de um orçamento para a área de compras. Além disso, traremos algumas dicas sobre como se manter fiel a ele e até reduzir custos (um grande desafio, diante da realidade complexa, volátil, dinâmica e competitiva de uma empresa). 

 

Por que o orçamento de compras é importante? 

Os especialistas que discutem o tema citam alguns pontos relacionados à relevância de um orçamento para compras:

  • Informa a estratégia de compras, deixando claro o que é possível ou não comprar, de acordo com o orçamento estabelecido;
  • Ajuda a mensurar os gastos, sinalizando quando há problemas com as finanças, se há um gasto além do previsto que pode prejudicar o processo de aquisição, ou se existem peças sendo compradas com o valor acima da média do mercado;
  • Garante transparência entre as áreas da empresa, podendo o departamento de compras ficar responsável por suas finanças;
  • Auxilia em um gerenciamento mais efetivo das finanças das aquisições, já que um orçamento permitirá a alocação apropriada de recursos para projetos de compras;
  • Provê insights para a tomada de decisões. Informações dos orçamentos de compras (tendências de gastos) podem te ajudar a fazer tomar melhores escolhas.
  • Em função das vantagens anteriormente descritas, o orçamento para a área de compras é primordial para a redução de despesas de curto, médio e longo prazo. 

 

Dicas para se manter fiel ao orçamento de compras 

Para obter sucesso na elaboração e no acompanhamento das informações relativas ao orçamento de compras, há uma série de orientações que podem ser seguidas:

1. Identifique os produtos que precisam ser comprados

Defina quais peças deverão ser compradas, qual a quantidade, quando precisarão ser usadas e quanto está disposto a pagar. Pesquise opções de fornecedores e considere aqueles que possuem uma boa reputação, bons preços, serviço ao consumidor e melhor tempo de resposta.  Por fim, feche negócio com o fornecedor que oferecer as melhores condições.

Este processo pode se tornar cansativo, já que envolve etapas de negociaçãomas é extremamente necessário!

gestão de estoqueque se estende para outra filiais ou outras plantas, também é muito importante para manter o orçamento da área. Antes de comprar uma peça cujo uso é baixo, vale verificar se ela está em estoque em outras filiais e, em caso positivo, solicitar a peça para a filial que a necessita.

Quando essa checagem de estoque não é feita da maneira correta, corre-se o risco de que peças sejam sucateadas – e esse é a principal causa de gastos desnecessários e desperdícios.

Vale lembrar que materiais indiretos de baixa rotatividade guardados em depósitos imobilizam verba e diminuem o capital de giro, podendo levar à perda de boas oportunidades de compra por falta de capital disponível. 

2. Obtenha a aprovação de outras partes interessadas

Promova a credibilidade e a legitimidade do orçamento, ao envolver outras áreas estratégicas (como contabilidade e finanças), que poderão sugerir economias.

Algumas empresas têm o orçamento anual definido pela diretoria financeira e, durante o mês, uma reunião é feita com todo o departamento de compras e a diretoria para acompanhamento de despesas. Da mesma forma, outra reuniões internas do departamento são necessárias para o estudo de estratégias de redução de gastos – esses encontros periódicos com foco no orçamento são importantes para manter as despesas  sob controle!

3. Planeje seus gastos com antecedência

A pessoa responsável pela área de compras precisa saber o valor disponível para a compra de um item específico, e deve deixar claro aos fornecedores o quanto ela está disposta a pagar por determinado produto.

O planejamento aqui é essencial também para entender qual deve ser a condição negociada para tal entrega. Uma compra feita com antecedência de alguns meses, permite que o preço baixo seja priorizado em detrimento do lead time, por exemplo.

Já uma peça comprada de última hora, mesmo que seja muito necessária para a produção, acaba saindo a um preço maior – sem contar que o preço do frete urgente acaba saindo mais caro. 

Um planejamento bem feito permite, ainda, a consolidação de carga, diminuindo o preço do envio do material. Isso porque é feito um embarque único de todas as peças – mas, para isso é importante ter um parceiro que forneça várias marcas e seja capaz de guardar seus produtos no depósito para um embarque único, algo que a Soluparts oferece.

4. Tenha uma margem para flexibilizar o orçamento

Essa margem irá ajudar a ajustar o orçamento da área de compras diante de incertezas e riscos como aqueles relacionados a projetos, aquisições e entregas. É importante manter as partes interessadas cientes dessas mudanças, para que eles entendam a situação real e o quanto dessa margem já foi usada. Essa cautela é fundamental em tempos de crise econômica como a que estamos vivendo no momento.

5. Documente e acompanhe os termos com seus fornecedores 

Essa etapa é imprescindível para auxiliar no controle dos acordos firmados, mantendo, consequentemente, o orçamento atualizado.

Entre os pontos essenciais deve ficar bem claro o que o fornecedor deve oferecer (e qual o preço, condições de pagamento e prazos de entrega), condições no caso de quebra contratual e a garantia de confidencialidade – confira na íntegra artigo sobre os benefícios da gestão de contratos em compras.

6. Use a tecnologia a seu favor

Use softwares que atualizem gastos, em tempo real e ajudem a rastrear pedidos e aprovações. Desta forma, as informações ficarão mais organizadas e os profissionais poderão se focar em atividades menos operacionais e realizar um trabalho mais analítico, buscando otimizar os processos, reduzir despesas e, consequentemente, aumentar o lucro da empresa. Veja o nosso artigo sobre os 10 softwares para o departamento de compras para dicas.

Alguns softwares da área de compras emitem pedidos de compra automáticos para peças que são compradas regularmente – como de três em três meses -, com base no último preço ofertado pelo fornecedor. É necessário acompanhar esses pedidos de perto para que seja possível renegociar os preços, que tendem a aumentar dependendo do contrato.

O ideal é procurar entender porque o possível aumento aconteceu e de que forma vai impactar nos gastos – esse reajuste pode ser por conta de tarifas, por exemplo.

Mantenha cotações e contatos de outros fornecedores que tenham essa mesma peça para acioná-los, caso o preço aumente a ponto de não ser mais viável sua compra com a mesma empresa. Como podemos notar, renegociaçãoe controle de contrato são muito importantes e precisam ser acompanhados.

Além disso, crie em seu software de Business Intelligence, um dashboard exclusivo para analisar as métricas relacionadas à redução de despesas e controle de orçamento.

7. Tenha uma equipe que entenda de orçamento

Grandes empresas oferecem a seus profissionais da área de compras treinamentos sobre fluxo de caixa, gestão financeira e orçamento para qualificá-los a tomar decisões importantes para controle de gastos.

Conhecer a fundo o funcionamento da supply chain e ter conhecimentos de logística é fundamental. Procure entender também o ciclo de produtividade e lucro gerado por cada peça adquirida. Isso vai te ajudar a definir a prioridade e urgência de uma compra específica e os Iconterms e condições de pagamentos ideais para ela. Por exemplo, se a válvula que você comprou precisa produzir por X meses para gerar Y de lucro em 180 dias, e esse valor pagar a válvula, você pode negociar o pagamento para 180 dias após embarque da mesma. 

Conclusão 

Neste artigo, discutimos a importância de controlar de perto o orçamento da área de compras. O crescimento de uma empresa, no mundo de hoje, é complexo e traz vários desafios, tornando o planejamento orçamentário peça importante para seu sucesso e rentabilidade.

É importante haver um diálogo frequente entre a equipe de compras e o departamento financeiro, para existir um alinhamento entre todos. Além disso, é necessário manter a flexibilidade, o controle e a transparência sobre as decisões tomadas.

A efetivação de estratégias de redução de gastos nas organizações as deixa mais competitivas, por possibilitar investimentos em seu crescimento e em pessoas, como: 

  • Renovação de maquinário;
  • Capacitação de colaboradores;
  • Melhoria e ampliação da estrutura física.

 

Para a realização de compras com bons preços, uma ótima opção é contar com uma empresa como a Soluparts. Nossa equipe de especialistas em compras de materiais indiretos consegue sempre as melhores propostas comerciais para sua empresa.

Oferecemos também o  Contrato Anual: a partir de sua assinatura, os preços cotados de cada peça permanecem inalterados pelo período de um ano, garantindo mais liberdade para realizar as compras no período que preferir. 

Isso te ajuda a mapear e planejar os custos aproximados de spare parts para o próximo ano, permitindo um melhor controle de seu orçamento. Experimente esses benefícios e mantenha seu orçamento sob controle: Saiba mais sobre nosso Contrato Anual. 

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Como a LGPD afeta o setor de compras?

Como a LGPD afeta o setor de compras?

Nos últimos anos, a rápida expansão da internet provocou uma revolução informacional: a captura e análise de uma grande quantidade de informações (conhecido como o Big Data) permitiu que empresas, governos e outros atores tivessem acesso a dados dos usuários de seus sites e sistemas.

Isto rapidamente virou uma oportunidade para o relacionamento com o consumidor/cidadão tornar-se mais ágil e próximo, porém, ao mesmo tempo, trouxe desafios relacionados à segurança digital para todas as áreas organizacionais. Inclusive no departamento de compras que, além das adaptações ao novo cenário econômico, precisará se adequar e colaborar para que a LGPD seja implantada.

Por exemplo: você, provavelmente, já acessou uma rede social ou realizou uma compra online e questionou o que a empresa contratada faz com os seus dados. Ela usará as informações cedidas para definir o seu perfil de consumidor e sugerir novas compras? Venderá os seus dados para parceiros? E o pior dos cenários: ela está protegendo esses dados de forma adequada, a fim de evitar que criminosos tenham acesso ao seu cadastro?

Diante deste contexto, diferentes governos estão aprovando legislações específicas relacionadas a este tema.

A União Europeia é um caso: aprovou em 2016 o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR, em inglês), que impõe condições rigorosas para o tratamento de informações, com aplicação de multas em caso de descumprimento. E, em um mercado globalizado, este regulamento não impacta apenas organizações locais: por exemplo, empresas brasileiras que vendem produtos para os países do bloco já tiveram que se adaptar a estas regras.

Já no Brasil, está prevista para entrar em vigor em 2021 (uma medida provisória adiou o início de sua vigência, inicialmente programada para agosto de 2020), a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que se aplica a qualquer atividade que envolva o uso e processamento de dados pessoais, principalmente nos meios digitais.

Muitas empresas já estão se preparando para estas mudanças, que impactarão todos os seus setores (não apenas o Jurídico e o de Tecnologia da Informação, como muitos pensam equivocadamente). Siga na leitura e saiba qual será a influência da LGPD no setor de aquisições.

O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi aprovada em agosto de 2018 e, assim como a GDPR, afeta todas as organizações (brasileiras ou internacionais) que atuam no país, mesmo que remotamente.

De acordo com o portal LGPDbrasil.com.br, são objetivos desta lei:

  1. Proteção à privacidade: para garantir direitos fundamentais, promover o direito à propriedade e à proteção dos dados dos usuários.
  2. Transparência: Estabelecer o uso claro das informações pessoais.
  3. Desenvolvimento: fomentar o desenvolvimento econômico e tecnológico, com o aperfeiçoamento de processos relacionados a esta questão.
  4. Padronização de normas: permitir a unificação das regras de utilização dos dados para todos os controladores (quem detém a informação) e operadores (quem executa o tratamento).
  5. Segurança jurídica: fortalecer a garantia das relações jurídicas, defendendo a livre iniciativa e as relações comerciais e de consumo.
  6. Favorecimento à concorrência: promover a livre atividade econômica, com a portabilidade de dados.

O usuário mais protegido com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados chegou para garantir importantes direitos para o usuário. Podemos citar como os principais:

  • Confirmar se está sendo feito o adequado tratamento de seus dados pessoais e acessá-los quando solicitado;
  • Pedir possíveis correções e eliminação (se necessário) de dados, bem como a portabilidade para outro fornecedor;
  • Obter informações sobre as entidades (públicas e privadas) com as quais foram compartilhados os dados;
  • Garantir as consequências de negar a liberação do tratamento;
  • Revogar o consentimento dado para o uso.

A LGPD, além de proteger dados sensíveis do consumidor (nome, endereço, profissão, documentação, etc), também acabará com a prática, de algumas companhias, em comercializar dados de seus clientes – sem consentimento do portador.

As empresas perante a LGPD

A LGPD é vista por especialistas como uma oportunidade de transformação digital, isto é a construção de uma operação eficiente com análise de dados sendo utilizada para o desenvolvimento dos negócios – saiba mais sobre esse assunto lendo artigo sobre Business Intelligence.

Porém, exigirá algumas adaptações no cuidado dos dados e na utilização segura deles, devendo adotar uma série de medidas para atender à nova legislação.

A adequação à lei de proteção de dados exigirá das organizações uma série de responsabilidades para o cumprimento da LGPD. Entre elas destacam-se:

  • Identificar os dados pessoais (qualquer informação que possa identificar uma pessoa, como nome, e-mail, sexo, fotos, etc), departamentos que manuseiam esses dados e operadores (a lei exige que toda organização designe um responsável por cuidar dos dados pessoais) para a mensuração da exposição à lei;
  • Realizar certificações, auditorias, relatórios de impacto, planos de prevenção de conflitos, controles do consentimento e da anonimização e planos de comunicação para possíveis incidentes;
  • Gerir os pedidos do titular relativos aos seus dados e adotar medidas de segurança e de governança do tratamento;
  • Validar o término do processamento e eliminação dos dados;
  • Definir um encarregado (Data Protection Officer) para gerenciar todo o processo de proteção de dados.

Em contrapartida, as empresas terão benefícios como melhor relacionamento com seus públicos, como os fornecedores, que saberão que seus dados estarão sendo protegidos adequadamente; maior segurança para todo o ambiente digital; melhores oportunidades de negócios com empresas do exterior, acostumadas à esse tipo de legislação; maior transparência.

Orientações para implementar a LGPD no setor de compra

A LGPD no setor de aquisições também provocará mudanças, sendo que as principais orientações que deverão ser adotadas são:

  1. Quando não estiver claro, questionar o fornecedor como ocorre o uso e armazenamento dos dados de seus clientes;
  2. Envolver o setor jurídico da empresa e solicitar apoio para detalhar nos contratos a forma como as informações serão protegidas;
  3. Orientar os fornecedores que sigam as recomendações da LGPD, para evitar o descumprimento da lei;
  4. Realizar treinamentos com a equipe e definir processos para atender a LGPD no setor de aquisições;
  5. Estabelecer políticas para a seleção de futuros fornecedores já alinhados às definições da legislação;
  6. Alinhamento de responsabilidades entre fornecedores e outros públicos que precisem acessar os dados de compras, com a clara definição de quem cuidará dessas informações em cada etapa do processo de aquisições.

Estas mudanças referentes ao armazenamento e processamento de informações trarão desafios complexos às diversas áreas das organizações. Porém, será uma oportunidade para realizar, de forma estratégica, a imersão nos meios digitais, crucial para a sobrevivência dos negócios nos dias atuais.

Siga acompanhando o blog da Soluparts para mais informações sobre este e outros temas relevantes, entre eles, sugerimos a leitura do artigo Benefícios do compliance no departamento de compras para complementar as informações sobre conformidade no departamento de compras.

Fabricas Inteligentes

Conheça o e-Book Fábricas Inteligentes: transformando o Departamento de Compras

A Indústria 4.0 vem revolucionando nossa vida pessoal e profissional, atingindo todos as áreas organizacionais, inclusive a área de compras. Mas é preciso saber como utilizar suas ferramentas de modo adequado.

Visando mostrar os caminhos da transformação digital em compras e os benefícios que ela oferece, elaboramos o e-Book Fábricas Inteligentes: transformando o Departamento de Compras.

Ele não se restringe a apresentar soluções tecnológicas disponíveis, mas a analisar as barreiras ainda enfrentadas pelo setor, mostrando os caminhos para a excelência em compras.

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