No caminho para se manter e se destacar no mercado, empresas lidam com o aumento da complexidade, não só dentro de suas organizações como fora. A revolução digital que nos conectou ao mundo e a diferentes agentes de maneira nunca vista nos demanda pensar de maneira ágil em todas as mudanças que precisamos adotar para continuarmos no jogo do mercado. As novas tecnologias e inovações chegam sempre com muitas promessas, mas nem sempre são as ideais para a realidade de uma empresa e, se adotadas sem uma análise prévia de cenário, a empresa pode acabar sendo vítima do chamado efeito manada, conceito, desenvolvido por um estudo do MIT em 1992, sobre o qual você conhece mais em nosso blog.
Este conceito relaciona-se à tendência de usarmos informações de outras pessoas ou empresas para tomar decisões ao invés de investirmos em uma análise de cenário da nossa própria organização. Uma grande razão para isso é a agilidade que a adaptação exige, fazendo com que a equipe pule etapas na hora de pensar estratégias de médio prazo.
Não é à toa que estudos contemporâneos classificam o mundo atual como VUCA, uma sigla sobre a qual já falamos um pouco em nosso artigo sobre metodologia ágil. Este novo mundo muda como as organizações se planejam, reagem a desafios, interagem com o ambiente e entre si, por isso, levá-lo em consideração na gestão de risco é fundamental.
Plano de gestão de riscos
Cada vez mais empresas estão reconhecendo a enorme necessidade de implementar um sistema holístico de gerenciamento de risco. Isso é especialmente verdadeiro em empresas que operam internacionalmente e no gerenciamento da cadeia de suprimentos. Com a implementação adequada deste sistema, os desafios podem ser superados com mais facilidade, apesar do aumento da incerteza e da volatilidade do ambiente.
Grandes empreendedores e executivos vêem crises como oportunidades. Grandes inovações e tecnologias surgiram de acidentes ou mudanças bruscas de percursos, o que nos faz concluir que ao invés de pensarmos no potencial negativo que os riscos podem trazer, devemos pensar em como incorporá-lo na estratégia corporativa de maneira positiva e aproveitar as oportunidades que o novo cenário traz. Mas para que isso aconteça, é imprescindível abraçar o mundo VUCA em que vivemos.
O mundo VUCA
A definição de um mundo mais difícil de entender e controlar não surgiu apenas para definir o que estamos vivendo, mas principalmente para nos ajudar a planejar para este novo mundo. Cada palavra na sigla demanda uma categoria diferente de planejamento, conforme explicado no artigo “What VUCA really means for you” de Nathan Bennett and G. James Lemoine publicado na Harvard Business Review, cuja leitura recomendamos.
Não é porque o mundo está complexo que não podemos, através de uma visão ágil e analítica, planejar para cada possível cenário, nos preparando para entender quando ser resiliente e quando nos adaptar, mas sempre saindo na frente.
Vamos entender melhor cada característica do mundo VUCA, cuja intensidade cresce exponencialmente, e como devemos abordá-las em nosso planejamento.
Volatilidade
Se refere à velocidade de mudança que torna os desafios inesperados e instáveis. Está associada ao pouco tempo que temos para responder a flutuações nas necessidades e prioridades do mercado, ou seja, para nos adaptar ou mudar de rumo.
Pode demandar mudanças rápidas em relação a que indicadores chave de performance (KPIs) devem ser acompanhados, por exemplo, e até exigir uma alteração das metas e objetivos gerais em curto e médio prazo. Mas para que isso ocorra sem maiores percalços, é fundamental que estes fatores estejam claros a todo momento para todas as áreas envolvidas.
O que queremos dizer é que antes de um plano de contenção de risco, é fundamental que o planejamento do departamento tenha sido concluído de maneira clara. É ele que garante a visibilidade e previsibilidade dos processos e demandas, conferindo maior clareza e agilidade nas respostas às mudanças decorrentes da crescente volatilidade do mercado.
Uncertainty (Incerteza)
A incerteza se refere à extensão em que podemos prever o futuro com segurança. Parte da incerteza é percebida e associada à incapacidade das pessoas de entender o que está acontecendo no presente, a outra se refere à volatilidade do mundo.
Ambientes verdadeiramente incertos são aqueles que não permitem qualquer previsão, nem mesmo aquelas com base estatística, o que não acontece em empresas que sabem transformar dados em informações valiosas, interpretá-los da melhor maneira, compartilhá-los com as partes interessadas e fazer análises preditivas de seus processos.
Apesar da imprevisibilidade de acontecimentos, a causa de cada evento deve ser conhecida e entendida pela empresa, o que pode ser feito através de softwares de Business Intelligence e Analytics e uma equipe de cientistas de dados qualificados.
Lembramos que quanto mais inteligente é uma cadeia de suprimentos, mais informações consegue-se absorver para otimizar a performance e identificar possíveis riscos. Neste processo, sensores ligados à Internet das Coisas (IoT) são um grande aliado.
Complexidade
A complexidade refere-se a uma realidade com muitas variáveis interconectadas, o que foi ampliada pela Revolução Digital. Quanto mais fatores e agentes envolvidos e interconectados, maior a variedade de resultados e mais complexo é o ambiente.
A necessidade de analisar todas essas variáveis dentro de um universo infinito de dados, faz surgir o termo big data: a capacidade de analisar volumes exorbitantes de dados de naturezas diversas, que jamais poderiam ser cruzados usando métodos tradicionais de análise.
Um artigo na revista Harvard Magazine, vai além dizendo que a chave do big data não está na quantidade de dados disponíveis – mas sim na imensa qualidade dos insights gerados a partir de seu processamento usando algoritmos.
Para saber mais sobre o big data e como ele pode ser adotado no departamento de compras visite nosso artigo Big data: otimizando o departamento de compras.
Em um mundo com alta complexidade, com milhões de variáveis, é impossível analisar totalmente o ambiente, mas é possível analisar aquelas variáveis de maior impacto na organização e aquelas fundamentais no alcance dos principais objetivos estabelecidos no planejamento.
Ambiguidade
Ambiguidade se refere à falta de clareza sobre a nova realidade ou novas variantes. Uma situação é ambígua, por exemplo, quando a informação é incompleta, contraditória ou muito imprecisa para que se tirem conclusões claras. Refere-se principalmente a situações inéditas que demandam análises e conclusões também inéditas, tornando a interpretação desse novo mundo desafiadora.
Para que as respostas a novas situações sejam eficientes no mundo VUCA , torna-se fundamental a adoção de metodologias ágeis que aumentem a velocidade de resposta da empresa. Se antes elas eram seguidas apenas em projetos de desenvolvimento de softwares, agora elas passam a ser fundamentais em diversos departamentos da organização. Em nosso blog, já abordamos o tema e como implementá-lo no departamento de compras.
Para entender a nova realidade é necessário vivenciá-la de alguma maneira, ou seja, experimentá-la. Não é à toa que vários programas pilotos surgem em organizações para testes paralelos que não afetem a operação central.
Inclua em seu planejamento programas de testagem de novas metodologias ou tecnologias, e, se possível, baseie-se em análises preditivas para escolher os programas cujo sucesso darão o melhor retorno de investimento e inclua-os no orçamento da área. Desenhe-os de maneira que as lições aprendidas possam ser aplicadas de maneira sustentável em seu departamento.
Análise de dados: essencial no mundo VUCA
Conforme observado neste artigo, a gestão de riscos deve ser apoiada por dados analisados por ferramentas tecnológicas capazes de elaborar relatórios significativos que apresentam a situação geral de risco de uma empresa de uma maneira que reduza a complexidade. O apoio da tecnologia possibilita contramedidas imediatas mesmo em um ambiente de negócios dinâmico e volátil.
Toda organização tem uma infinidade de dados relacionados às suas atividades, o segredo é saber usar esses dados a seu favor. Vale ressaltar que antes de uma organização efetiva de dados é necessário entender os objetivos, metas e KPIs de seu departamento.
Com dados bem organizados e metas bem definidas é possível, fazer análises preditivas de problemas com fornecedores, crises econômicas e identificar o melhor momento do ano para conseguir peças com melhores preços de determinado fornecedor, por exemplo. A medida pode reduzir custos e gerar mais eficiência – colaborando para a saúde financeira da área como um todo e da organização.
Conclusão
O mundo não vai mais voltar a ser o que era antes, mas ao invés de nos desesperamos, o caminho é adaptar nosso olhar ao novo cenário. O planejamento do departamento de compras e as estratégias de gerenciamento de riscos devem ser elaborados levando essa nova realidade em consideração e metodologias ágeis e processos resilientes devem ser implementados. É função da gestão de risco garantir o sucesso de longo prazo da empresa, apesar dos desafios crescentes de um mundo VUCA.
Vale manter em mente que, por sua própria natureza, os riscos que surgem em um ambiente VUCA não são estáticos e seu impacto na organização é dinâmico, podendo diminuir ou aumentar ao longo do tempo. Dessa forma não é suficiente identificá-los, é preciso que eles sejam monitorados.
É imprescindível ter os avanços tecnológicos a nosso favor. Softwares de análise de dados devem ser adotados e tecnologia de IoT deve ser usada para monitorar o processo de compras em tempo real de modo contínuo, diminuindo o tempo de resposta às mudanças.
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